(openPR) Wesentliches Kennzeichen eines Projektes ist der Rahmen. Ein Projekt entspringt aus einer Idee, es gibt eine Planung, den Verlauf und eine stetige Kontrolle. Erst wenn das Projekt abgenommen ist, hat es ein Ende. Ein Projektmanager fungiert wie der Kapitän eines Schiffes: Er gibt den Befehl zum Auslaufen, übernimmt die Navigation laut Karte und ist achtsam während der Fahrt. Unvorhergesehene Vorkommnisse wie Schiffsbegegnungen, Schlechtwetter oder Eisberge müssen berücksichtigt werden. Sie verändern die Route, erfordern Umwege oder zwingen zu unerwünschten Aufenthalten. Sowohl Kapitäne als auch Projektmanager haben immer im Blick: der Mannschaft geht es gut, der Auftrag der Reederei bleibt gewahrt und es ist genug Verpflegung und Material an Bord, damit Mannschaft und Schiff arbeiten können.
Prüfen Sie als Projektmanager zunächst die Idee. Lohnt es sich, ein Projekt daraus zu machen oder ist sie nicht tragfähig genug? Schon an dieser Stelle sollten Sie gewiss sein, dass es sich dafür lohnt, das Management anzunehmen. Gehen Sie schon jetzt davon aus, dass es Komplikationen geben wird, die Sie sich zu diesem Zeitpunkt noch nicht einmal vorstellen können.
TIPP: Leisten Sie sich den Luxus, an diesem Punkt in die Zukunft zu denken! Wie wäre es, wenn es dieses Projekt in der Realität bereits gäbe? Stellen Sie sich vor, wie es läuft und arbeitet, wer davon profitiert und was sich dadurch an Vorteilen ergibt. Ihre Phantasie ist begeistert? Dann haben Sie Ihren persönlichen Motivationsmotor gefunden und verlieren auch in umfangreichen Projekten nicht das Engagement.
Die Idee ist gut, das Projekt wird geplant? Für die Ausrüstung sind wichtig:
• der Auftraggeber, denn er hat die Idee, kennt die Besonderheiten und sein Ziel. Darüber hinaus ist er der Geldgeber für das Projekt.
• das Team aus Mitarbeitern, denn sie stellen das Fachwissen und die Erfahrung
• das benötigte Material, Maschinen und Hilfsmittel zur Produktion.
Zusätzlich zur Ausrüstung brauchen Sie eine Route. Wie wollen Sie vorgehen? Wie lange wird es dauern? Wann müssen Sie welchen Punkt erreichen, um zum Ziel zu gelangen? Da Sie als Manager diesen Weg nicht allein beschreiten, müssen Sie sowohl Ihr Team als auch den Auftraggeber einbinden.
In einem Konzept wird die Route entworfen und als Maßnahmenkatalog geplant, ein Pflichten- und Lastenheft schreibt für Auftraggeber und Mannschaft fest, was wann wie und mit welchem Budget zu realisieren ist.
TIPP: Versuchen Sie bereits bei der Planung, Hindernisse und Stolpersteine mitzudenken. So verschaffen Sie sich Puffer aus Zeit und Budget, die Ihnen – sollte es optimal und störungsfrei verlaufen – Ruhe und Gelassenheit bescheren.
Ist das Projekt gestartet, heißt es: Aufgepasst! Ihre Aufgabe als Projektmanager besteht darin, die Kommunikation zu allen Seiten aufrecht zu erhalten, stets informiert zu sein und rechtzeitig zu agieren, damit das Ziel im Blick bleibt. Auf unvorhergesehene Störungen müssen Sie sofort reagieren, indem Sie die Beteiligten im Team und ihre Auftraggeber informieren, die Route entsprechend verändern und dem Hindernis ausweichen.
Ein guter Projektmanager versteht es, seine Mannschaft stets aufs Neue zu motivieren und ihnen die Begeisterung am Projekt zu vermitteln. Regelmäßige Informationen, Transparenz in der Zusammenarbeit und eine Übersicht über die erreichten Fortschritte sind wesentliche Elemente, die für die Kommunikation im Team wichtig sind. Die Feier für den erfolgreichen Abschluss eines Projektes sollte übrigens von Anfang an mitgeplant werden. Jeder möchte Seemann zu Beginn der Fahrt wissen, in welchem Hafen die Reise enden wird und planen, was er dort mit seiner Heuer unternehmen könnte.
