Aufgepasst bei der digitalen Buchführung

(openPR) Die seit Jahresbeginn geltenden neuen GoBD bedeuten für die meisten Unternehmen ein deutliches Mehr an Bürokratie und bergen viele Fehlerquellen. Unter Anleitung von Experten können Betriebe jedoch Prozesse erarbeiten und installieren, die mögliche Risiken minimieren und die digitale Buchführung auf solide Beine stellen.

Das Kürzel GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese gelten für alle, die nach den Steuergesetzen verpflichtet sind, Buchführungen oder Aufzeichnungen zu führen. Für die Richtigkeit elektronischer Bücher sind Unternehmen, Selbständige und Freiberufler selbst zuständig – auch, wenn sie Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben an Dritte wie Steuerberater, Rechenzentren oder Buchführungsbüros auslagern.

Die neuen Regelungen zur digitalen Buchführung bloß zu kennen, genügt nicht. Laut Bundesfinanzministerium müssen sie umgesetzt werden. Unternehmen müssen daher ihre kaufmännischen Prozesse unter die Lupe nehmen und entsprechend anpassen. Die GoBD wirken sich insbesondere auf den Zeitpunkt der Buchung und auf die Authentizität von Belegen aus. Bargeldlose Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von zehn Tagen, Eingangsrechnungen binnen acht Tagen erfasst werden. Kassen sind täglich zu führen.

Auch für die elektronische Buchführung und Archivierung von Geschäftsvorgängen gelten die Prinzipien manuell erstellter Bücher oder Aufzeichnungen. Generell müssen alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden, wobei gescannte Papierdokumente das Original ersetzen können. Wer durch diese Art der Papiervernichtung den Papierverbrauch minimiert, muss das wiederum dokumentieren. Umgekehrt gilt: Eine Rechnung, die per E-Mail als PDF eingeht, muss in dieser digitalen Form aufbewahrt werden.

Die größte Herausforderung der GoBD dürfte in der lückenlosen Verfahrensdokumentation und ihrer exakter Umsetzung bestehen. Es ist vorgeschrieben, Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen, Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten einzurichten. Diese Kontrollen sind regelmäßig durchzuführen und zu protokollieren.