(openPR) Jedes Unternehmen muss sich immer wieder den Veränderungen und Herausforderungen des Marktes stellen. Dabei ist vielen nicht bewusst, dass es auch innerhalb eines Betriebes Barrieren zu überwinden gibt. Die interne Kommunikation spielt hier eine wichtige Rolle.
Im Zeitalter der Individualisierung und der immer kürzeren Produktzyklen gilt es, den Kunden zu binden und jeden neuen Trend so schnell wie möglich zu erkennen. Dies ist nur möglich, wenn die Kundenwünsche und innovative Technologien perfekt aufeinander abgestimmt sind.
Doch oft mangelt es an einer intensiven Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen. Der Marketingleiter verfolgt den Ansatz jeden noch so speziellen Kunden zu verstehen und auf seine individuellen Bedürfnisse einzugehen. Der Ingenieur hingegen möchte ein Produkt entwickeln, dass sich allein an den neuesten Technologien orientiert.
Eine erfolgreiche Vermarktung ist aber nur möglich, wenn man einerseits die genauen technischen Kompetenzen seines Unternehmens kennt und andererseits die Erwartungen der Absatzmärkte. Andernfalls kann es zu Fehlkommunikationen zwischen Betrieb und Kunden kommen.
Forschung und Lehre haben dieses Problem längst erkannt. Die Hochschule für Angewandte Wissenschaften in Hamburg hat deshalb den Studiengang Technische Betriebswirtschaftslehre mit den Schwerpunkten Marketing oder Logistik ins Leben gerufen. Der Unterschied zum BWL-Studium liegt darin, dass die Studenten neben Vorlesungen, wie Absatz und Preismanagement auch technische Module wie zum Beispiel Konstruktion und Produktentwicklung belegen. Am Ende des Studiums sollen die Absolventen ein technisches Grundverständnis besitzen und als Schnittstelle zwischen Vertrieb und Produktion fungieren.
Eines steht fest: Wenn man die Produktplanung nur einseitig betreibt, ist der langfristige Erfolg gefährdet. Jeder Mitarbeiter muss über seinen „Abteilungstellerrand“ hinausschauen. Nur so ist es möglich, den Prozess im Betrieb aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten und innovative Konzepte zu entwickeln.
Die interne Kommunikation spielt hier eine entscheidende Rolle. In Activity Reports müssen regelmäßig Produktlaunches oder -optimierungen an alle Abteilungen geschickt werden. Die Mitarbeiter sollten regelmäßig über den Fortgang von Projekten und über das Erreichen von „Meilensteinen“ informiert werden. Auch die Ergebnisse von Kundenbefragungen sollten hier veröffentlicht werden. Bereits zu Beginn von Ausgangsrecherchen für neue Projekte sollte Ingenieure und Marketingexperten gemeinsam in Sichtung und Bewertung der Informationen mit einbezogen werden. Einzelne Abteilungen sollten die Möglichkeit haben, Innovationsprozesse zu kommentieren.
Auch Integrations-Newsletter bieten sich an, um Mitarbeiter über Visionen, technische Projektstände und Erfolge zu informieren. Zur Unterstützung der persönlichen Kommunikation der lokalen Führungskräfte und Vorarbeiter mit ihren Mitarbeitern haben sich Briefingkarten bewährt. In diesen können Erfolge konsolidiert und weitere Optimierungen eingeleitet werden. Typische Mitarbeiterfragen können in einem Questions & Answers – Katalog aufbereitet und beantwortet werden.
In einer „Brown Paper Session“ ohne das Korsett von Hierarchien können Marketing-Fachleute und Ingenieure ihre Ideen auf Metaplan-Wände schreiben. Hier wird Kreativität freigesetzt, es bedarf aber eines guten Moderators, damit die Diskussion zu einem Ergebnis kommt. Eine gute Methode, andere Standpunkte kennen zu lernen, sind die sogenannten „Fish-Bowl-Sitzungen“. Ingenieure und Marketingfachleute sind abwechselnd Beobachter und Teilnehmer der Diskussionsrunden. Mit diesem Instrument wird eine hohe Interaktivität erzeugt.
Sind die Fronten zwischen technischen Abteilungen und Marketing sehr verhärtet, empfehlen sich Focus Group-Interviews. Die verschiedenen Abteilungen werden jeweils getrennt voneinander von einem professionellen Interviewer befragt. Diese Methode dient nur zur Datenerhebung. Auf Grundlage der Daten können dann weitere Instrumente zur Problemlösung festgelegt werden. Zur Lösung von schwerwiegenden systemimmanenten Problemen bietet sich das „Ishikawa-Diagramm“ oder „Fishbone-Diagramm“ an, mit dem die Qualitätskontrolle von Innovationsprozessen in den Planungs- bzw. Arbeitsprozess verlagert werden kann.
In Communications Audits mit Mitgliedern unterschiedlicher Abteilungen sollte das Marktgeschehen analysiert und interpretiert werden. Ein Stärken/Schwächen-Profil der eigenen Produktpalette macht die Analyse komplett.
Das Intranet ist geeignet für viele der oben genannten Kommunikationsinstrumente. Zusätzlich sollten dort weitere Prozess- und Hintergrundinformationen in einem passwortgeschützten Bereich abrufbar sein. Ein übersichtlich aufgebautes Intranet mit Servicecharakter erhöht die Bereitschaft zur Kommunikation.
Die Möglichkeiten der internen Kommunikation sind vielfältig. Grundsätzlich muss das richtige Instrument für die jeweilige Problemsituation gewählt werden. Oft hilft die Bewertung durch einen unabhängigen Dritten, gegenüber dem man unbefangen kommunizieren kann. Die Berater der PR-Agentur Schott Relations Hamburg kennen durch die Zusammenarbeit mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen viele Konfliktsituationen. Das für alle gültige Ziel ist das perfekte Produkt. Zu ihm gelangen Unternehmen mit viel Können und interner Kommunikation, um es dann mit Hilfe externer Kommunikation auf den Absatzmarkt zu bringen.
Andrea Zaszczynski und Yeliz Özkurt, Schott Relations Hamburg GmbH, www.schott-relations-hamburg.de.
