(openPR) Kosteneinsparungen und verbesserter Service mit der DOCBOX®
Die Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System (DMS) sind von Branche zu Branche unterschiedlich. In der Gastronomie und Hotellerie etwa fallen Dokumente insbesondere in Form von Bewirtungsbelegen, Rechnungen und Lieferscheinen an. Ohne ein professionelles DMS entsteht so schnell ein hoher manueller Aufwand: von der Suche nach benötigten Dokumenten über die Sortierung aller eingehenden und ausgehenden Belege bis hin zu deren umfangreichen, analogen Archivierung.
Mit der DOCBOX® erzielen Hotel- und Gastronomiebetriebe Zeit- und Produktivitätsvorteile. Diese führen einerseits zu Kosteneinsparungen, beispielsweise durch den Wegfall von Papierarchiven, andererseits zu einem verbesserten Service durch eine hohe Auskunftsfähigkeit sowie durch den Wegfall von Medienbrüchen. Die digitale und revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Belegen führt schließlich zu Rechtssicherheit nach den Vorschriften der GoBD.
E-Mail-Archivierung von Reservierungen
Erhält ein Hotel Reservierungen per E-Mail über einen externen Buchungsdienstleister, wie etwa booking.com, so werden diese elektronischen Schriftstücke unverzüglich automatisch in der DOCBOX® archiviert. Im Bereich der Rezeption kann ferner die vom Gast beim Einchecken unterschriebene Datenschutzerklärung eingescannt und rechtskonform im DMS archiviert werden. Auf Wunsch kann somit für jeden Gast, zusammen mit den Bewirtungsbelegen sowie der Endrechnung, eine elektronische Akte angelegt werden. Mithilfe der in der DOCBOX® integrierten OCR-Software werden schon bei der Eingabe weniger Zeichen, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell wiedergefunden.
Flexible Anbindung an bestehende Software-Anwendungen
Viele Betriebe der Hotel- und Gastronomiebranche arbeiten erfolgreich mit ERP-Lösungen, die im Geschäftsalltag zu relevanten Effizienzsteigerungen beitragen. Die DOCBOX® bindet diese Anwendungen über eine Schnittstelle an. Dadurch sind alle Dokumente aus dem Archiv schnell wiederfindbar sowie direkt in der ERP-Software aufrufbar bzw. von dort aus im DMS revisionssicher archivierbar.
Zeitnahe Rechnungseingangsverarbeitung
Die DOCBOX® ermöglicht mithilfe von Workflows eine zeitnahe Kontrolle und Freigabe von relevanten Belegen. Eingangsrechnungen werden automatisch an den oder die autorisierten Mitarbeiter*innen weitergeleitet, kontrolliert und freigegeben.
Lieferscheine von Partnerfirmen sowie Bewirtungsbelege von Gästen können täglich vom Personal eingescannt und im DMS archiviert werden. So sind sie bei Bedarf, etwa bei der Recherche nach einem Lieferantenangebot oder beim Auschecken der Gäste, per QCR-Suche jederzeit schnell wiederfindbar und sorgen so für größtmögliche Transparenz und Rechtssicherheit.
