Sie sind Unternehmer oder Vertriebsverantwortlicher und haben gerade mehrere Angeboten erstellt und versendet. Dafür haben Sie viel Zeit und Mühe investiert: Jedes Angebot wurde individuell angepasst, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen des potenziellen Kunden entspricht. Doch danach passiert nichts: Keine Rückmeldungen, keine Nachfragen, keine Abschlüsse. Die Unsicherheit wächst: Liegt es an den Angeboten selbst? Haben Sie etwas übersehen? Oder hat der Kunde einfach das Interesse verloren? An diesem Punkt fragen Sie sich wahrscheinlich: Sollte ich beim Angebot nachfassen oder nicht? Wenn ja, wie und wann ist der richtige Zeitpunkt dafür? Wie formuliert man ein Follow-up so, dass es effektiv und nicht aufdringlich wirkt?
In diesem Ratgeber erfahren Sie, warum das Nachfassen von Angeboten entscheidend sein kann, wie Sie es strategisch und erfolgreich umsetzen und welche bewährten Vorlagen Ihnen dabei helfen können, den Abschluss doch noch zu sichern.
Warum das Nachfassen von Angeboten wichtig ist
Kurz gesagt: Nachfassen kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Verkauf und einem verlorenen Abschluss ausmachen.
Oder genauer betrachtet:
Vermeidung von Unklarheiten und Missverständnissen
Ein gut überlegtes Nachfassen hilft, den Entscheidungsprozess des Kunden zu beschleunigen. Ein Kunde könnte aus verschiedenen Gründen zögern, auf ein Angebot zu reagieren. Vielleicht hat er das Angebot übersehen, es gibt offene Fragen, oder er hat einfach noch keine Zeit gefunden, es zu prüfen. Ein Follow-up kann hier Klarheit schaffen und mögliche Missverständnisse ausräumen.
Stärkung der Kundenbeziehung
Durch das Nachfassen zeigen Sie, dass Sie sich um den Kunden kümmern und an einer langfristigen Beziehung interessiert sind. Dies kann das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärken und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass der Kunde Ihr Angebot annimmt.
Feedback sammeln
Nachfassen bietet auch die Möglichkeit, wertvolles Feedback zu sammeln. Wenn ein Kunde ein Angebot ablehnt oder nicht darauf reagiert, können Sie nach den Gründen fragen und diese Informationen nutzen, um zukünftige Angebote zu verbessern.
Beispiele für erfolgreiche Nachfassaktionen
Erfolgreiches Nachfassen variiert je nach Branche und Zielgruppe, aber einige Prinzipien sind dabei universell anwendbar, wie diese Beispiele zeigen:
Beispiel 1: Nachfassen bei einem neuen Kunden
Ein Unternehmen bietet Softwarelösungen für kleine und mittelständische Unternehmen an. Nachdem ein potenzieller Kunde ein Angebot angefordert hat, sendet der Vertriebsmitarbeiter eine freundliche E-Mail mit einer detaillierten Präsentation und einem Angebot. Eine Woche später folgt eine E-Mail mit einer kurzen Umfrage, um das Interesse des Kunden und mögliche Fragen zu ermitteln. Dies zeigt dem Kunden, dass das Unternehmen um ihn bemüht ist und bereit ist, seine Bedürfnisse zu erfüllen.
Beispiel 2: Nachfassen bei einem bestehenden Kunden
Ein Unternehmen, das Büromöbel verkauft, hat einem bestehenden Kunden ein Angebot für eine neue Büromöbelserie unterbreitet. Der Vertriebsmitarbeiter ruft den Kunden eine Woche nach dem Angebot an, um zu erfahren, ob weitere Informationen benötigt werden und ob der Kunde an einer Produktdemonstration interessiert ist. Dieser persönliche Ansatz stärkt die Kundenbeziehung und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Verkaufsabschlusses.
Nachfassen per E-Mail: Die richtige Strategie und Zeitpunkt
Das Timing ist entscheidend, um das Nachfassen effektiv zu gestalten. Wenn Sie zu früh nachfassen, könnte der Kunde sich bedrängt fühlen. Warten Sie hingegen zu lange, verliert das Angebot an Relevanz und der Kunde könnte das Interesse verlieren.
Erste Follow-up-E-Mail
Eine erste Follow-up-E-Mail sollte etwa eine Woche nach dem Versand des Angebots erfolgen. Dies gibt dem Kunden genügend Zeit, das Angebot zu prüfen und erste Überlegungen anzustellen. In dieser E-Mail können Sie höflich nachfragen, ob der Kunde das Angebot erhalten hat und ob er weitere Informationen benötigt.
Zweite Follow-up-E-Mail
Wenn Sie nach der ersten Follow-up-E-Mail keine Antwort erhalten, können Sie nach weiteren zwei Wochen eine zweite E-Mail senden. In dieser E-Mail können Sie betonen, dass Sie weiterhin bereit sind, alle Fragen zu beantworten und den Kunden bei seiner Entscheidung zu unterstützen.
Telefonisches Follow-up
Manchmal ist ein Anruf effektiver als eine E-Mail. Wenn Sie nach zwei Follow-up-E-Mails keine Antwort erhalten, kann ein persönlicher Anruf eine gute Möglichkeit sein, um direkt mit dem Kunden in Kontakt zu treten. Dabei können Sie nicht nur das Angebot besprechen, sondern auch sofort auf eventuelle Bedenken eingehen.
Wie man ein Follow-up formuliert
Die Art und Weise, wie Sie Ihren Follow-up-Text formulieren, ist entscheidend für dessen Erfolg. Ihre Nachrichten sollten freundlich, professionell und vor allem kundenorientiert sein.
Struktur einer Follow-up-E-Mail
Eine Follow-up-E-Mail sollte klar und prägnant sein. Die wesentlichen Elemente, die eine solche E-Mail enthalten sollte, sind:
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Betreffzeile: Eine klare und ansprechende Betreffzeile ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit des Kunden zu gewinnen.
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Einleitung: Erinnert den Kunden an das ursprüngliche Angebot und den Kontext. Zum Beispiel: "Sehr geehrter Herr/Frau [Name], am [Datum] haben wir Ihnen unser Angebot für [Produkt/Dienstleistung] zugesendet."
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Hauptteil: Bietet zusätzliche Informationen, beantwortet mögliche Fragen und betont die Vorteile Ihres Angebots. Hier können Sie auch auf spezifische Bedürfnisse des Kunden eingehen, die Sie in vorherigen Gesprächen identifiziert haben.
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Call-to-Action: Fordert den Kunden zu einer bestimmten Handlung auf, wie z.B. einen Anruf zu vereinbaren oder eine Rückmeldung zu geben. Zum Beispiel: "Wie können wir Ihnen weiterhelfen? Lassen Sie uns gerne wissen, ob Sie einen persönlichen Beratungstermin wünschen oder ob es noch Unklarheiten gibt."
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Abschluss: Dankt dem Kunden für seine Zeit und bekräftigt das Engagement des Unternehmens. Zum Beispiel: "Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse an unseren Produkten/Dienstleistungen. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung."
Mustertext: Vorlagen für Follow-up-E-Mails
Textvorlage 1: Erstes Follow-up
Betreff: Haben Sie Fragen zu unserem Angebot?
Einleitung:
Sehr geehrter Herr/Frau [Name],
am [Datum] haben wir Ihnen unser Angebot für [Produkt/Dienstleistung] zugesendet. Wir hoffen, dass Sie die Gelegenheit hatten, es zu prüfen.
Hauptteil:
Gerne stehen wir Ihnen für weitere Informationen oder Rückfragen zur Verfügung. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Ihre Anforderungen und Wünsche berücksichtigt werden.
Call-to-Action:
Wie können wir Ihnen weiterhelfen? Lassen Sie uns gerne wissen, ob Sie einen persönlichen Beratungstermin wünschen oder ob es noch Unklarheiten gibt.
Abschluss:
Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse an unseren Produkten/Dienstleistungen. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Unternehmen]
Textvorlage 2: Zweites Follow-up
Betreff: Noch Fragen zu unserem Angebot?
Einleitung:
Sehr geehrter Herr/Frau [Name],
wir haben Ihnen kürzlich unser Angebot für [Produkt/Dienstleistung] zugesendet und bereits einmal nachgefasst.
Hauptteil:
Wir möchten sicherstellen, dass Sie alle Informationen haben, die Sie benötigen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Gibt es noch offene Fragen oder Bedenken, die wir für Sie klären können?
Call-to-Action:
Wir stehen Ihnen jederzeit für ein Gespräch zur Verfügung. Bitte lassen Sie uns wissen, wie wir Ihnen weiterhelfen können.
Abschluss:
Vielen Dank für Ihre Zeit. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Unternehmen]
Vorlage 3: Telefonisches Follow-up
Bevor Sie den Anruf tätigen, stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen über den Kunden und das Angebot zur Hand haben. Notieren Sie sich wichtige Punkte, die Sie ansprechen möchten, und bereiten Sie sich auf mögliche Fragen oder Einwände vor.
Anschließend folgen Sie diesem Skript:
Begrüßung:
- Guten Tag, Herr/Frau [Name], hier spricht [Ihr Name] von [Ihr Unternehmen]. Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
Kontext:
- Ich wollte kurz nachfragen, ob Sie unser Angebot für [Produkt/Dienstleistung], das wir Ihnen am [Datum] gesendet haben, erhalten haben und ob Sie noch Fragen dazu haben.
Bedarfsermittlung:
- Haben Sie das Angebot bereits prüfen können? Gibt es Aspekte, die Sie näher erläutert haben möchten?
Informationen und Nutzen betonen:
- Ich möchte sicherstellen, dass alle Ihre Fragen beantwortet werden und dass Sie die Vorteile unseres Angebots vollständig verstehen. Unser Produkt/Dienstleistung bietet [wichtige Vorteile oder Alleinstellungsmerkmale erwähnen], die Ihnen [spezifischen Nutzen für den Kunden] bringen können.
Einwände behandeln:
- Gibt es Bedenken oder Fragen, die wir ausräumen können? Ihr Feedback ist uns sehr wichtig, und wir möchten sicherstellen, dass unser Angebot Ihren Anforderungen entspricht.
Nächste Schritte:
- Wie können wir am besten weiter vorgehen? Möchten Sie einen weiteren Termin für ein ausführlicheres Gespräch vereinbaren, oder benötigen Sie noch zusätzliche Informationen?
Abschluss:
- Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mit mir zu sprechen. Wir schätzen Ihr Interesse an unseren Produkten/Dienstleistungen sehr und freuen uns auf Ihre Rückmeldung.
Kontaktdaten:
- Sollten Sie später noch Fragen haben, können Sie mich jederzeit unter [Ihre Telefonnummer] oder per E-Mail an [Ihre E-Mail-Adresse] erreichen.
Verabschiedung:
- Ich wünsche Ihnen noch einen angenehmen Tag und freue mich auf eine mögliche Zusammenarbeit. Auf Wiederhören!
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Weitere Beispiele und Tipps für erfolgreiches Nachfassen mit Mehrwert
Die folgenden Beispiele zeigen, wie das Nachfassen nicht nur als Mittel zur Erinnerung dient, sondern echten Mehrwert für den Kunden schafft:
Angebot für eine Softwarelösung
Situation: Sie haben einem potenziellen Kunden ein Angebot für eine Softwarelösung gesendet. Nach einer Woche haben Sie noch keine Rückmeldung erhalten.
Follow-up:
Betreff: Weitere Informationen zu Ihrer Anfrage
Einleitung:
Sehr geehrter Herr/Frau [Name],
am [Datum] haben wir Ihnen unser Angebot für unsere Softwarelösung gesendet. Wir hoffen, dass Sie die Gelegenheit hatten, es zu prüfen.
Hauptteil:
Um Ihnen bei Ihrer Entscheidungsfindung zu helfen, möchten wir Ihnen einige zusätzliche Ressourcen zur Verfügung stellen, welche die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten unserer Software ausführlich erläutern. Anbei finden Sie einen Link zu einem Webinar, das die wichtigsten Funktionen und Vorteile unserer Software präsentiert, sowie ein Whitepaper mit Fallstudien und Erfahrungsberichten unserer Kunden.
Call-to-Action:
Wir stehen Ihnen selbstverständlich auch für ein persönliches Gespräch zur Verfügung, um auf Ihre spezifischen Fragen und Anforderungen einzugehen. Lassen Sie uns gerne wissen, wie wir Ihnen weiterhelfen können.
Abschluss:
Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse an unserer Softwarelösung. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Unternehmen]
Mehrwert für den Kunden:
- Webinar: Das Webinar bietet eine anschauliche Präsentation der Software und ermöglicht dem Kunden, einen tieferen Einblick in die Funktionen und Vorteile zu erhalten.
- Whitepaper: Das Whitepaper enthält detaillierte Fallstudien und Erfahrungsberichte, die dem Kunden helfen, die praktische Anwendung und den Nutzen der Software besser zu verstehen.
- Persönliches Gespräch: Das Angebot eines persönlichen Gesprächs zeigt, dass Sie bereit sind, individuell auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen und ihm maßgeschneiderte Lösungen anzubieten.
Follow-up nach einer Messe
Situation: Sie haben an einer Messe teilgenommen und mehrere Leads gesammelt. Nach der Messe haben Sie Angebote an diese potenziellen Kunden verschickt.
Follow-up: Senden Sie eine E-Mail, die auf das Gespräch auf der Messe verweist. Zum Beispiel: "Sehr geehrter Herr/Frau [Name], es war eine Freude, Sie auf der [Name der Messe] kennenzulernen. Wie besprochen, erhalten Sie anbei unser Angebot für [Produkt/Dienstleistung]."
Mehrwert für den Kunden:
- Zusätzliche Informationen: Fügen Sie Links zu Präsentationen oder Demos hinzu, die auf der Messe gezeigt wurden. "Wir haben anbei die Präsentation beigefügt, die wir auf der Messe gezeigt haben, sowie eine Demo unserer neuesten Funktionen, die Sie interessieren könnten."
- Exklusive Angebote: Bieten Sie einen speziellen Messerabatt oder eine kostenlose Testphase an. "Als Dankeschön für Ihr Interesse möchten wir Ihnen einen exklusiven Messerabatt von 10 % auf Ihre erste Bestellung anbieten."
- Persönliche Beratung: Bieten Sie eine persönliche Beratung oder ein Follow-up-Treffen an. "Gerne stehe ich Ihnen auch für ein persönliches Gespräch zur Verfügung, um Ihre spezifischen Bedürfnisse und Fragen zu besprechen. Vereinbaren Sie einfach einen Termin über den folgenden Link."
Follow-up bei einem großen Unternehmen
Situation: Sie haben ein Angebot an ein großes Unternehmen gesendet, aber bisher keine Antwort erhalten.
Follow-up: Versuchen Sie, die Entscheidungsträger direkt anzusprechen. Zum Beispiel: "Sehr geehrter Herr/Frau [Name], ich hoffe, unser Angebot konnte Ihr Interesse wecken. Falls Sie weitere Informationen benötigen oder ein persönliches Gespräch bevorzugen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung."
Mehrwert für den Kunden:
- Individuelle Lösungen: Bieten Sie an, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. "Wir verstehen, dass jedes Unternehmen einzigartige Anforderungen hat. Gerne entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung, die perfekt zu Ihren Bedürfnissen passt."
- Referenzprojekte: Teilen Sie Erfolgsgeschichten oder Fallstudien von ähnlichen Unternehmen. "Anbei finden Sie Fallstudien von Kunden, die ähnliche Anforderungen hatten und erfolgreich mit unseren Lösungen gearbeitet haben."
- Demo-Termin: Bieten Sie einen exklusiven Demo-Termin an, bei dem Sie die Lösung live präsentieren. "Gerne lade ich Sie zu einem exklusiven Demo-Termin ein, bei dem wir Ihnen unsere Lösung live präsentieren können."
Follow-up bei einer Absage
Situation: Ein Kunde hat Ihr Angebot abgelehnt.
Follow-up: Bedanken Sie sich für die Rückmeldung und bitten Sie um Feedback. Zum Beispiel: "Sehr geehrter Herr/Frau [Name], vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, unser Angebot zu prüfen. Wir würden gerne verstehen, warum Sie sich gegen unser Angebot entschieden haben. Ihr Feedback hilft uns, unsere Dienstleistungen zu verbessern."
Mehrwert für den Kunden:
- Weiterer Nutzen: Bieten Sie eine alternative Lösung oder ein angepasstes Angebot an. "Wir würden gerne verstehen, warum Sie sich gegen unser Angebot entschieden haben. Vielleicht gibt es eine alternative Lösung oder Anpassungen, die wir vornehmen können, um besser auf Ihre Bedürfnisse einzugehen."
- Zukünftige Zusammenarbeit: Signalisieren Sie Bereitschaft zur zukünftigen Zusammenarbeit. "Wir hoffen, dass wir auch in Zukunft die Gelegenheit haben, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und stehen jederzeit für weitere Gespräche zur Verfügung."
- Informationsmaterial: Senden Sie hilfreiche Informationen, die dem Kunden dennoch nützen könnten. "Anbei finden Sie einige hilfreiche Informationen und Ressourcen, die Ihnen bei Ihrer Entscheidungsfindung in Bezug auf ähnliche Angebote helfen könnten."
Kurz zusammengefasst
- Seien Sie geduldig: Kunden brauchen manchmal Zeit, um Entscheidungen zu treffen. Zeigen Sie Verständnis und Geduld.
- Personalisieren Sie Ihre Nachrichten: Allgemeine Follow-up-E-Mails wirken unpersönlich. Beziehen Sie sich auf vorherige Gespräche oder spezifische Bedürfnisse des Kunden.
- Seien Sie hilfreich, nicht aufdringlich: Ihr Follow-up sollte dem Kunden helfen, eine Entscheidung zu treffen, nicht ihn dazu drängen.
- Bieten Sie Mehrwert: Stellen Sie sicher, dass jedes Follow-up dem Kunden einen Mehrwert bietet, sei es durch zusätzliche Informationen, exklusive Angebote oder hilfreiche Tipps.
- Seien Sie konsistent: Ein regelmäßiges Follow-up zeigt dem Kunden, dass Sie engagiert sind. Planen Sie Ihre Follow-up-Aktivitäten und halten Sie sich an den Zeitplan.
- Automatisierung nutzen: Verwenden Sie CRM-Software, um Ihre Follow-up-Prozesse zu automatisieren und den Überblick über Ihre Kommunikation zu behalten.
- Feedback einholen: Fragen Sie nach jeder Interaktion nach Feedback, um Ihre Follow-up-Strategie kontinuierlich zu verbessern.
- Kundenbeziehungen aufbauen: Nutzen Sie nicht nur E-Mails, sondern auch Telefonate, Social Media oder persönliche Besuche, um mit potenziellen Kunden in Kontakt zu bleiben und eine gute Kundenbeziehungen aufzubauen. Dies hilft Ihnen dann auch, wenn Sie Angebote versenden und nachfassen.
