Eine Messe ist ein inspirierender Marktplatz, ein prosperierender Treffpunkt und Ort, an dem sich Kunden, Hersteller, Verkäufer treffen und ihre Geschäftsbeziehungen festigen. Für Unternehmer ist der Messeauftritt mit hohen Kosten verbunden, wobei es darum geht, diese Investition gewinnbringend einzusetzen. Dieser Artikel informiert Sie darüber, wie Sie die Konzeption der Messe so gestalten, dass sich dieses Engagement rentiert. Mit Anleitungen und Checklisten tragen wir dazu bei, Ihren Messeauftritterfolgreich zu gestalten.
Warum überhaupt auf die Messe gehen, rechnet sich das?
Wenn das geklärt ist, finden Sie im Anschluss Kriterien, die einem Messeauftritt die nötige Substanz verleihen und die zu beachten sind, damit sich Ihre Erwartungen erfüllen:
Verbinden Sie den Messeauftritt mit einem klaren und messbaren Ziel. Die Allerwelts-Begriffe „Produktvorstellung“, „Kundengewinnung“, „Service“ sind wichtig, aber Ziele stellen sie nur dann dar, wenn sie messbar sind:
Mit wie vielen Interessenten möchten Sie über Ihr neues Produkt sprechen, sie für einen Kauf motivieren?
Wer steckt konkret (Personas) hinter den Zielgruppen und wie sind diese anzusprechen?
Wie viele neue Kunden wollen Sie auf der Messe gewinnen, welche Produktschienen erfahren dadurch eine Belebung
Wen werden Sie mit Ihrem Service-Konzept begeistern, die Kundenbindungnachhaltig festigen, für neue Kunden das letzte Entscheidungsmerkmal für den Kauf liefern
Welche Position hat die Messe in Ihrem Marketing-Mix bei den Kernthemen: Aufmerksamkeit, Bekanntheit, Neukunden, Verkauf, Aufklärung, Service…
Initiieren Sie bereits frühzeitig ein Projekt mit einer griffigen Bezeichnung und vor allem mit den richtigen Projektbeteiligten. Gehen Sie von einer Vorlaufzeit von 12 Monaten aus und orientieren Sie sich dabei an diesem Satz aus der Marketingschule: „Nach der Messe ist vor der Messe“. Das bedeutet, dass gleich nach der Messe, wenn wieder alle zu Hause sind, die Vorbereitungen auf die nächste Messe starten sollen. Damit ist sichergestellt, dass alle Erfahrungen und Erkenntnisse in das neue Messekonzept einfließen. Zentrale Fragestellungen dabei sind:
Was ist besonders gut gelaufen und warum?
Was ist gar nicht gut gelaufen, was müssen wir ändern?
Was können wir aus der Beobachtung des Mitbewerbs lernen, was haben die besser, gleich gut, schlechter gemacht?
Das Budget für den Messeauftritt – eine Rechnung mit vielen Unbekannten
Wenn Sie bereits mehrmals mit Ihrem Unternehmen auf einer Messe waren, dann haben Sie bereits grobe Richtwerte. Falls es ihr erster Messeauftritt ist, dann schlagen Sie am Ende der Berechnung noch rund 20% mehr, als Reserve auf. Diese Posten sollten Sie budgetieren:
Standmiete und Miete der Messestandfläche
Energiekosten (Strom, Gas), Wasser, Abfluss
Zusätzliche Versicherungen (Transport, Messestand- und Inhalt)
Kosten des Auf- und Abbaus, inklusive Transport (eigener Fuhrpark oder gemietet)
Messepersonal: Arbeitszeit, die im Unternehmen fehlt, Überstunden, zusätzliches Personal
Transport des Messepersonals inkl. Aufenthaltskosten vor Ort
Spezielle Kleidung, Dressen, Uniformen
Kosten für die Gestaltung des Standes: Infomaterial, Deko, Möbel, Werbematerial, Geschenke, Bewirtung
Das sind die Positionen, die anfallen, da hat noch kein einziger Kunde ein Produkt, eine Dienstleistung von Ihnen gesehen. Nur für die ersten drei Positionen kalkulieren Sie zwischen EUR 2.500,-- bis EUR 6.000,-- abhängig von der Art der Messe und dem Standort.
Wie sichtbar werden Sie auf der Messe sein: keine Chance für einen zweiten Eindruck
Überlassen Sie die Gestaltung des Messestandes Experten. Falls Sie im Unternehmen keine wirkliche Fachkraft finden, dann mieten Sie diese Expertise zu. Heutzutage braucht ein Messeauftritt„Eye-Catcher“, ein Stand muss Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Weniger in Form exzessiver Lautstärke oder multimedialer Reizüberflutung, denn in subtiler, die Emotionen indirekt ansprechender, Individualität. Das ist eine Kunst, die wenige beherrschen.
openPR-Tipp: Professionelle Standgestaltung kostet Geld. Doch wenn Ihr Stand keine Kunden anzieht, weil die Gestaltung und Konzeption den Gästestrom in die falsche Richtung lenkt, dann ist auch ein geringeres Budget verbrannt.
Ebenso ist die optimale Größe und der Standpunkt des Standes von zentraler Bedeutung. Drei Bereiche müssen jedenfalls in der richtigen Konzeption vorhanden sein:
Der Bereich, in dem Sie Ihre Produkte, Dienstleistungen präsentieren. Hier werden sich die Kunden aufhalten und sich einen ersten Überblick verschaffen. Dieser Bereich ist so gestaltet, dass er den Besucherstrom trennt und ableitet.
Interessenten brauchen einen Platz, an dem sie sich informieren können. Einen, möglicherweise auch optisch / akustisch, abgetrennten Bereich. Hier sollte keine Ablenkung durch den übrigen Messebereich stattfinden. Jetzt macht Ihr Kunde / Interessent das Wichtigste an diesem Tag: er informiert sich über Ihr Produkt.
Nebenräume, für die Aufnahme von aktuell nicht verwendeten Produkten, Werbemitteln, Transportmaterialien sorgen dafür, dass Ihr Stand immer einen aufgeräumten und piekfeinen Eindruck macht.
Messepersonal: der erste Eindruck bleibt hängen und sorgt für Frequenz
Achten Sie auf einheitliche Kleidung. Das steigert, neben dem Teamgeist, den Wiedererkennungswert und schafft Sympathiewerte.
Achten Sie auf die Körpersprache Ihrer Mitarbeiter, während sie am Stand arbeiten, selbst wenn kein direkter Kundenkontakt stattfindet. Vermeiden Sie allerdings zu offensive Akquise-Tätigkeit, Anreißer-Sprüche gehören auf den Hamburger Fischmarkt.
Achten Sie darauf, was Ihre Mitarbeiter machen, wenn sie gerade nicht „Standdienst“ haben. Auch wenn Sie am Messegelände unterwegs sind, andere Unternehmen aufsuchen, Kunden begleiten: sie repräsentieren in jedem Augenblick Ihr Unternehmen und schaffen ein Bild in der Messeöffentlichkeit.
Ihr Stand sollte für Kunden und Interessenten eine unterschwellige, subtile Anziehungskraft entwickeln. Besucher sollten sich von den Menschen und der Präsentation angezogen fühlen.
openPR-Tipp: Sie werden sicher schon mehrmals auf Messen gewesen sein. Denken Sie daran, was Sie angezogen hat und ob Sie motiviert waren dort zu bleiben. Personal? Produkt? Präsentation? In der Sprache des Internets würde man Ihren Stand als „Landing Page“ bezeichnen, dessen Qualität sich am Verhältnis von „Verweildauer“ zu „Absprung-Rate“ definiert. Und natürlich an der „Conversion Rate“, also der tatsächlichen Anzahl der gewünschten Aktionen.
Messemarketing: die Grundlage für gewinnbringenden Messeauftritt
Wir erzählen nichts Neues, wenn wir sagen, dass ein Messeauftritt viel Geld kostet. Ein Einsatz, dessen Gewinnchancen vom schlagkräftigen Marketing-Konzept für die Messe abhängt.
Hier haben wir die 4 Key-Points für effizientes Marketing des Messeauftritts gelistet:
Key-Point 1: Vorbereitung: Spätestens 3 Monate vor Beginn der Messe laufen die Maßnahmen an, vornehmlich wird das Internet der stärkste Informationskanal sein.
Hinweis auf Homepage oder eigener Landing-Page auf die Messe
Start des kontinuierlichen Newsletters zur Messe (mindesten 3-mal, höchstens 6-mal versenden), mit wechselndem Inhalt und News rund um die Messe (Kartenbestellung, Gewinnspiel, usw.)
Key-Point 3: Schwören Sie das Team auf das Ziel „Lead-Generierung“ ein. Üben Sie Gesprächsführung in verschiedenen Situationen, verzichten Sie auf Leitfäden. Nur die praktische Übung gibt die Sicherheit. Legen Sie in verbindlichen Vereinbarungen fest, welche Informationen in welcher Form, in die Messe-Nachbereitung einfließen müssen.
Key-Point 4: Die Nachbereitung macht den ROI: im Regelfall ist die Messe wenig mehr als eine Maschine zur Leadgenerierung. Der Verkauf findet zu 90% nach der Messe statt. Wenn Sie nicht unmittelbar nach der Messe alle Potenziale (Anfragen, Reklamationen, Angebote, usw.) mit allen verfügbaren Kräften bearbeiten, dann macht es der Mitbewerb. Der frühe Vogel fängt den Wurm. Reservieren Sie noch vor der Messe, jene Personalkapazitäten, die Sie für diese immens wichtige Aufgabe brauchen und „ölen“ Sie schon mal vorsorglich Ihr CRM-System, wenn Sie eines haben.
Checkliste für die Messevorbereitung
Was ist zu tun
Verantwortlich
Termin
12 bis 6 Monate vor der Messe
Was ist das Messeziel; welche Zielgruppen stehen im Vordergrund, welche Produkte werden gelauncht, gefördert, ersetzt
Welches Budget (Sach, Personal, Sonder) stellen wir zur Verfügung
Was hat sich auf dem Markt getan, wie verhält sich der Wettbewerb, wo müssen wir besser werden
Standplatz auswählen, reservieren / buchen; erste Überlegungen zum Messestand
6 bis 3 Monate vor Beginn der Messe
Entwicklung und Genehmigung des Messekonzeptes (Personal, Organisation, Marketing, Werbung, …)
Finanzplanung finalisieren, Budget genehmigen
Standbau in die Wege leiten, Briefing für Messepartner, eigenes Personal, Plan, Bewegungsmuster
Reservierung der Exponate, Klärung mit Lieferanten bezüglich Beteiligung, ev. Prototypen in Auftrag geben, Muster und Geräte
Letzter Schliff, Probelauf, Training der Abläufe, Kundengespräche, Einweisung der Mitarbeiter in die Verhältnisse vor Ort (wer ist wo, wo sind Messeveranstalter, wer kümmert sich um die technischen Probleme).
