(openPR) Das Unternehmen VC Europe bietet ein Email-Archivierungssystem, das sämtliche GDPdU-Vorschriften erfüllt
Hamm, 12. Oktober 2005 – In den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (kurz: GDPdU) verpflichtet die Finanzverwaltung alle buchführungspflichtigen Unternehmen, sämtliche steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle in digitaler Form vorzuhalten. Mit der Fülle an Emails im täglichen Geschäftsverkehr wächst gleichzeitig auch deren steuerliche Bedeutung. Betriebsprüfer stellen jedoch bei ihren Außenprüfungen immer wieder fest, dass gerade der Email-Verkehr nur lückenhaft dokumentiert ist. Welche Bedeutung den Emails im Streitfall zukommt, wird von den Unternehmen noch immer unterschätzt. Vor allem für kleine und mittelständische Betriebe bietet VC Europe ab sofort ein kostengünstiges, GDPdU-zertifiziertes Email-Archivierungssystem an, das hier Abhilfe schafft.
Für Michael Beilborn, Vertriebsdirektor bei VC Europe, ist die zögerliche Haltung vieler Unternehmen keine Überraschung. „Dass sich der eher starre Beamtenapparat so schnell für die digitale Prüfung von Unternehmensunterlagen gerüstet hat, ist erstaunlich. Hier waren die Beamten schneller als die Unternehmer. Natürlich haben kleine Unternehmen aber auch so lange wie möglich gezögert, in teure Archivierungssysteme zu investieren. Jetzt, da die ersten digitalen Betriebsprüfungen laufen, kommen sie aber um ein Archivierungssystem nicht herum.“ Die VC Europe GmbH bietet mit dem DSPemail-archiv eine Lösung, die den Unternehmen in mehrfacher Hinsicht zugute kommt: Hereinkommende Emails werden vorab gefiltert, damit nur die geschäftsrelevanten Emails gespeichert werden und dies auch nur einmal, bevor die Weiterleitung an die verschiedenen Empfänger erfolgt. Spam-Mails werden so ebenfalls frühzeitig beseitigt. Die Emails werden nach einem eindeutigen, firmenspezifischen Verfahren gefiltert, wobei die steuerlich betriebsrelevante Original-Email zuerst revisionssicher archiviert wird. Anhänge und Vorfälle sind einzeln selektierbar. Die Daten können dann auf so genannte Z3 Medien (Datenträger) gebrannt werden, so dass bei einer Betriebsprüfung sämtliche steuerrelevanten Informationen abrufbar zur Verfügung stehen. Diese Daten wertet die Finanzverwaltung mit ihrer Prüfsoftware IDEA aus. Bei den Unternehmen sorgt das Email-Archivierungssystem von VC Europe für eine erhebliche Senkung der Papierablage, gleichzeitig werden die Daten sinnvoll zusammengeführt sowie Arbeitsabläufe besser sichtbar gemacht.
Die einmaligen Kosten für die Hardware zur Datenspeicherung betragen EUR 1.890,00 exkl. MwSt.
An Software-Lizenzkosten fallen pro Jahr und Mitarbeiter EUR 95,00 netto an.
Über VC Europe GmbH
Die VC Europe GmbH aus Hamm ist Countrypartner für sämtliche Produkte des österreichischen Antivirensoftware-Herstellers IKARUS Software in Deutschland. Ursprünglich 2002 als Wisecom GmbH gegründet, bietet die heutige VC Europe GmbH mit dem eigenentwickelten DSPemail-archiv vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen eine kostengünstige Lösung zur Email-Archivierung an, wie sie in den GDPdU gefordert wird.
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