(openPR) Jeder Unternehmer muss seine Geschäftsvorgänge mit Hilfe seiner Buchführung schriftlich festhalten. Hier gibt es eine einfache und eine aufwändige Variante. Kleinunternehmer und Freiberufler dürfen eine so genannte einfache Buchführung betreiben, wenn sie nicht als Kaufleute gelten, nicht im Handelsregister eingetragen sind und die oben genannten Grenzen für Umsätze, Gewinne und so genannten Wirtschaftswerte nicht überschreiten.
Diese Form der einfachen Buchführung sieht mindestens ein Journal vor, in dem der Unternehmer taggenau alle Betriebseinnahmen und -ausgaben in bar und auf dem Geschäftskonto erfasst. Gewerbliche Unternehmer sind zudem verpflichtet, den Wareneingang und den Warenausgang aufzuzeichnen. Letzteres allerdings nur, wenn die Ware an einen anderen gewerblichen Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch geliefert wird. Um erfasste Bewegungen auch in späteren Perioden nachzuvollziehen, sollten die dazugehörigen Belege chronologisch abgeheftet und archiviert werden.
Des Weiteren sind sämtliche Wirtschaftgüter die zum nichtabnutzbaren Anlagevermögen zählen, mit ihrem Anschaffungsdatum und mit den Anschaffungskosten in eine gesonderte, laufend zu führende Liste aufzunehmen. Hierbei müssen Unternehmer darauf achten, dass sie sämtliche Belege chronologisch und lückenlos aufbewahren.
Zum Abschluss einer jeden Rechnungsperiode, meistens am Monatsende, müssen die nicht in Form von Geldflüssen aufgetretenen Geschäftsvorfälle in die Einnahme-Überschuss-Rechnung (z. B. Abschreibungen, Betriebsnutzung eines Privat-Pkw bei den Ausgaben; Sach- und Nutzungsentnahmen, Privatnutzung eines Betriebs-Pkw bei den Einnahmen) aufgenommen werden.
Hierzu empfiehlt sich die Nutzung eines Computerprogramms, wie es beispielsweise in verschiedenen Warenwirtschaftssystemen integriert ist.
Eine besonders innovative und speziell für Kleinunternehmer entwickelte Möglichkeit der Erfassung von Geschäftsvorfällen im Rahmen der einfachen Buchführung finden Kleinunternehmer beispielsweise auf Kleinunternehmerportal.de. Mit der kostenlosen OnlineFibu können Kleinunternehmer ihre Geschäftsvorfälle auf einfache Weise online erfassen, ausdrucken und auswerten lassen.
Zur besseren Übersicht für den Unternehmer, den betreuenden Steuerberater und für das Finanzamt sollten die Listen mit den aufgezeichneten Geschäftsfällen zum Schluss jeder Periode als erstes Blatt vor die jeweiligen Belege in der Belegablage geheftet werden. So sind Aufzeichnung und Beleg immer übersichtlich beisammen.
Der Gesetzgeber schreibt zwar weder eine Inventuraufnahme, noch die Führung eines Kassenbuches vor - auch eine Abstimmung des Bankbestandes gehört nicht zu den Pflichten des Kleinunternehmers im Rahmen der einfachen Buchführung. Jedoch empfiehlt es sich, zur eigenen Übersicht und Kontrolle und in Vorbereitung auf eine eventuelle Umstellung auf doppelte Buchführung, auch diese Bereiche mit entsprechender Sorgfalt zu erfassen.
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