(openPR) prilos AG sorgt für das optimale Design aller Geschäftsdokumente
Elektronische Dokumente sind in Kommunikation omnipräsent
Unternehmen kommunizieren heute mit Kunden und Lieferanten über die vielfältigsten Medien und unterschiedlichsten Kanäle. War früher oft nur das klassische Papierdokument im Einsatz, sind mittlerweile zahlreiche elektronische Dokumente dazugekommen und haben das Papier oftmals abgelöst. Elektronische Dokumente ersetzen Papier aus Gründen der Kosteneffizienz, der Prozessoptimierung und der Echtzeit Ihrer Zustellung.
Alle Varianten von Dokumenten haben aber eines gemeinsam: der Wunsch des Unternehmens, allen vorhandenen Dokumenten eine einheitliche und professionelle Prägung, ein eigenständiges und deutlich wiedererkennbares Aussehen zu geben.
Corporate Design gibt das Gesicht des Unternehmens einheitlich vor
Im Corporate Design eines Unternehmens wird festgelegt, wie sich die Firma gestalterisch in der Geschäftskommunikation und dem Marketing nach Außen und Innen präsentiert.
Corporate Design ist daher auch ein allumfassender Ansatz, der für Geschäfts- und Präsentationsdokumente jeglicher Art genutzt werden sollte und der von besonderer Relevanz ist. Das Design der Dokumente gibt dem Unternehmen sein Gesicht – und das gilt heute auch ganz besonders für den Online-Auftritt von Unternehmen. Letztlich kann das Corporate Design zum Image- und Wettbewerbsfaktor werden.
Akkurate Umsetzung des Corporate Designs ist bedeutsam und komplex
Besonders bei Geschäftsdokumenten kommt es auf eine akkurate Umsetzung des Corporate Designs an. Anforderungen beispielsweise an das statische Layout einer Ausgangsrechnung oder des Firmen- Briefbogens sind recht einfach zu erfüllen. Die Positionierung des Logos auf dem Dokument oder die Festlegung der Schriftartgröße sind Basisanforderungen, die leicht mit Standardwerkzeugen zu lösen sind. Doch wenn es um kniffligere Aufgaben wie eine flexible, dynamische Seitengestaltung, um Steuerung von Prozessen oder und um die Erfüllung kundenindividueller Wünsche geht, wird es schwieriger. Oft versuchen Unternehmen hier einfache Wege, aber erreichen (so zum Beispiel mit den ERP-internen Mitteln) damit nur mehr oder weniger tragbare Kompromisse – aber nicht die beste Lösung.
ERP-Systeme und Corporate Design
ERP-Systeme bilden Unternehmensprozesse und
betriebswirtschaftliche Geschäftsvorfälle in nahezu beliebigem Umfang in Form einer Software ab.
Die ERP-Systeme weisen zwar oftmals Restriktionen in der Dokumentenaufbereitung auf. Doch das ist nicht ungewöhnlich, da die vielfältigen Anforderungen an die Gestaltung von Geschäftsdokumenten im Kern keine Prozesskomponente darstellen. Schon gar nicht gehören Gestaltung und Design zu den wertschöpfenden Elementen der Unternehmensabläufe und werden dann oft nicht ausreichend beachtet.
Kunden bewerten Design von Geschäftsdokumenten deutlich höher
Was oftmals leicht vergessen wird, ist die Sicht der Kunden. Und gerade Kunden bewerten Gestaltung und Design oft um ein Vielfaches höher. Ein Beispiel: als Kunden einer Herstellerniederlassung im Automobilbereich plötzlich nur noch einfache Rechnungskopien zugestellt bekamen, wollten zahlreiche Kunden den Grund dafür wissen. Die Niederlassung hatte zwar im Sinne einer Modernisierung der Belegausgabe alles richtig gemacht und einfach die gesamte Rechnung in schwarz-weiß gedruckt. Das farbige Firmenlogo war der Kosteneffizienz geopfert worden. Und obwohl es als unwichtiges Detail erschien, hatte das dennoch viele Kunden irritiert und verärgert.
Dieses kleine Beispiel zeigt, wie sensibel und wichtig das Thema Corporate Design sein kann. Und es zeigt, an welchen Aspekten sich Corporate Design orientieren muss. Im konkreten Fall sorgte eine Lösung der prilos AG dafür, dass die Originale mit farbigem Logo und die Kopien in schwarz-weiß gedruckt wurden.
Dokumentaufbereitung erfolgt individualisiert und mit Zusatzinformationen als Corporate Processing
Im B2B-Bereich kommt es immer häufiger vor, dass Kunden Ihre Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen in einer bestimmten Form erhalten wollen: angereichert mit gewünschten Informationen und gesendet über einen genau definierten Weg.
Und daher heißt Corporate Design heute, den Wunsch eines gestalterisch einheitlichen Auftritts mit echter Serviceorientierung zu verbinden.
Dieser Ansatz ist nicht neu, aber er wird fast nie gelebt, wenn man mit Unternehmen über deren Dokumentenaufbereitung spricht. Dies ist eine typische Sicht, da der Blick sich bei diesem Thema auf das Design, das Aussehen, das Festhalten am Dokument als statisches Objekt konzentriert.
Doch ein Dokument, egal ob Papier, PDF oder HTML-Seite, ist immer Teil eines gesamten unternehmerischen Dokumentenprozesses. Und wenn man Corporate Design sagt, muss man dieses so genannte Corporate Processing immer mehr im Blick haben.
Nutzung von Dokumenten als Marketingkanal nimmt zu
Deutlicher wird diese Forderung, wenn man zusätzlich das Thema Transpromodruck in die Unternehmenskommunikation integriert. Dabei geht es um die Kombination bzw. Nutzung üblicher Transaktionsdokumente wie z.B. Rechnungen mit individuellen Marketingbotschaften. Gern wird von Marketingfachleuten hier vom Potenzial des „weißen Raumes“ – der leeren Flächen auf einem Dokument bzw. dessen Rückseite - gesprochen. Schnell erweitert sich dann auch der Anforderungsrahmen auf Schnittstellen zu einer Datenbasis, zu Kundenprofilen und einem CRM-System.
Lösungen der prilos AG für das Corporate Design von Dokumenten
Doch egal, welche Information vermittelt wird und wie sich die verschiedenen Dokumentanteile zusammensetzen – das Corporate Design gibt dann vor, wie das Gesamtbild erscheinen soll.
Die Lösungen der prilos AG versetzen Sie in die Lage:
• das gewünschte bzw. erforderliche Design für Ihre Geschäftsdokumente zu entwickeln
• darüber hinaus verknüpfen Sie Dokumente mit zielgruppenorientierten Botschaften und
• kombinieren die Dokumente automatisch mit individuellen Anlagen.
Unsere Lösungen sorgen für:
• dynamische Seitensteuerung
• maximale Kosteneffizienz des Prozesses und
• individuelle Verteilung über den Versandweg, den der jeweilige Adressat bevorzugt.
Abb. 1: Workflow für das Corporate Design bei der prilos AG
Wenn Ihre Kunden erkennen, dass jede Rechnung, jeder Lieferschein und jedes andere Geschäftsdokument nicht nur ein einheitliches Erscheinungsbild besitzt, sondern auch weitere interessante Informationen enthalten, ist der Wiedererkennungseffekt Ihres Unternehmens und der Vorteil des Corporate Designs bei Dokumenten deutlich größer als nur die korrekte Wiedergabe der Corporate Identity.
