(openPR) Personalabrechnung mit Software der prilos AG optimieren
Automatisierte Personalabrechnung voll im Trend
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist in jedem Unternehmen ein ganz besonders wichtiges und sensibles Unterfangen. Eine Automatisierung der Personalabrechnung wird immer wichtiger und steigert Effektivität und Effizienz der Prozesse. Erstellung, Ausgabe und Zustellung zum Gehaltsempfänger sind die wichtigsten Prozesse der Personalabrechnung. Personalabrechnungen sind sehr sensible Dokumente, die nur einem bestimmten Personenkreis, in der Regel der Personalabteilung, zugänglich sind.
Erzeugung von Dokumenten für automatisierte Personalabrechnung
Die Erzeugung der für eine automatisierte Personalabrechnung notwendigen Dokumente ist oft kompliziert. Wichtigstes Dokument ist der sogenannte Entgeltnachweis, dessen Erstellung auf den ersten Blick wenig aufwendig ist. Auf dem Entgeltnachweis kann jeder Angestellte genau sehen, ob das Geld für den restlichen Monat, den kommenden Urlaub oder die nächste Anschaffung reichen wird. Doch je nach Unternehmenstypus und Entgeltart müssen weitere Dokumente hinzukommen, die möglichst alle in einem einzigen Briefumschlag an den Gehaltsempfänger gehen sollen. Hürden gibt es auch bei der Verfügbarkeit von Beilagen, da diese auch per Software erzeugt werden müssen, oft nicht zum gleichen Zeitpunkt wie das Entgelt vorliegen oder sich an einem anderen Ort befinden.
Zuordnung und Zusammentragen der Dokumente: die Personalnummer
Gemeinsamer Nenner aller Bestandteile einer Personalabrechnung ist die Personalnummer. Die Personalnummer identifiziert eindeutig die Zugehörigkeit eines Dokumentes zu einer bestimmten Person. Die einzelnen Aufgabenstellungen, die sich aus einer zeitlichen und örtlichen Verteilung der Dokumentenerzeugung ergeben, sind durch einen einfachen logistischen Vorgang lösbar. Anhand der Personalnummer müssen alle Dokumente, die zu einer Person gehören, zusammengetragen werden.
Diese Aufgabe ließe sich theoretisch zwar manuell erledigen - aber die Anforderungen moderner Unternehmensprozesse verlangen ein elektronisches, automatisiertes Zusammentragen der Dokumente. Das Zusammentragen muss dabei ohne Sicherheitslücken und 100% fehlerfrei erfolgen. Auch darf es zu keiner Vermischung von Dokumenten mit verschiedenen Personalnummern kommen.
Dokumentenausgabe, Sortierung und Kuvertierung
Angenommen, alle erforderlichen Dokumente liegen als „elektronischer Stapel“ vor – aber dann kann noch nicht ausgedruckt werden, denn der Prozess erfordert eine weitere Funktionalität – das Aufbringen von Kuvertiermarken. Eine Kuvertieranlage mit Merkmalslesung wertet Strichcodes aus und verschließt das jeweilige Kuvert, wenn das Signal „Packen“ gelesen wird. Kommen z.B. Rückrechnungen aus dem abgelaufenen Jahr hinzu, übersteigt die Anzahl der Einzelblätter die Aufnahmefähigkeit eines klassischen Briefumschlags. Mit Drucken und Kuvertieren ist es dann nicht getan.
Oft wird die Dokumentenausgabe ergänzt durch Sortieranforderungen auf Basis einer internen Abteilungs- oder Kostenstellenstruktur. Manchmal soll dieser Stapel gar nicht mehr als Papier entstehen, sondern als elektronische Sendung zur Veröffentlichung in webbasierten Mitarbeiterportalen.
Und was, wenn Versandarten in Abhängigkeiten von Empfängergruppen oder Personalnummern gemischt auftreten? Das erfordert ein Regelwerk mit Standardabläufen, aber auch der Möglichkeit zu Varianten und Ausnahmen. Die Abweichung des Standards ist kein Defizit, sondern zeigt den Wunsch der Unternehmen nach Prozessflexibilität.
Automatisierte Prozesse senken Aufwand und Kosten
Abläufe sollen an Unternehmenseigenheiten angepasst, Kosten gesenkt werden. Überall dort, wo elektronische Prozesse papiergebundene, manuelle Abläufe ergänzen oder ersetzen, sinkt der Aufwand deutlich.
In all diesen Bereichen ist die prilos AG der richtige und erfahrene Partner für Ihre Prozesse. Die prilos AG liefert individuelle Softwarelösungen für die Erstellung verschiedenster automatisierter Dokumenten-prozesse.
Personalabrechnung ein Beispiel der Output Management Plattform mit Regelwerk
Die Automatisierung der Personalabrechnung ist dabei nur ein Beispiel der typischen Anwendungen. Die Output Management Plattform von prilos unterstützt die individuelle Gestaltung und Ausgabe von Dokumenten und übernimmt die Ansteuerung zur maschinellen Konfektionierung von Personalabrechnungen.
prilos nutzt dazu ein programmierbares Regelwerk für Dokumente und Dokumentdaten. Alle Anforderungen zur elektronischen Zusammenfassung der Dokumente je Personalnummer sowie der darauf folgenden Varianten in Sortierung und Ausgabe werden über dieses programmierbare Regelwerk abgebildet.
Integration Personalabrechnungssoftware einfach möglich
Dabei erfolgt die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen problemlos über moderne Softwareschnittstellen. Ihr Unternehmen erzeugt einfach wie gewohnt die Personalabrechnungen. Die Personalabrechnungen werden zur Ausgabe freigegeben, aber die Dokumente landen nicht auf dem Drucker, sondern in der prilos-Software. Dort können zusätzliche Beilagen/ Dokumente hinzukommen und werden weiterverarbeitet, ohne weitere Aufwendungen der Personalmitarbeiter.
Das Ergebnis der prilos- Softwarelösung: die regelkonforme Ausgabe der Personalabrechnungen
• in Papierform für eine Konfektionierung
• als elektronische Dokumente in einem Webportal oder
• als geschütztes Versanddokument für E-Mails.
Prilos-Software für Personalabrechnung erfolgreich in zahlreichen Unternehmen eingesetzt
• Vertrauen Sie der Softwarelösung der prilos AG im Bereich Personalabrechnung.
• Unsere Softwarelösung wird in einer Vielzahl von Unternehmen verschiedenster Größe und Branchen eingesetzt.
• Profitieren Sie von unseren langjährigen Erfahrungen im Bereich der Automatisie rung von Prozessen und der Schaffung optimaler Softwarelösungen.
• Zahlreiche erfolgreich realisierte Projekte in der Personalabrechnung geben Ihnen die Sicherheit einer 100 % fehlerfreien Verarbeitung.
Vorteile der Personalabrechnungssoftware
Die Vorteile der prilos Personalabrechnungslösung für Sie sind:
• Neugestaltung von Personalabrechnungen nach Unternehmensvorgaben
• Automatisches Zusammenführen unterschiedlicher Dokumente anhand der Personalnummer
(z.B. Entgeltnachweis oder Zeitnachweis)
• Versandoptimierung durch beidseitigen Druck
• Zusammenfassen mehrerer Abrechnungen eines Adressaten zu einer Versendung
• Aufbringung von Kuvertiermarken für eine halbautomatische Kuvertierung der Abrechnungen
• Sortierung der Abrechnungen nach beliebigen Kriterien und gezielte Ausgabe in zusammengehörigen Paketen (Sortierung nach Auszubildenden, Pensionären, Kostenstellen…)
Lernen Sie mehr über Kostensenkungspotenziale und Effizienzsteigerung durch Dokumentenautomation mit Transform von Bottomline Technologies unter
http://www.bottomline.de/losungen/dokument_prozessautomatisierung/index.html
