(openPR) Oft sind Unternehmen der Meinung, dass sie eine gesetzeskonforme Datenhaltung gemäß GDPdU / GoBS betreiben, allein weil ihr Hauptsystem eine IDEA-Ausgabemöglichkeit aufweist. Die hsp GmbH möchte diese Einstellung zu Bedenken geben und empfiehlt die Einrichtung eines revisionssicheren externen Datenarchivs mit Opti.List.
Betriebsprüfungen beschränken sich mittlerweile nicht ausschließlich auf das Hauptsystem, sondern erstrecken sich zunehmend auch auf Vor- und Nebensysteme, bspw. auf Daten aus Zeiterfassung oder E-Mail-System. Das Opti.List Datenarchiv ermöglicht eine gesetzeskonforme Archivierung aller im Unternehmen anfallenden steuerrelevanten Daten mit den zeitlich zugehörigen Stammdaten.
Das Gesetz fordert neben der Richtigkeit und Vertraulichkeit, der Autorisierung und Integrität, der Authentizität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit insbesondere auch die Unveränderbarkeit der Daten - auch wenn kein DMS eingesetzt wird.
Das Kriterium der Unveränderbarkeit verlangt, dass mit Hilfe von technischen und organisatorischen Maßnahmen sichergestellt wird, dass keine nachträglichen Änderungen an elektronisch archivierten Objekten vorgenommen werden können - eine Speicherung ohne besondere Sicherheitsmechanismen ist hier nicht ausreichend.
Opti.List erfüllt die gesetzlichen Anforderungen vollends. Das integrierte Datenarchiv gilt durch softwaretechnische Verfahren wie Prüfsummenbildung als revisionssicher und ermöglicht in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen, als wären die Daten noch im Produktivsystem - eine der gesetzlichen Hauptforderungen an ein externes Archiv.
Für Unternehmen entscheidend: Ein revisionsicheres Datenarchiv gibt nicht allein Sicherheit für die Betriebsprüfung. Es ist kostensparend und kann das Produktivsystem nicht nur entlasten, sondern sogar ersetzen - mit Opti.List können Altsysteme abgeschaltet werden!
Die hsp GmbH informiert zum Thema GDPdU und Opti.List auf der DMS in Köln vom 25. - 27.9.2007 in Halle 7, Gang E, Stand-Nr. 061/13. Herausragendes Thema ist dieses Jahr die Vorstellung der benutzerdefinierten Prüf-Makros in Opti.List.
Zudem werden regelmäßig Veranstaltungen zum Thema digitale Betriebsprüfung gemäß den GDPdU und deren praxisorientierte Umsetzung angeboten. Veranstaltungstermine sind unter www.archivierungspflicht.de oder www.gdpdu-center.de zu finden. Telefonisch ist die hsp GmbH unter der Telefonnummer 040 / 534 369 - 0 zu erreichen.
Zu Opti.List
Opti.List ist der Marktführer für reportbasierende GDPdU-Komplettlösungen! Die plattformunabhängige Lösung arbeitet unabhängig von oder ergänzend zu herstellerspezifischen Schnittstellen. Mit den Druckdaten kann Opti.List gleichzeitig die "Business-Logik" jedes Produktivsystems übernehmen: Steuerrelevante Auswertungen aller Systeme werden im Original-Layout im eigenen auswertbaren Datenarchiv gespeichert und können jederzeit strukturiert ausgegeben werden - das gilt auch für Daten aus SAP. Opti.List führt Daten und Dokumente zu einem Daten-Dokumenten-Managementsystem (DDMS) zusammen. Neben einzigartigen Produkteigenschaften haben kurze Projektlaufzeiten, überschaubare Einführungskosten sowie moderate Software-Pflegegebühren, die eine permanente Anpassung an die gesetzlichen Vorgaben garantieren, Opti.List zu seiner marktführenden Position verholfen. Nur Opti.List hat ein staatliches Datenschutz-Gütesiegel und wurde von unabhängiger Stelle mit der Gesamtnote "vorbildlich" bewertet!
Aus über 100 Opti.List Installationen wurden bereits zahlreiche Unternehmen digital geprüft. Dabei wurde die Darstellung der von Opti.List aufbereiteten steuerrelevanten Daten von den Prüfern als sehr gut bewertet!
