(openPR) Seit 2002 werden die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bei Betriebsprüfungen angewandt. Obwohl inzwischen schon viele digitale Prüfungen durchgeführt wurden, gibt es immer noch Fragen wie diese:
- Dürfen Systeme mit steuerrelevanten Daten im Grunde nicht mehr reorganisiert werden?
- Ändert eine durchgeführte BP nichts an der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist?
- Gibt es für GDPdU-Lösungen ein Anerkennungsverfahren seitens des BMF?
Die erste Frage beschäftigt sich auch mit dem Thema „Altsystem-Abschaltung“. Denn beim Übergang auf ein neues System findet immer eine Daten-Reorganisation des Altsystems statt. Wie ist hier der aktuelle Stand? Die hsp GmbH, Hersteller des auswertbaren Archivs Opti.List®, hat Ende November 2008 diese Fragen an zwei Spezialisten im BMF bzw. der Oberfinanzdirektion (OFD) Rheinland gestellt. Bernhard Lindgens war von 1987 bis 2002 im Bundesministerium der Finanzen (BMF) für den EDV-Einsatz in der Steuerfahndung zuständig. In diesem Zusammenhang wirkte er an Gesetzgebungsvorhaben und Fragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung mit. Seit 2002 ist er im Bundeszentralamt für Steuern im Bereich Betrugsbekämpfung tätig. Martin Henn, Diplom-Finanzwirt, ist Sachbearbeiter im Betriebsprüfungsreferat der OFD Rheinland.
Herr Lindgens vom BMF meint dazu: „Sofern mit "Reorganisieren" ein Verdichten gemeint ist, bei dem selbst "nicht mehr benötigte" Daten gelöscht werden, ist dies nicht zulässig - haben wir auch so im Fragen- und Antwortenkatalog aufgeführt. Sofern mit "Reorganisieren" dagegen ein platzsparendes Zusammenfassen von Daten (wie etwa die Archivierungsfunktionen in Email-Systemen) oder eine Indexierung von Tabelleneinträgen gemeint ist, dürften dagegen wohl keine Einwände bestehen. Allerdings müssten die so reorganisierten Datenbestände später wieder für die Lesezugriffe zur Verfügung stehen.“ Herr Henn von der OFD Rheinland ergänzt: „Können die Daten aus betrieblichen Gründen nicht über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist im produktiven System gehalten werden und müssen ausgelagert werden, so kann ein "auswertbares Archiv" ein Lösungsansatz sein (vgl. Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung vom 23.01.2008, III.12 und III.13).“
Somit ergeben sich für die Bewegungen und Stammdaten zwei praktikable Alternativen: Entweder werden die Daten für die gesamte Aufbewahrungsdauer in den aktiven Systemen aufgehoben oder an ein auswertbares Archiv übergeben. Für Hauptsysteme stellt sich die Frage, ob das System eine Langzeitspeicherung und Auswertbarkeit der Daten ermöglicht. Für Vor- und Nebensysteme wie Computerkassen oder Zeiterfassungsterminals bietet sich eigentlich nur die zweite Alternative an.
Zur zweiten Frage sagt Herr Lindgens: „Ob eine Prüfung stattgefunden hat oder nicht, ändert nichts an der Aufbewahrungsverpflichtung.“ Herr Henn sieht das genauso und antwortet „Die Aufbewahrungsfrist von sechs bzw. zehn Jahren ergibt sich nicht nur aus dem Steuerrecht (§ 147 Abs. 3 AO), sondern bereits aus dem Handelsrecht (§ 257 Abs. 4 HGB) und kann daher - auch nach einer Bp - nicht verändert werden.“
Das bedeutet: Steuerrelevante Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer zur Verfügung gestellt werden können. Der Lauf der Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Unterlagen und Schriftstücke erstellt oder die letzten Eintragungen vorgenommen wurden. Ein Beispiel: Die Buchungen und Stammdaten des Geschäftsjahres 2005 müssen - sofern die Abschlussbuchungen des Steuerberaters / Wirtschaftsprüfers im Jahr 2006 erfolgten – bis zum 31.12.2016 aufgehoben werden – unabhängig davon, ob das Geschäftsjahr 2005 bereits geprüft wurde oder nicht.
Herr Lindgens zur dritten Frage: „Eine "informelle" Anerkennung durch das BMF gibt es nicht. Auch dann nicht, wenn die Systeme vorher von WP-Gesellschaften ein Testat erhalten haben. Möglich ist lediglich eine Abstimmung mit dem jeweils zuständigen Prüfungsdienst z.B. im Vor- oder Nachgang von Außenprüfungen. Dem hat sich m.W. nach bislang auch kein Finanzamt verweigert. Zu einem FG-Urteil ist es deswegen auch bislang noch nicht gekommen.“
Es bleibt festzuhalten, dass es kein allgemeines „GDPdU-Siegel“ seitens des BMF gibt. Jedoch kann es sinnvoll sein, dass eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eine eingesetzte GDPdU-Lösung im Rahmen des Datenzugriffs der Finanzverwaltung individuell betrachtet.
Der Fragen- und Antwortenkatalog, der in allen bisher veröffentlichten Fassungen unter http://www.elektronische-steuerpruefung.de/faqs/faqsbmf.htm zur Verfügung steht, nimmt zu diesem Thema wie folgt Stellung: „Sofern das Archivsystem lediglich zur Archivierung und Wiedereinspielung von Daten in das Produktivsystem genutzt wird, stellt sich die Frage nach einer „GDPdU-Konformität“ des Archivsystems nicht, da in diesem Fall der Datenzugriff (alle drei Varianten) vom Produktivsystem zu realisieren ist.“
„Soll hingegen aus dem Archivsystem heraus der Datenzugriff erfolgen, gilt Folgendes. Die nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO geforderte „maschinelle Auswertbarkeit“ von Daten ist durch ein Archivsystem nur sichergestellt bzw. gegeben, wenn das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglicht als wären die Daten (einschl. Auswertungstools) noch im Produktivsystem. Für die Datenträgerüberlassung setzt dies auch voraus, dass die Daten mit den benötigten Strukturinformationen (s. Abschn. I Nr. 2 c der GDPdU) des spezifischen Buchhaltungssystems auf maschinell verwertbaren Datenträgern bereitgestellt werden können.“
Bei Altsystem-Abschaltungen ist demnach darauf zu achten, dass entweder alle steuerlich relevanten Daten des abzuschaltenden Systems in das neue System übernommen werden oder – bei Auslagerung in ein Archivsystem – die relevanten Daten in das neue Produktivsystem wiedereingespielt werden können. Beide Varianten sind ggf. schwierig umzusetzen.
Einfacher zu realisieren ist der oben von Herrn Henn skizzierte Lösungsansatz des „auswertbaren Archivs“. Alle Daten aus Haupt-, Vor- und Nebensystemen werden übernommen und sind für die gesamte Aufbewahrungsdauer im externen Datenarchiv verfügbar. Die Produktivsysteme können ohne Änderung und Beeinträchtigung weiter betrieben werden. Der Prüfer findet alle Varianten des Datenzugriffs im externen Datenarchiv.
Mit über 100 Installationen zählt die GDPdU-Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Über die Webseite www.gdpdu-center.de kann eine kostenlose Info-CD zum Thema „Altsystem-Abschaltung“ angefordert werden.
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