Projektmanagement: „Es läuft nicht wie versprochen“

(openPR) Über Schulungs-Boom, Schnellschüsse und Schuld-Delegationen.
Autor: Martin Rother, Geschäftsführer der QRP / Köln.

Projektmanagement-Schulungen gibt es mittlerweile wie Sand am Meer.
Sie werden in aller Regel von Unternehmen gebucht, damit allgemeine, aber mit der Zeit zäh gewordene Projektmanagement-Probleme aus der Welt geschafft werden. Mal eben in drei Tagen. Kann das funktionieren?

Häufig kehren die Mitarbeiter zwar mit einem gesunden Verständnis, wie Projektmanagement idealerweise abläuft, aus der Schulung zurück. Doch den sprichwörtlichen Handwerksgürtel haben sie nicht umgelegt bekommen. Das Wissen aus der Schulung bleibt in den Köpfen der Mitarbeiter: Denn ihnen wurde schlicht und ergreifend nicht beigebracht, wie sie das Wissen zur Anwendung bringen.
Warum Projektmanagement-Methoden ihren von immer mehr Agenturen und Dienstleistern versprochenen Dienst nicht leisten können, hat klare Gründe.

Grund Nr. 1: Raus aus dem Alltag, rein in den Alltag. Der Schulungs-Boom zeigt s(k)eine Wirkung.
Der sorgfältige Aufbau und die Pflege von Strukturen, mit denen Menschen in einem Unternehmen erfolgreich Projekt-Vorhaben umsetzen können, sind elementar für eine erfolgreiche Projektarbeit. Doch fast jeder kennt es: Kaum ist der Schulungsanbieter aus dem Haus und der Alltag wieder eingetreten, fallen die alten Probleme an. Die Methode bleibt Theorie und wird von den Mitarbeitern gar nicht oder nur unzureichend in tatsächliche Ergebnisse umgesetzt. Die typische Krux, wenn Management-Methoden nicht als „Praxiswerkzeug“, sondern als blankes Lehrmaterial vermittelt und verstanden werden.

Grund Nr. 2: Schnelle Versprechungen, schnelle Lösungen, schneller Projektabbruch.
Mit der Einführung von Best-Practice-Projektmanagement-Methoden auf dem deutschen Markt wurde die Projektarbeit revolutioniert. Doch Projektmanagement-Methoden sind nicht wie eine Tablette, die man sich einwirft und dann auf Wirkung hofft. Schulungen, die Projektmanagement-Methoden als „Allheilmittel“ versprechen, unterlaufen damit das Prinzip wirksamer Management-Methoden: Eine Schulung kann höchstens der Auftakt, aber niemals das Ergebnis einer erfolgreichen Methoden-Implementierung sein. Methoden werden durch Menschen zum Leben erweckt, nicht durch Schulungen.

Grund Nr. 3: Bloß niemals über den Tellerrand schauen!
Methoden - egal in welchem Fachbereich – machen nur Sinn, wenn sie zum Denken und vor allem Handeln anregen. Viele Projekte in Unternehmen laufen nicht erst seit gestern uneffektiv. Die Fehlerteufel haben sich in vielen Ecken eingeschlichen. Das Alltagsrezept vieler Projektmitarbeiter lautet dabei: Die Schuld delegieren. An Menschen, an Prozesse, an Strukturen. An die Eigenverant-wortlichkeit eines jeden im Projektablauf wird gerade in Schulungen zu wenig appelliert.
Daher ist es gerade im Angewandten Projektmanagement elementar wichtig, bereits während der Schulung auszuloten, wo eventuelle Potentiale im Unternehmen versteckt liegen. Häufig lassen sich so mit wenigen, kostengünstigen Stellhebeln bereits Prozesse und Strukturen optimieren, die sonst über Jahre verborgen blieben. Beispielsweise wird ein Projektmanager, der viel von seiner Materie, jedoch wenig von Führung versteht, seine Ideen und Konzepte nicht optimal im Projektteam durchsetzen können. Der Blick über den Tellerrand reiner Projektmanagement-Methoden ist hier unerlässlich und fördert erfahrungsgemäß die stärksten Potentiale!

Grund 4: Eine Projektmanagementmethode ist nur etwas für Projektmanager.
Zumeist sitzt in einer Schulung immer nur ein Vertreter einer bestimmten Unternehmensabteilung. Ausgerüstet mit frischem Wissen darf dieser nun nach der Schulung in das Unternehmen zurück und Überzeugungsarbeit leisten. Dabei hat er genug damit zu tun, das erworbene Know-how selber im eigenen Alltag umzusetzen. Nun muss er zusätzlich als Trainer für die anderen fungieren.
Tatsächlich aber sind an einem Projekt in der Regel mindestens drei Management- bzw. Delegationsebenen beteiligt, der Lenkungsausschuss, der Projektmanager und die Teammanager. Oberhalb des Lenkungsausschusses ist möglicherweise eine vierte und eine fünfte Ebene etabliert, nämlich das Programm- und das Portfoliomanagement. Und unterhalb der Teammanager befindet sich noch die Ebene der Spezialisten, erst hier dort findet die eigentliche Produktherstellung statt.
Im Projektmanagement müssen alle beteiligten Ebenen involviert werden und vor allem: mit dem Wissen versorgt werden, das sie für eine erfolgreiche Umsetzung im Projektablauf benötigen. Dies bedeutet nicht, dass nun ganze Unternehmensabteilungen in Schulungen geschickt werden. Doch es bedeutet ein gezieltes Selektieren von zentralen Ansprechpartnern. Denn nur durch diese „Multiplikatoren“ haben Sie später im Projektalltag die Garantie, dass eigene Steuerungs- und Informationsbedürfnisse erfüllt werden und so nicht nur mögliche Interessenkonflikte im Keim erstickt, sondern zudem auch die Interessen der primären Anspruchsgruppen (Stakeholder) optimal erfüllt werden.

Fazit: Hochkomplexes löst man nicht mit Standard.
Mit standardisierten Methoden oder Vorgehensweisen können auch nur standardisierte Probleme gelöst werden.
Im praktischen Umgang mit Methoden gilt die vielfach bewährte Erfahrung: Die jeweils gewählte Methode ist immer nur ein relativ kleiner Baustein des Gesamtsystems. Schulungen eignen sich bestens, um den gesunden Grundstein für die erfolgreiche Implementierung einer Management-Methode zu legen. Doch ohne den strikten Fokus auf individuelle Handlungskonzepte und die Menschen, die die Methoden im Unternehmen zur Anwendung bringen, bleiben Schulungen rausgeworfenes Geld.

Achten Sie bei Schulungen für Projektmanagement-Methoden auf folgende Punkte:

1. Wie hoch ist die Praxisgebundenheit der Schulungen? Wird gegebenenfalls angeboten, eigene Projektfälle innerhalb der Schulung zu integrieren?

2. Aus welchem Bereich kommen die Referenten? Sind es „Praktiker“, oder findet man ihre Wurzeln eher im typischen „Lehrbetrieb“?

3. Wie übergreifend ist das Beratungs- und Trainingsangebot des Schulungsanbieters? Die strikte Konzentration auf Management-Methoden ohne Berücksichtigung elementarer Führungs- und Kommunikation-Skills setzt dem Ausbildungsniveau von Anfang an Grenzen auf.

4. Wie groß sind die Teilnehmergruppen innerhalb einer Schulung des Anbieters?

5. Wie hoch ist der Individualisierungsgrad bei den Schulungen? Werden bei Bedarf auch alternative (günstigere, zielgruppengerechtere, ortsgebundene, themenzentrierte) Schulungs- oder Beratungsformen angeboten?