Aus der Praxis für die Praxis - Forderungsmanagement

(openPR) Die Liquidität ist für ein Unternehmen wie die Luft zum Atmen. Ohne ausreichende Liquidität ist ein Unternehmen nicht überlebensfähig. Der Automatismus des Atemvorgangs fehlt jedoch im Liquiditätsmanagement oftmals und ein hoher Forderungsbestand aufgrund ausbleibender Zahlungen seitens Kunden kann dann schnell zu einem Liquiditätsengpass führen.

Das Forderungsmanagement ist wesentlicher Bestandteil des Working Capital Managements. Es gilt, Barmittel effizient einzutreiben. Nur wenn Forderungen zeitnah beglichen sind, kann das Unternehmen mit seinem Geld arbeiten – Lieferanten bezahlen, Mitarbeiter bezahlen, Investitionen tätigen, Kredite zurückfahren etc.
Forderungsmanagement beginnt bei der Vertragsgestaltung. Hier muss klar und eindeutig definiert werden, wann eine Forderung fällig wird. Der Idealfall, Bargeschäft oder gar Vorkasse, lässt sich bei vielen Geschäften nicht durchsetzen. Generell gilt, je kürzer das Zahlungsziel desto besser für das Liquiditätsmanagement. Je nach Geschäftsmodell ist es möglich, die Forderungen mittels Lastschrift einzuziehen.
Ebenso wichtig ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Dieser sollte im Idealfall vor bzw. mit Erbringung der Leistung sein, so dass die Zahlungsfrist frühzeitig beginnt. Die Qualität der Rechnung ist ebenso wichtig. Obwohl es eigentlich selbstverständlich sein sollte, das Zahlungsfristen, Skontofristen etc. mit den vertraglichen Bedingungen übereinstimmen, kommt es in der Praxis immer wieder vor, dass das nicht der Fall ist.
Doch selbst wenn diese Prozesse gut geregelt sind, Verträge mit kurzen Zahlungszielen geschlossen und effiziente Rechnungserstellung gewährleistet sind, gibt es noch einen wesentlichen Faktor im Bezahlvorgang, der deutlich schwerer zu beeinflussen ist:
• Wann zahlt der Kunde?
• Viele Kunden zahlen pünktlich oder kurz nach Zahlungsziel?
Das Zahlungsverhalten von Kunden kann mittels folgender Kennzahlen gemessen und beurteilt werden :
• Altersstruktur der Forderungen
• Umschlagsgeschwindigkeit der Forderungen
• Skontoausnutzungsgrad
• Gütegrad des Zahlungsverhaltens.
Manche Kunden übersehen – absichtlich oder unabsichtlich – die Zahlung und müssen nochmals zur Zahlung aufgefordert werden. Dazu ist ein effizientes Mahnwesen erforderlich. Je standardisierter die Leistungen sind, die das Unternehmen erbringt, desto automatisierter wird das Mahnwesen sein. Im Seriengeschäft mit klar definierten Lieferungen und einem hohen Standardisierungsgrad wird das meist automatisiert durch die Debitorenbuchhaltung erfolgen. Handelt es sich um Einzelanfertigungen / Projekte, dann werden oftmals die verantwortlichen Projektleiter stärker in das Mahnwesen einbezogen. Das ist bisweilen sinnvoll, jedoch müssen auch in diesen Fällen die Prozesse eindeutig definiert sein, um Zahlungsverzüge einzudämmen. In vielen Fällen ist es angemessen, den Vertrieb in das Mahnwesen einzubinden, denn dieser bildet die erste Schnittstelle zum Kunden. Das hat überdies den Vorteil, den Vertrieb für Kunden mit schlechter Zahlungsmoral zu sensibilisieren und zu verdeutlichen, dass ein Geschäft erst mit dem kompletten Eingang der Zahlung abgeschlossen ist.
In manchen Fällen bietet es sich auch an, dritte Parteien in das Forderungsmanagement einzubinden. Zur Verbesserung der Liquidität bzw. zur Reduzierung des Zahlungsausfallrisikos können Forderungen verkauft oder abgetreten werden. Dies kann in bestimmten Fällen sinnvoll sein, jedoch führen solche Maßnahmen zugunsten der Liquidität zu höheren Kosten und schmälern daher die Rendite des Unternehmens.
Insgesamt ist das Forderungsmanagement vielfältig und für jedes Unternehmen ist im Einzelfall zu prüfen, was der beste Weg ist. Es gibt komplexe Fälle und Lösungen, manchmal sind die Wege, das Forderungsmanagement zu verbessern jedoch auch einfach - man muss sie nur erkennen. Dazu ein Beispiel aus der Praxis:
In diesem Fall konnte die Zinsbelastung des Unternehmens um nahezu 100% gesenkt werden und das Risiko von Zahlungsausfällen auch reduziert werden.
Das Unternehmen war sehr profitabel und in einem Konzern über ein Verrechnungskonto finanziert. Es gab kaum Anlagevermögen, so dass lediglich das Working Capital finanziert werden musste. Dennoch wurden durchschnittlich ca. 10% des Umsatzes über das Verrechnungskonto finanziert. Bei der Analyse dieses Sachverhalts wurde schnell deutlich, dass das wenig ausgeprägte Forderungsmanagement Hauptursache für diese Situation war. Die Erstellung der Rechnungen erfolgte durch die gleichen Mitarbeiter wie die Erstellung der Angebote, letzteres hatte im Unternehmen Priorität. In Zeiten mit hohem Anfrageaufkommen wurden Rechnungen oft erst 6-8 Wochen nach Auslieferung der Waren erstellt. Die Mitarbeiter haben dadurch einen Berg an zu schreibenden Rechnungen vor sich hergeschoben. In einem Fall führte das sogar dazu, dass ein Kunde – zunächst unbemerkt – eine Gutschrift auf zurückgegebene Ware erhalten hat, obwohl die Rechnung für die Ware noch gar nicht geschrieben war.
Eine Umstellung der Abläufe führte zu einer deutlichen Verbesserung der Situation: Die Erstellung von Rechnungen hat höchste Priorität erhalten und wurde so in den Arbeitsablauf integriert, dass sie eine tägliche Routine wurde. Dazu wurde zunächst sichergestellt, dass die Lieferscheine, die Grundlage für die Erstellung der Rechnungen waren, nicht mehr wöchentlich sondern täglich an die Rechnungserstellung weitergeleitet wurden. Obwohl zunächst Widerstand gegen diese Änderung bestand, waren alle Mitarbeiter positiv überrascht, da die Routinetätigkeiten sowohl bei der Bearbeitung der Lieferscheine als auch bei der Erstellung der Rechnungen entzerrt wurde. Die Rechnungen wurden nun täglich geschrieben und erfolgten zeitnah zum Versand der Waren. Parallel dazu wurden die Zahlungsfristen verkürzt, was zu einem zusätzlichen positiven Effekt auf die Liquidität des Unternehmens geführt hat. Die Verbindlichkeiten konnten mit diesen Maßnahmen so weit reduziert werden, dass eine Finanzierung des Working Capitals nur in Ausnahmefällen erfolgte und durch die entfallenden Zinsen das Unternehmensergebnis erhöht werden konnte. Ein positiver Nebeneffekt war, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht wurde, da eher eintönige Routinearbeit jetzt täglich für einen kurzen Zeitraum angefallen ist. Außerdem wurden im Zuge dieser Umstellung Prozesse schon soweit verändert, dass sie für eine spätere Automatisierung im Rahmen der Umstellung des ERP-Systems genutzt werden konnten.
Das Forderungsmanagement als Teil des Working Capital Managements ist eine wesentliche Aufgabe des Unternehmens, um ausreichende Liquidität zu erwirtschaften und das Risiko eines Zahlungsausfalls zu reduzieren. Geeignete vertragliche Regelungen, zeitnahe Rechnungserstellung und ein effizientes Mahnwesen sind die Eckpfeiler, um dies zu gewährleisten.
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