(openPR) Königs Wusterhausen - Handelsbrief ist Handelsbrief; unabhängig davon ob er auf Papier gedruckt ist oder in Gestalt einer E-Mail vorliegt. Daher gelten auch dieselben gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungspflichten: Demnach sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, relevante E-Mails manipulationssicher abzulegen und den zuständigen Behörden im Falle einer Betriebsprüfung auf Anfrage zugänglich zu machen. Diese Pflicht gilt für alle steuerpflichtigen Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe. Und betroffen sind alle E-Mails, die rechtsrelevante Erklärungen beinhalten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dabei ist es beispielsweise bei Buchungsbelegen längst nicht ausreichend, nur die per E-Mail erhaltene PDF-Rechnung auszudrucken und als Papierbeleg zu archivieren. Vielmehr muss die gesamte E-Mail samt PDF-Anlage aufbewahrt werden.
"Um dabei komplizierte Medienbrüche zu vermeiden und die Workflows im Unternehmen effizient zu gestalten, bietet sich für die Archivierung der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) an, das nicht nur E-Mails archiviert, sondern grundsätzlich alle Belege in einem zentralen, gemeinsamen Archiv verwaltet", empfiehlt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Im Gegensatz zur isolierten E-Mail-Archivierung ermöglichen DMS-Lösungen wie der Office Manager (www.officemanager.de), zusammengehörende Dokumente und Belege – vom Angebot über den Kontoauszug bis hin zur gesamten E-Mail-Kommunikation mit einem Kunden – miteinander zu verknüpfen.
Hierzu werden allen archivierten E-Mails zusätzlich zu den Mail-Attributen weitere relevante Kataloginformationen wie zum Beispiel Belegnummern der Buchhaltung, aussagekräftige Bezeichnungen, Kunden und Kategorien zugeordnet. Der Office Manager bietet aber noch weitere praktikable Funktionen für die Archivierung und den zentralen Zugriff auf E-Mails. Beispielsweise kann über das DMS auch direkt auf deren Datei-Anlagen zugegriffen werden, die ebenso zuverlässig archiviert werden wie die E-Mails selbst. Über eine datenbankgestützte Volltextsuche sind die benötigten Unterlagen schnell gefunden.
Selbst an die bekannten "winmail.dat"-Anlagen haben die Entwickler des Office Manager gedacht. Diese werden von Outlook erzeugt, wenn die E-Mails im RTF-Format gesendet wurden, und können normalerweise nur von Microsoft-Mailprogrammen interpretiert werden. Doch auch der Office Manager ist hierzu in der Lage. Ebenso zuverlässig extrahiert er zudem die Datei-Anlagen von E-Mails, die mit Clients wie dem Thunderbird empfangen wurden, sobald der Anwender auf diese zugreifen möchte. "Der Office Manager bietet durch seine intelligente E-Mail-Archivierung zuverlässige Rechtssicherheit und hohe Effizienz bei größtmöglicher Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit", so Harald Krekeler.
Weitere Informationen unter www.officemanager.de
