Digitale Veranstaltungen – Ideen und Tipps für die Auswahl der Formate und Planung der Events

Völlig überraschend und unerwartet ist es passiert. Von einem Tag auf den anderen waren analoge Präsentationen, Seminare, Konferenzen nicht mehr möglich. Ein kleiner Virus katapultiert uns in die Welt von morgen. Eine gewaltige Herausforderung für die Veranstalter und Auftraggeber, denn Interaktion und Kommunikation mit Teilnehmenden an Events sind das Erfolgskriterium schlechthin. Sind digitale Veranstaltungen die Lösung und wie kann es gelingen, die analoge und digitale Welt zu verbinden?

Wie funktionieren digitale Veranstaltungen / Events?

Wie in  der „alten Welt“ besteht die Herausforderung darin, maximale Aufmerksamkeit zu erzeugen und gleichzeitig die Botschaft nachhaltig in den Köpfen der Teilnehmenden zu verankern. Derzeit scheint es, dass es zu digitalen Veranstaltungen kaum Alternativen gibt. Doch wie das passende Format finden, welche Maßnahmen sind zu treffen, was ändert sich hinsichtlich Vorbereitung, Ablauf, Nachbereitung.

Events und Veranstaltungen sind zentrale Werkzeuge im Marketing-Mix vieler Unternehmen und Agenturen. Die Digitalisierung des vergangenen Jahrzehnts hat bereits die Umwandlung analoger in digitale Formate vorangetrieben. Disruptive Geschäftsmodelle und Technologien wurden ersetzt, sind zum Teil komplett neu entstanden. Daran nicht unbeteiligt: Die rapide Entwicklung der sozialen Netzwerke.

Mit Live-Streaming und Virtuell Reality zog die Digitalisierung der Kommunikation in Unternehmen und Organisationen ein. Doch wie zeitgemäß sind diese Formate heute noch?

Ebenso wie bei einer realen Veranstaltung fußt das digitale Pendant auf

• Interaktion,
• Erlebnisorientierung,
• Inszenierung.

Die neue Technologie unterscheidet sich dadurch, dass sie im digitalen Raum in aller Regel internetbasierend abläuft und mit verschiedenen Anwendungen realisiert wird.

Die Attendee Journey (Teilnehmerreise) bei einer digitalen Veranstaltung unterscheidet sich hinsichtlich des Ergebnisses kaum von den analogen Formaten.

Noch immer ist es Aufgabe, einen Fahrplan zu entwickeln, der den Teilnehmenden Sicherheit und Orientierung gibt, für Unterhaltung sorgt und Wissen nachhaltig vermittelt. An diesem Grundsatz hat sich kaum was geändert. Lediglich die Werkzeuge und Technologien sind andere geworden.

Das hervorstechende Hauptmerkmal bei digitalen Veranstaltungen ist jedoch: Die Veranstaltung ist nun nicht mehr an einen Ort gebunden, die Vernetzung von Teilnehmenden rund um den Globus ist mit nur einem Knopfdruck möglich. Eine digitale Veranstaltung ist u. a. durch nachstehende Merkmale gekennzeichnet:

• Verbindung von Menschen über alle Grenzen hinweg.
• Fokus auf eine andere Art der Inhaltsvermittlung und intensive Planung.
• Entstehen anderer Emotionen durch globale Vernetzung.
• Geänderte Schnittstellen.

 

 

Begrifflichkeiten für digitale Veranstaltungen

• Online-Veranstaltung / -Event: über Internet und digitale Plattformen an Veranstaltungen mit unterschiedlichen Formaten teilnehmen.
• Hybrides Event: Mischung von Online-Event und realer Liveveranstaltung. Ein Teil der Gäste ist direkt vor Ort (analog), der meist weitaus größere Teil ist über das Internet zugeschaltet.
• Live-Stream: Übertragung eines Videos (oder auch einer Audio-Veranstaltung) in Echtzeit. Möglichkeit der Interaktion durch Chat-Funktion gegeben (optional).
• Landingpage: Darstellung der digitalen Veranstaltung auf einer eigenen Seite im Netz; Abwicklung des gesamten Prozesses: Anmeldung, Registrierung, Ticketkauf, Teilnahme, Nachbereitung.
• Online-Meeting: Meist auf wenige Teilnehmer (bis zu 15) beschränktes Treffen im digitalen Raum. Audiofunktion zum sprachlichen Austausch ist in aller Regel inkludiert.
• Moderator: Führung durch die Veranstaltung. Muss nicht mit dem Präsentator identisch sein.
• Zuschaltung: Kennt man aus den Nachrichten. Experten geben ihr Statement zum Thema ab (Aufzeichnung oder Live).

Hybride Events als alternatives Veranstaltungsformat

Eine hybride Veranstaltung ist in aller Regel die Erweiterung eines realen Events und bedient sich digitaler Technologien, um externe TeilnehmerInnen einzubinden.

Die Mischung digitaler mit realen Veranstaltungen hat in den letzten Jahren einen intensiven Aufschwung genommen. Hybride Events basieren auf zwei Kanälen:

• Analoge reale Räume für erlebnisorientierte Kommunikation und analogem Dialog.
• Neue Kommunikationskanäle und Technologien ermöglichen die Verbindung der Teilnehmenden in virtuellen Welten (ungehindert trotz realer Grenzen).

Welche digitalen Veranstaltungsformate und Tools für digitale Events gibt es?

Digitale Veranstaltungen hängen hinsichtlich ihrer Wirksamkeit von der Interaktionsmöglichkeit der externen (Online-)Teilnehmenden ab und der Wahrnehmung, dass die Veranstaltung im digitalen Raum läuft. Erkennbar ist letzterer Aspekt durch die Nutzung der Tools, die den digitalen Raum kennzeichnen. Das bedeutet, dass sich der Erfolg am Schnittpunkt von Wahrnehmung und Interaktionsmöglichkeit messen lässt. Wie in der realen Welt eine Veranstaltung vorerst über den Ort (Kongresszentrum, Seminarraum) zu definieren ist, ist es die Ausgestaltung des digitalen Raumes in der Online-Welt.

Abhängig vom Ziel, der Anzahl der Teilnehmer und in gewisser Weise auch von den finanziellen Ressourcen, ist jene Veranstaltungsform zu wählen, die die beste Wirkung verspricht. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass die Grenze zwischen analoger und digitaler Veranstaltung fließend ist.

Bei der Auswahl der Tools und dem Designen der Prozesse sollten vier Grundwerte im Fokus stehen:

• Personen und deren Interaktion stehen über den Prozessen und Werkzeugen.
• Funktionierende Software ist ein „must have“ und muss zur Nachbereitung eine intensive Dokumentation ermöglichen.
• Die Zusammenarbeit mit den Auftraggebern erfolgt intuitiv im Spannungsfeld Wirksamkeit vs. Wahrnehmung.
• Kurzfristige Veränderungen orientieren sich an der Erreichung der Ziele und haben Vorrang gegenüber starrem Festhalten an den im Vorfeld entwickelten Abläufen und Plänen.

 Videopräsentation

Webinar

Online-Messen und Konferenzen

Ideen und Beispiele von digitalen Veranstaltungen als PR-Maßnahmen

Virtuelle Messeportale

Die Technik bereitet die virtuellen Räume grafisch auf, so können die Präsentationen dem Besucher das Gefühl vermitteln, tatsächlich in einem realen Raum zu stehen. Es ist möglich, Zusatzinformationen einzublenden, Kataloge und Prospekte zum Download anzubieten, Leads interaktiv zu erfassen. Eigens definierte Räume stehen für themenspezifische Chats zur Verfügung. Mittels Virtual Reality kann sich der Besucher von Messestand zu Messestand bewegen, ohne den störenden Einfluss sich drängender Menschenschlangen. Nicht zuletzt durch Corona sind virtuelle Spaces im Vormarsch und viele Softwareunternehmen arbeiten bereits an der Realisierung VR-basierender Themenwelten. (Facebook Spaces). Beispiel: MEETYOO.

Meetings, basierend auf Videokonferenztools

Die Begegnung der Teilnehmer erfolgt im digitalen Raum, ist aber vergleichbar mit einem realen Treffen, da die Teilnehmeranzahl eingeschränkt ist (bis zu 15). Voraussetzung: breitbandbasierende Internetanbindung. Zielgruppe für Videokonferenzsysteme sind Unternehmen, die Meetings durchführen, bei denen die Teilnehmer sich an verschiedenen Orten befinden und dennoch in Echtzeit miteinander interagieren. Beispiel: Placetel.

Online-Whiteboard

Möglichkeit, gemeinsam Ideen zu entwickeln. Die sonst übliche Pinnwand im Seminarraum ist in den digitalen Raum verlegt. Die Teilnahme kann vom Arbeitsplatz oder aus dem Home-Office erfolgen. Ziel ist es, selbst über große Entfernungen hinweg zusammen zu arbeiten und Projekte effektiver zu organisieren. Man kann auch virtuelles Brainstorming dazu sagen. Beispiel: Lucidspark.

Keynote-Speaker live erleben

Mittels Streaming-Technik exklusiv die weltweit besten Redner übertragen. Einblendung von Zusatzinformationen und das Angebot von Downloads sind willkommene Beigaben. Mit einem professionellem Redner kann eine Veranstaltung von Beginn an einen motivierenden und inspirierenden Verlauf nehmen. Das Gegenteil kann allerdings auch der Fall sein: Ein schwacher Beginn, eine schlechte Organisation kann das ganze Event zum Kippen bringen. Beispiel: Onlineprinters.

Digitale Produktpräsentationen und Roadshows

Unternehmen präsentieren ihre Leistungen und Produkte digital und interaktiv. Kunden und Partner erhalten eine Einladung zur Teilnahme. Kommunikation durch Audio- und/oder Chat-Funktion. Direktes Feedback möglich, Call-to-Action unverzichtbar. Erfolgskontrolle durch die Anzahl der generierten Leads. Beispiel: Showtruck.

Anforderungen: Worauf muss ich bei der Planung und Durchführung achten?

Grundlegend ist das Verständnis, dass sich analoge Formate keinesfalls 1 zu 1 in ein digitales Event übertragen lassen. Konzepte und Methoden bedürfen einer umfassenden Anpassung und der Aufwand dabei ist nicht zu unterschätzen.

Qualität geht vor Quantität: Ein Medienmix macht durchaus Sinn, zu viel davon kann die Teilnehmer frustrieren, die Aufmerksamkeitsschwelle sinkt dann schnell ab. Nur erprobte Tools einsetzen, die tatsächlich einen Mehrwert (auf beiden Seiten) liefern.

Das Internet verleitet zu „Multitasking“. Teilnehmer sind verleitet  „etwas nebenbei zu erledigen“. Deshalb immer Maßnahmen planen, die die Beteiligung fördern und aufrechterhalten.

Ein K. O.-Kriterium ist die Technik, selbst kleinste Störungen können das Event kippen. Das kann schon mal ein „nur“ fehlendes Netzgerät oder ein funktionsunfähiger Adapter sein.

Im Folgenden die Bausteine eines erfolgreichen Events:

1. Werbetrommel rühren – Bewerbung und Registrierung

Es bedeutet viel Arbeit, Aufwand und Kosten eine digitale Veranstaltung zu organisieren. Da ist es schade, wenn Besucher ausbleiben, da sie davon nichts wussten. In der Vorbereitungsphase kommt dem Marketing und der Bewerbung eine Schlüsselrolle zu (es sei denn es handelt sich um eine angeordnete Veranstaltung, wie eine Schulung, ein Seminar).

Die Werbung zielt auf potenzielle Interessenten, die Kontaktaufnahme kann klassisch erfolgen und sich auch der gebräuchlichen Businessplattformen bedienen:

• LinkEdin
• XING und XING Events
• Google
• Eventbrite
• Facebook Business
• Online-Presseportale

 

 

Das zentrale Instrument ist eine eigene Webseite für das Event, auf der sich Interessenten informieren und dort die Motivation erhalten, sich für die Teilnahme zu registrieren.

Für die Registrierung, die Generierung der Leads gibt es im Web eine Reihe von Tools, die in die Webseite zu integrieren sind. Je nach Grad der Komplexität bilden sie den gesamten Prozess ab:

• Registrierung und Bestätigung
• Bezahlung
• Einladung
• Ticketversand
• Versand der Dokumentation nach dem Event

Die Daten, die über diese Registrierungstools zu gewinnen sind, bilden eine wertvolle Ressource für weitere Veranstaltungen.

2. Hochwertige und richtige Technik

Selbst wenn der Ablauf perfekt ist, die Inhalte anregend und spannend gestaltet sind, die Moderatoren und Referenten auf professionellem Niveau arbeiten: Wenn die Technik nicht den höchsten und für das Event erforderlichen Qualitätsansprüchen folgt, verpuffen alle Anstrengungen im Nirwana und die Reputation erleidet unter Umständen irreversible Schädigungen.

Deshalb ist im Vorfeld zu prüfen, welche Tools für das Event am besten geeignet sind, wobei die Kostenfrage zwar nicht unwesentlich ist, aber doch von nachrangiger Bedeutung sein sollte. Ebenso ist die Qualität der Internetverbindung ein erfolgskritisches Kriterium.

In diesem Bereich können Experten von Agenturen wertvolle Unterstützung sein, deren tägliches Brot es ist, solche Veranstaltungen erfolgreich zu planen und zu organisieren. Sie übernehmen auftragsabhängig auch die Nachbereitung als wichtigen Bestandteil von Marketing und Werbung.

3. Interaktive Einbindung der Teilnehmer

Die ermüdende Situation als Teilnehmer bei Kongressen, Seminaren, Schulungen oft stundenlang in der passiven Zuhörersituation zu verharren, ist wohl den meisten bekannt. Eine digitale Veranstaltung steht im gleichen Spannungsfeld und kann dieses nur erfolgreich meistern, wenn es gelingt, die Teilnehmer zu aktivieren, sie vor dem gedanklichen Abgleiten zu bewahren. Grundsatz: Beschäftigung und Einbeziehung. Auch dafür stehen unterschiedliche Werkzeuge zur Verfügung:

• Whiteboards, um an der Entwicklung zu beteiligen.
• Umfragen, um Meinungen zu erheben, einen Status festzustellen.
• Chats, um die Kommunikation und Interaktion untereinander anzuregen.
• Material zum Download anbieten, um den Mehrwert zu erhöhen.

4. Content ist King – mit den richtigen Inhalten für Begeisterung sorgen

Die beste Organisation, die noch so generalstabsmäßige Planung ist nichts gegen die Tatsache, dass die Inhalte auf die Interessen der Teilnehmer abzustimmen sind. Nur dann werden sie wiederkommen und Werbung für das Event machen:

• Hohe Aussagekraft und Aktualität der Inhalte.
• Auf die Teilnehmer passgenau zugeschnitten.
• Präsentationen sind keine Vorleseeinheiten. Gefragt sind die eigene Interpretation des Referenten und wertvolle Ergänzungen aus persönlichen Erfahrungen.
• Sinnvoller Medienmix sorgt für Abwechslung und baut Spannung auf. Zuviel des Guten führt allerdings schnell zu einer Überforderung und raschen Ermüdung der Teilnehmenden.

Vor- und Nachteile digitaler Events

 

Nachbereitung

Nach dem Event ist vor dem Event. Nur mit professioneller Nachbereitung ist sicherzustellen, dass die Teilnehmer sich für Folgeveranstaltungen interessieren und in besten Fall sogar die Werbetrommel rühren.

Erfolgreiche Nachbereitung digitaler Events zusammengefasst:

• Am Ende des Events den Teilnehmern einen Fahrplan zur Verfügung stellen, wie es weitergeht (Call to Action).
• Die Veranstaltung als Videodownload anbieten.
• Durch geeignete Kommunikationsinstrumente (in aller Regel mittels Mail) Feedback und Verbesserungsvorschläge einholen.