(openPR) Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue umsatzsteuerliche Vorgaben für elektronische Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Unternehmen müssen seitdem grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen; für die Ausstellung bestehen gesetzliche Übergangsregelungen. Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Finanzverwaltung ihre Vorgaben weiter konkretisiert. Dabei gewinnt insbesondere die Rechnungseingangsprüfung von E-Rechnungen an Bedeutung.
Für Unternehmen geht es nicht allein darum, strukturierte Rechnungsdaten technisch verarbeiten zu können. Entscheidend bleibt, ob eine Rechnung die umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllt. Denn die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt grundsätzlich voraus, dass der Unternehmer eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt.
BMF konkretisiert Fehler bei E-Rechnungen
Das BMF unterscheidet insbesondere zwischen Formatfehlern und Verstößen gegen die für ein E-Rechnungsformat geltenden Geschäftsregeln. Ein Formatfehler liegt beispielsweise vor, wenn eine Datei nicht den zulässigen Syntaxen beziehungsweise deren technischen Vorgaben entspricht. Eine solche Datei erfüllt die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nicht und ist umsatzsteuerlich grundsätzlich als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format einzuordnen.
Davon zu unterscheiden sind Geschäftsregelfehler. Sie betreffen technische Regeln zur Überprüfung logischer Abhängigkeiten innerhalb einer E-Rechnung. Dazu gehören beispielsweise unvollständige Informationen oder widersprüchliche Angaben im strukturierten Datensatz.
Für den Vorsteuerabzug besonders relevant sind Inhaltsfehler, also Verstöße gegen umsatzsteuerliche Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG. Solche Fehler können bei einer Validierung als Geschäftsregelfehler erkannt werden. Sie können jedoch auch vorliegen, obwohl eine technische Validierung keinen Fehler meldet – beispielsweise bei einem inhaltlich unzutreffenden Steuersatz.
Technische Validierung ersetzt nicht die Rechnungsprüfung
Eine geeignete Validierungsanwendung kann Unternehmen dabei unterstützen, Format- und Geschäftsregelfehler bei der Rechnungseingangsprüfung von E-Rechnungen frühzeitig zu erkennen. Nach den Vorgaben des BMF ersetzt die technische Validierung jedoch nicht die Prüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Damit müssen Unternehmen zwei Ebenen miteinander verbinden: die technische Kontrolle des strukturierten Datensatzes und die fachliche beziehungsweise umsatzsteuerliche Prüfung der Rechnungsangaben. Nicht jeder technische Geschäftsregelfehler führt dabei automatisch zu einer umsatzsteuerlich nicht ordnungsmäßigen Rechnung. Umgekehrt kann eine technisch fehlerfrei validierte E-Rechnung inhaltlich unzutreffende Angaben enthalten.
Das BMF stellt zudem klar, dass sich ein Unternehmer bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns hinsichtlich Format und Geschäftsregeln auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung verlassen kann. Zum Nachweis bietet sich nach Auffassung der Finanzverwaltung die Aufbewahrung des Validierungsberichts an.
Seminar behandelt technische und steuerliche Prüfung
Das Online-Seminar „Rechnungseingangsprüfung von E-Rechnungen: Gesetzeskonforme Validierung nach BMF-Vorgaben“ der Akademie Heidelberg greift diese Schnittstelle zwischen Technik und Umsatzsteuerrecht auf.
Zu den behandelten Themen gehören:
- Anforderungen an Rechnungen und Pflichtangaben nach § 14 UStG,
- Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit elektronischer Rechnungen,
- Anforderungen der Normenreihe EN 16931 und Zuordnung von Rechnungsangaben zu Business Terms,
- technische Validierung und inhaltliche Rechnungseingangsprüfung von E-Rechnungen,
- Einordnung von Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehlern,
- Auswirkungen von Rechnungsfehlern auf die umsatzsteuerliche Beurteilung sowie
- Dokumentation, Aufbewahrung und Nachweisführung bei elektronischen Rechnungen.
Die Abgrenzung ist für die betriebliche Praxis relevant: Validierungssoftware kann technische Prüfungen automatisieren, die steuerliche Beurteilung des konkreten Rechnungssachverhalts aber nicht vollständig übernehmen.
Relevant für Rechnungswesen, Steuern und Kreditorenbuchhaltung
Das Seminar richtet sich an Fach- und Führungskräfte aus Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen, Steuern und Controlling sowie an Mitarbeitende in Kreditorenbuchhaltung und Rechnungseingang. Für diese Bereiche stellt sich insbesondere die Frage, wie technische Prüfprozesse, interne Kontrollen und die Voraussetzungen für einen ordnungsgemäßen Vorsteuerabzug organisatorisch miteinander verbunden werden können.
Referent ist Dipl.-Finw. (FH) Elmar Mohl, Fachprüfer Umsatzsteuer bei der Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen. Sein fachlicher Schwerpunkt liegt unter anderem auf der elektronischen Rechnungsstellung und umsatzsteuerlichen Fragestellungen. Erfahrungen aus der steuerlichen Außenprüfung fließen in die Einordnung der Anforderungen an die Rechnungspraxis ein.
Das Online-Seminar findet am 7. Oktober 2026 von 9:00 bis 13:30 Uhr statt. Weitere Informationen stellt die Akademie Heidelberg auf ihrer Website bereit: https://www.akademie-heidelberg.de/seminar/rechnungseingangspruefung-von-e-rechnungen
