(openPR) E-Mails, Messenger-Nachrichten, Intranet, Facebook, Twitter, RSS-Feed, NINA … längst sind dies nicht alle Dienste, die wichtige Nachrichten versenden. So sind wir rund um die Uhr erreichbar für das Unternehmen, die Kolleginnen und Kollegen, die Familie, die Freunde und Bekannten sowie offen für Nachrichten aus Politik und Gesellschaft, Wetterwarnungen und alles Andere, was so passiert auf der Welt. Wer so gut informiert ist, kann wenig falsch machen. Er bzw. sie hat nur eine wichtige Frage vergessen: Muss ich das wissen?
Die spontane Antwort auf diese Frage lautet häufig: Ja! Damit sind Tür und Tor geöffnet für Überforderung, Zeitnot, Hektik. Das ist etwas, das niemand im Arbeitsalltag brauchen kann.
• Ruhe
• Konzentration
• Aufmerksamkeit
sind die Rahmenbedingungen für gutes und effizientes Arbeiten. Wer nicht die Ruhe zum Arbeiten findet, kann sich nicht konzentrieren. Wer sich nicht auf Projekte und Aufgaben konzentrieren kann, wird Fehler machen. Wer Fehler macht, leistet schlechte Arbeit. Deshalb könnte eine Frage zur Bewältigung der Informationsflut lauten: Was ist gewünscht? Effizientes Arbeiten oder Erreichbarkeit zu jeder Zeit?
TIPP: Konzentration ist eine individuelle Angelegenheit. Manche Menschen brauchen absolute Ruhe, andere bevorzugen einen Geräuschteppich im Hintergrund. Wieder andere brauchen Musik, manche eine Tasse Kaffee oder Frischluft. Um Konzentration herbeizurufen, eigenen sich Rituale, die auf effizientes Arbeiten einstimmen.
Auch wenn die Menge an Informationen zunimmt, gilt dies nicht für ihre Qualität. Deshalb gibt es Nachrichten, die überflüssig sind und Absender, die ein Faible für Informationen der Kategorie „nett, aber nutzlos“ haben. Diese Quellen dürfen getrost versiegen; häufig ist deren Redundanz schon am Absender zu erkennen, am Betreff oder der Datenmenge. Auch die Vielzahl von Hinweisen auf die Wichtigkeit einer Nachricht (Großbuchstaben, Fähnchen, Ausrufezeichen) lässt vermuten, dass dieser Aufwand die Bedeutung der Nachricht bei weitem übersteigt. Eine Alternative zum sofortigen Löschen ist das Liegenlassen.
Das Postfach eines E-Mail-Kontos ist geduldig. Es lässt Nachrichten liegen und manche verschwinden auf diese Art von ganz allein. Selbiges gilt für Notizzettel auf dem Schreibtisch oder Nachrichten auf Anrufbeantwortern. Der Umgang mit dieser Strategie erfordert jedoch ein diszipliniertes Management aus Zeit und Ordnung.
Gerade E-Mail-Postfächer lassen sich strukturiert einrichten. Es gibt zeitliche und inhaltliche Filter, die den Posteingang ordnen, selbsttätig löschen oder verschieben. Sind Absender überflüssiger Nachrichten identifiziert, können sie gelenkt werden. Aber auch ein zeitlich strukturierter Blick in das Postfach erleichtert den Umgang mit Nachrichten.
• Scannen
• Selektieren
• Bearbeiten
ist eine Kombination aus Zeit- und Selbstmanagement. Jeder Schritt erlaubt den Zwischenschritt „löschen“, so dass aus einem Berg an Nachrichten kleine Portionen werden, die sich nacheinander abarbeiten lassen. Im besten Falle in einer Atmosphäre aus Konzentration und Aufmerksamkeit, denn nur dann ist Arbeit auch effizient.
