(openPR) Bad Nauheim, 12. Dezember 2010
Der Unternehmenscoach Knut Wehrmann aus Bad Nauheim meint: Der Horror jedes Betriebes schlechthin ist – der Chef fällt plötzlich aus und keiner weiß Bescheid! Da ist guter Rat teuer:
- Wer ist jetzt für welche Arbeit zuständig?
- Wer kennt die Kennwörter und Geheimzahlen?
- Wer weiß über Termine und Fristen Bescheid?
- Wer hat Ahnung von laufenden Verkaufsgesprächen und Verhandlungen?
Unfall, Krankheit oder sogar Tod – keiner ist davor gefeit, auch nicht die Leitung eines Unternehmens. Dabei ist gerade in solchen Fällen ein möglichst reibungsloser Ablauf des Betriebes notwendig – sollen nicht zusätzliche unnötige Kosten entstehen, wichtige Termine versäumt und potentielle Kunden „vergessen“ werden...
Dieses Informationsdefizit blockiert den Geschäftsablauf mitunter ganz direkt und ohne Aufschub: Stellen Sie sich vor, die Arbeiter brauchen einen Kostenvorschuss aus der Kasse, die im Tresor aufbewahrt wird –
und die Zahlenkombination ist nicht greifbar. Oder: Lieferanten und Angestellte müssen bezahlt werden – und keiner hat eine Unterschriftsvollmacht für die Bank. Weitere Hindernisse sind vorprogrammiert und man kann sich schnell und ganz realistisch vorstellen, welches Chaos in der „Firma“ ausbricht, wenn diese fundamentalen Arbeitsvoraussetzungen fehlen...
Die Unternehmenscoaches von ABOS-CONWORKS, dem bundesweit präsenten Unternehmerverbund mit Sitz in Berlin, standen immer wieder vor dieser Situation. Also machte sich eine Expertengruppe daran, ein Vorsorgeinstrument zu entwickeln, der alle relevanten Daten sammelt und in geeigneter Form archiviert, - genannt der „Notfallkoffer“. Dieser „Notfallkoffer“ ist eine Sammlung sämtlicher Informationen, die überwiegend oder oftmals auch exklusiv der Geschäftsführung bzw. dem Inhaber obliegen und die für den reibungslosen Betriebsablauf unabdingbar sind. Also beispielsweise Kennwörter für den Zugang zu Computern (Servern), zu Programmen, zu Onlinedienstleistungen (Banking), aber auch für Safes, Tresore oder Kassensystemen. Dazu kommen individuelle Kontaktdaten, Betriebsanweisungen, Vertretungsregeln (z.B. Unterschriftsregelungen), aber auch eine Auflistung sämtlicher regelmäßiger Verpflichtungen mit Zahlungskonditionen. In besonders schwerwiegenden Fällen, wenn der Unternehmer verstorben ist, sind auch testamentarische Verfügungen zu beachten.
All diese Informationen werden gesammelt und aktuell gehalten, dabei ist grundsätzlich neben der herkömmlichen Papierform auch eine Computer-Datei sinnvoll. Die Erstellung des sogenannten Notfallkoffers erfolgt gemeinsam mit dem Inhaber bzw. dem Geschäftsführer des Unternehmens und dem Coach. Als zusätzlichen Service bieten die Berater auf Wunsch auch eine „Aktualisierungsgarantie“ an, bei der dieser „Informationspool“ in Intervallen überprüft wird, z.B. hinsichtlich Neuerungen, Löschungen oder Änderungen.
Übrigens: Auch wenn der Betrieb – was zu hoffen ist – nie in eine solche Situation, in der der „Chef“ plötzlich ausfällt, geraten mag, ist ein solcher Informationspool sinnvoll – z.B. beim Verkauf des Unternehmens. Oder selbst dann, wenn der Inhaber „nur“ einmal für vier Wochen in den Urlaub geht.
Der Ausfall des Chefs muss also nicht mehr gleichbedeutend mit der Beschädigung oder dem Verlust des eigenen „Lebenswerkes“ sein. Und: Das systematische Erstellen des Notfallkoffers legt auch Informationslücken offen und zeigt Verbesserungsmöglichkeiten auf – in jedem Fall also ein Gewinn für das Unternehmen und den Unternehmer berichtet Knut Wehrmann.
