(openPR) Das Handling von Papier ist mit einem enormen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Für viele Vorgänge wird in den Kreditinstituten heute nur noch aus einem Grund zum Papier gegriffen: Um die eigenhändige Unterschrift zu erfassen. Dass es auch anders geht, zeigt eine Lösung von Softpro, die jetzt bei der Berliner Sparkasse eingeführt wurde. In den Filialen wird die Unterschrift des Kunden auf einem Unterschriftentablett sofort digitalisiert und in ein elektronisches Dokument sicher eingebunden. Das verschlüsselte Dokument wandert direkt in das elektronische Archiv, bei Bedarf kann die Unterschrift automatisch überprüft werden. Sogar der Zahlungsverkehr profitiert von dem Verfahren: Wirft der Kunde einen Überweisungsbeleg in den Briefkasten, kann das Bild der Unterschrift darauf automatisch mit der bereits auf einem Schreibtablett digital erfassten Referenz verglichen werden. Für die interne Abwicklung kann das Institut so weitgehend auf Papier verzichten.
Die Sparkassen-Finanzgruppe beschäftigt sich bereits seit 2004 damit, papierlose Prozesse im Passiv- und Vertriebsgeschäft einzuführen. Intern läuft das Projekt bei den Sparkassen unter dem Begriff „Modell P“. Das beschriebene Verfahren wurde durch die FinanzIT umgesetzt. Die Umwandlung der Papierformulare in elektronische Formate wird vom Deutschen Sparkassen Verlag vorgenommen. Mittlerweile existieren bereits über 300 elektronische Vorlagen.
Papierloses Unterschreiben ist das Sahnehäubchen des elektronischen Workflows
Als eines der ersten Institute setzten die Berliner auf möglichst vollelektronische Prozesse in der Verarbeitung von Dokumenten. Sobald es jedoch ans Unterschreiben ging, wurde noch auf den „Datenträger“ Papier zurückgegriffen. Wollte der Kunde beispielsweise ein neues Konto eröffnen, gab man zunächst die Daten in das entsprechende elektronische Formular am Rechner ein und druckte es anschließend aus.
Das Scannen, Fehlerbereinigen, Nacherfassen und Archivieren der Dokumente verursachte einen hohen Aufwand an Zeit und Kosten. Fachleute nennen den zeit- und kostspieligen Sprung von elektronischen Dokumenten zu Papier „Medienbruch“. Soll man nun deswegen auf die gewohnte und sehr persönliche Form der Willenserklärung durch die eigenhändige Unterschrift verzichten? Eignen sich eventuell alternative Verfahren zur Autorisierung? Dahingehende Überlegungen wurden ziemlich rasch als wenig praktikabel verworfen. Im Gegenteil: Man stellte fest, dass die Verarbeitung von Unterschriften sogar zusätzliches Einsparungspotential bietet. So bildet die elektronische Unterschrift jetzt gewissermaßen das Sahnehäubchen digitaler Prozesse.
Digitalisierung bereits beim Unterschreiben
Die neue Lösung von Softpro setzt folglich auch zukünftig auf die eigenhändige Unterschrift - mit einem maßgeblichen Unterschied: In den Filialen der Berliner Sparkasse wird nun direkt auf dem Unterschriftentablett mit der Bezeichnung „SignPad eSignio“ unterschrieben. Auf dem Schreibtablett wird die Unterschrift sofort digitalisiert und zusammen mit den individuellen Merkmalen wird eine so genannte „elektronische Signatur“ erzeugt - beispielsweise zur rechtskräftigen Eröffnung eines Kontos oder für einen Freistellungsauftrag. In enger Verzahnung von Aufnahmegerät (SignPad) und Software (SignDoc) können so genannte „fortgeschrittene elektronische Signaturen“ gemäß Signaturgesetz erzeugt werden, die die Authentizität und Integrität elektronischer Dokumente sicherstellen. SignDoc verbindet dazu Unterschrift und Dokumenteninhalt, verschlüsselt diese und gewährleistet durch Bildung eines so genannten Integritätswertes, dass jede unberechtigte Veränderung nach der Unterzeichnung erkannt wird. Lediglich der Kunde erhält noch einen Papierausdruck - für seine Unterlagen.
Softpros Entwicklungspartner Wacom verwendet für dieses neue Gerät auch die technische Bezeichnung STU-500, ein indirekter Hinweis auf das mit fünf Zoll große Display, das sich in einem ergonomisch geformten, sehr flachen Gehäuse befindet. Obwohl erst Ende des letzten Jahres auf dem deutschsprachigen Markt eingeführt, wurde das Gerät bereits 2007 auf Anhieb das meistverkaufte Unterschriften-Tablett in der Sparkassen-Finanzgruppe. Das Interesse an dem sowohl schicken wie auch robusten Gerät ist riesig. Begeistert zeigen sich die Anwender von der Möglichkeit dynamisch erzeugte Hintergrundbilder einzubauen – beispielsweise individuell gestaltete Auszahlungsbelege – mit Anzeige des Kontoinhabers und weiterer individueller Daten. Gelobt werden die Schärfe der Textdarstellung und auch das ausgezeichnete Preis-Leistungs-Verhältnis.
Bodo Stüwe, bei der Berliner Sparkasse für das Projekt verantwortlich, ist vom SignPad eSignio und SignDoc überzeugt: „Wir haben verschiedene Eingabegeräte getestet, das SignPad und SignDoc haben uns davon überzeugt, dass digitales Unterschreiben komfortabel, robust, sicher und zudem kostengünstig sein kann.“
Mit dem SignPad eSignio lassen sich sowohl die statischen Bildmerkmale wie auch die dynamischen (biometrischen) Signale der Unterschrift in bislang nicht gekannter Qualität und Zuverlässigkeit erfassen. Die erfassten Daten der Unterschrift sind dank genauer Differenzierung der Druckstufen und einer hohen Anzahl aufgenommener Daten für den späteren Vergleich von Unterschriften bestens geeignet. Unterschriften, die mit dem SignPad digitalisiert wurden, dürfen folglich als besonders fälschungssicher und somit auch besonders vertrauenswürdig gelten.
Der Einsatz rechnet sich
„Im Bereich der Vertragsabschlüsse konnten wir die Papiermenge deutlich reduzieren und den Medienbruch beseitigen.“, so Joachim Wangnet, verantwortlich für die kundennahen Aspekte des Projekts zur Einführung der elektronischen Unterschrift bei der Berliner Sparkasse. Projektleiter Bodo Stüwe erläutert: „Auf Knopfdruck öffnet der Mitarbeiter in elektronischen Dokumenten ein Erfassungsfenster für die Unterschrift. Er bittet den Kunden zu unterschreiben. Der Kunde erhält einen Ausdruck. Intern wird das Formular weitergeleitet und auf Vollständigkeit geprüft. Die Mitarbeiter werden damit effizient von Routinearbeiten entlastet und können sich verstärkt ihren Kunden widmen. Da zählt jede Minute. Nicht zuletzt geht es auch darum, die Wartezeiten für unsere Kunden zu reduzieren“.
Neben der Zeitersparnis prognostizieren Studien durch den Umstieg auf digitale Dokumente ein Einsparpotenzial von bis zu zwei Euro je Dokument. Der Anschaffungspreis für Hardware und Software amortisiert sich daher ab dem Zeitpunkt des vollständigen Systemeinsatzes innerhalb kürzester Zeit.
In den erfassten Unterschriftsdaten liegt noch weiteres Einsparpotenzial: Die digital aufgenommenen Unterschriften können auch für die automatische Unterschriftenprüfung im Zahlungsverkehr eingesetzt werden. Für die Berliner Sparkasse übernimmt das die hauseigene Bankenservice GmbH. Die Gesellschaft ist mit ihrem mandantenfähigen System auch für zahlreiche andere Institute tätig. "Der Wegfall des manuellen Erfassungsaufwandes steigert die Effizienz des Systems noch einmal deutlich: Der Vertrieb und das Backoffice werden von Routinetätigkeiten effektiv entlastet", so Karsten Sprenger von der Bankenservice GmbH. „Die Qualität der gespeicherten Unterschriften hat sich deutlich verbessert und die Aufwände für Scannen, Indizieren und die Rechtevergabe sind entfallen. Das erhöht die Akzeptanz des Systems auch bei unseren Mandanten und reduziert - dank deutlich minimierter manueller Nachbearbeitung - die Kosten für den Vorgang der Unterschriftenprüfung. Zudem können Betrugsversuche bei Überweisungsträgern effizienter und kostengünstiger aufgespürt werden.“
Im Jahr 2007 verzeichnet die vom Bundeskriminalamt veröffentlichte Polizeiliche Kriminalstatistik der Bundesrepublik Deutschland in der Kategorie Konto- und Überweisungsbetrug 18.116 Fälle, wovon 72,4 Prozent aufgeklärt wurden. Zum zweiten Mal in Folge stieg die Fallzahl zum Vorjahr deutlich - diesmal um 32,6 Prozent. Bei vielen Fällen spielten gefälschte Unterschriften eine Rolle. Dank automatischer Unterschriftenprüfung verliefen zahlreiche Betrugsversuche erfolglos.
Ein beweiskräftiges Verfahren
Überall dort, wo es keine rechtliche Vorschrift zur Anwendung der Schriftform gemäß Paragraf 126a Bürgerliches Gesetzbuch gibt, können so genannte fortgeschrittene elektronische Signaturen, die auf eigenhändigen Unterschriften basieren, verwendet werden. Führende Mitarbeiter des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie sehen diese Form elektronischer Signaturen für 98% aller Geschäftsvorfälle geeignet. Unter diese „formfreien Vereinbarungen“ fallen etwa die Eröffnung eines Kontos, die Beantragung einer Versicherung oder das Ausstellen von Empfangsquittungen.
Elektronische Dokumente erhalten direkt mit der Unterzeichnung eine individuelle Zeichenkette angehängt – einen so genannten Integritätswert (Fachbegriff „Hash Wert“), damit jede unbefugte nachträgliche Veränderung entdeckt werden kann. Sichergestellt wird auch, dass die Unterschrift des Kunden ausschließlich mit dem elektronischen Dokument verbunden bleibt, das er unterzeichnet hat. So verliert einerseits ein Dokument seine Gültigkeit, wenn Unterschriften aus ihm entfernt werden, anderseits lassen sich auch die Unterschriftsdaten nicht in andere Dokumente hineinkopieren.
Entscheidend für die Beweiskraft derart erstellter Dokumente ist die Sicherung der Authentizität und Integrität im jeweiligen Prozess. Ein Dokument kann nachträglich unter zwei Aspekten geprüft werden: Sowohl die korrekte Zuordnung eines Unterzeichners (Authentizität) wie auch die Unverfälschtheit (Integrität) lassen sich beweisen.
Professor Dr. Thomas Hoeren vom Institut für Informations-, Telekommunikations- und Medienrecht der westfälischen Wilhelms-Universität Münster beurteilte bereits ausführlich für die Versicherungswirtschaft Teile des in Berlin eingesetzten Verfahrens als "funktionsäquivalentes Surrogat zur herkömmlichen Unterschrift auf einem Papierdokument, das die von der Schriftform verfolgten Formzwecke in gleichwertiger Weise erfüllt.“ – vereinfacht gesagt, sieht er es als „mindestens so sicher wie den traditionellen Einsatz von Papier für die Erfassung und Speicherung von Unterschriften“.
Auch Martin Grube von der FinanzIT hat sich intensiv mit den Fragen von Nutzerkomfort, Sicherheit und Datenschutz auseinandergesetzt. „Wir haben verschiedene Marktlösungen eingehend untersucht und gestestet. Wichtig war für uns eine Lösung, die hinsichtlich Integration, Sicherheit und Datenschutz keinen Kompromiss darstellt. Nur wenige Lösungen konnten überzeugen und boten das Potential, die spezifischen Anforderungen des Sparkassen- und Bankensektors zu erfüllen. Ein wichtiger Erfolgsfaktor war neben der technischen Basislösung die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Entwicklungspartner, der spezielle Lösungen aktiv mit erarbeitet und umsetzt.“ In einer entsprechenden Entwicklungspartnerschaft wurde daraufhin das Lösungsangebot optimiert und für eine rasche Integration in die Systemwelt von Himalaya/FDL vorbereitet. Schließlich warten zahlreiche weitere Sparkassen darauf, das Papier auch beim Unterschreiben endlich loszuwerden. Besonderen Wert legten daher sowohl der IT-Dienstleister FinanzIT, wie auch die Berliner Sparkasse bei der Auswahl der Lösungspartner auch auf die Investitionssicherheit. Herr Grube weiter: „Die Berliner Sparkasse entschied sich für die Lösung von Softpro in Kombination mit dem SignPad eSignio von Wacom. Test- und Pilotphase in der Berliner Sparkasse lieferten wertvolle Erkenntnisse der Praxis, die zeitnah und zuverlässig für die heutige Produktion in die Gesamtlösung einflossen.“
Ganzheitlicher Lösungs-Baukasten
Komponenten der ganzheitlichen Lösung am Beispiel der Berliner Sparkasse:
- An den Arbeitsplätzen wurden für die Aufnahme von Unterschriften Schreibtabletts des Typs SignPad eSignio installiert.
- Die elektronischen Formularvorlagen im sogenannten PDFplusX-Format stammen vom Deutschen Sparkassenverlag. Sie werden über den Adobe LiveCycle Dokumentenserver zur Verfügung gestellt. Die Bearbeitung erfolgt im Adobe Acrobat Reader.
- Die Technologie zur Erfassung und Prüfung von Unterschriften stammt vom weltweit führenden Anbieter in diesem Segment, der in Böblingen ansässigen Firma Softpro. Deren populäres Signatur-Produkt SignDoc wurde dazu eng mit Adobes Technologie für Digitale Signaturen verzahnt. "Die SignDoc-Produkte bieten eine hervorragende Ergänzung zum Portfolio von Adobe - insbesondere unserer LiveCycle Produktfamilie." so Hans Dahmen, Sales Manager Solution bei Adobe Systems. Softpro ist einziger auch von Adobe zertifizierter Anbieter für die elektronische Signatur mit eigenhändiger Unterschrift unter den Anbietern für deutsche Sparkassen.
- Die aufgenommenen Daten werden als sogenannte „pdfPlusX“ Datei direkt beim Rechenzentrum der Finanz IT gespeichert.
Softpro ist in den Kreditinstituten bestens durch seine Lösungen im Zahlungsverkehr bekannt, seine Produktfamilie SignPlus ist in vielen Sparkassen im Einsatz.
Intensivere Prüfung möglich
Ralph Maute, Produktmanager bei Softpro: „Kreditinstitute haben bei Bedarf die Möglichkeit mit SignDoc auch sukzessive ihre Sicherheitsstandards zu erhöhen. Neben dem statischen Bild der Unterschrift, das wir vom Papier her kennen, können über das Schreibtablett zusätzlich dynamische Signale erfasst werden, die während des Schreibens entstehen. Zu ihnen zählen die unterschiedlichen Intensitäten des Schreibdrucks und die Schreibgeschwindigkeit, die bei jedem Unterzeichner sehr individuell ausgeprägt sind – also zusätzliche Sicherheitsmerkmale. Im Bedarfsfall lassen sich diese automatisch prüfen. “
Obwohl Unterschriften immer unterschiedlich sind, jede einzelne also ein Unikat darstellt, kann beim Vergleich zweier Unterschriften ermittelt werden ob diese vom gleichen Unterzeichner stammen. Softpro engagiert sich als einziger Hersteller im Deutschen Institut für Normung (DIN) - dem nationalen Gremium der Internationalen Standardisierungsorganisation (ISO). Der Standard „ISO/IEC 19794-7: Biometric data interchange formats – Part 7: Signature/Sign Time Series Data“ wurde durch die Erfahrung in der Forschung und Entwicklung von Softpro maßgeblich mitgeprägt.
Anwenderprofil
Berliner Sparkasse
Die 1818 gegründete Berliner Sparkasse hat sich in ihrem Heimatmarkt gut behauptet. Heute gehört sie zur Landesbank Berlin AG und ist trotz der enormen in- und ausländischen Konkurrenz unangefochtener Marktführer in Berlin. Beim ersten Girokonto vertraut jeder zweite Berliner auf die Sparkasse. Dementsprechend häufig ist der Vorgang einer Kontoeröffnung. Die Berliner Sparkasse unterhält aktuell 148 PrivatkundenCenter, 27 VermögensanlageCenter, drei ImmobilienCenter, ein Center für Private Banking sowie 13 Firmenkundencenter. Persönliche Beratung und guter Service in Kombination mit attraktiven Produkten bestimmen das Image des Institutes.
BankenService GmbH
Die BankenService GmbH ist der Back Office Dienstleister der Landesbank Berlin AG. Die GmbH wurde 1994 gegründet und beschäftigt aktuell 1.100 Mitarbeiter. Der Anteil von Geschäften mit Kunden außerhalb des Konzerns Landesbank Berlin Holding AG beträgt etwa 30%. Die Abwicklung von Kapitalmarktgeschäften, Versicherungen und Zahlungsverkehr gehört ebenso zu den Leistungen der BankenService GmbH wie die Kontoführung, die Marktfolge Aktiv, das Dokumentengeschäft, die Logistik und die Dienstleistersteuerung. Im Zahlungsverkehr ist die Unterschriftenprüfung ein Teil des Angebotes.
