(openPR) Das Data Retention Tool (DART) ist dazu gedacht, SAP-Benutzer darin zu unterstützen, den gesetzlichen Anforderungen an die Datenhaltung für steuerliche Prüfungszwecke nachzukommen. DART ermöglicht es, steuerlich relevante Daten aus aktiven SAP-Anwendungen regelmäßig zu extrahieren und aufzubewahren. Bei dem „Braunschweiger Modell“ handelt es sich um eine Minimalanforderung von Daten aus SAP-Systemen, die im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung angefordert werden.
Notwendig dazu ist das Data Retention Tool ab Version 2.4. Nach der Ausgabe der DART-Extrakte kann der Extrakt-Splitter von DART eingesetzt werden. Dieser erzeugt je DART-Segment eine Ausgabedatei. Hierbei werden 23 Datensegmente bzw. Segmentstrukturen aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Stammdaten angefordert. Auf Basis des Segments TXW_FI_POS kann die Prüfsoftware IDEA mit entsprechender JOIN-Bedingung beispielsweise die Gegenkonten auswerten.
Es wird seitens der Finanzverwaltung darauf hingewiesen, dass es dem Prüfer offen steht, weitere Daten anzufordern. Steuerpflichtige Unternehmen, die nicht in Niedersachsen ansässig sind, sollten bei der zuständigen Finanzverwaltung anfragen, ob diese Form der Prüfung möglich ist. Eine Alternative zum Braunschweiger Modell sind die DART-Standardviews 1SAP_* laut SAP-Hinweis 945615.
Nicht alle Daten lassen sich nachträglich aus dem Produktivsystem extrahieren. DART extrahiert die Stammdaten im „Status quo“ während des Extraktionsvorgangs. Zusätzlich werden (in separaten Segmenten) die Änderungsbelege ausgegeben.
Als SAP Referral- Member beschäftigt sich der Compliance- Spezialist hsp bereits seit 2002 mit dem Thema Datenarchivierung / GDPdU. Neben der Möglichkeit, Extrakte und Views revisionssicher zu speichern und auszuwerten, bietet die GDPdU- Komplettlösung eine integrierte Verfahrensdokumentation sowie E-Mail-Archivierung. Das externe Datenarchiv Opti.List besitzt das staatliche Datenschutz-Gütesiegel. GDPdU- Projekte werden auf Wunsch von Wirtschaftsprüfern begleitet. Beim Einsatz eines auswertbaren Datenarchivs kann auf die umfangreichen Vorbereitungen des Nur- Lesezugriffs im Produktivsystem (Prüferrollen) verzichtet werden. SAP-Anwender finden bei der hsp GmbH eine umfassende GDPdU- Beratung.
Mit über 100 Installationen zählt die GDPdU- Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Über die Webseite www.archivierungspflicht.de kann eine kostenlose Info- CD angefordert werden.
