(openPR) Die Nutzung von E-Mails und Internet ist aus dem Arbeitsleben kaum noch wegzudenken. Harald Pultar, Wirtschaftsinformatiker und Geschäftsführer der Mainzer EDV-Beratung PULTAR GmbH erläutert was bei betrieblichen Vereinbarungen zu beachten ist, wenn die Nutzung durch die Mitarbeiter auch privater Natur ist.
Mainz, den 18. August 2005 –In Unternehmen werden zwei verschiedene Handhabungen praktiziert. In einen Modell wird die Nutzung von E-Mails und Internet nur für den rein betrieblichen Nutzen zugelassen. Das andere Modell erlaubt die private Nutzung grundsätzlich oder zumindest eingeschränkt.
Harald Pultar zu diesem Thema: „Für die unterschiedliche Handhabung der privaten Nutzung sprechen folgende Gründe. Die Befürworter argumentieren mit Mitarbeitermotivation sowie einem guten Vertrauensverhältnis zu ihren Mitarbeitern. Die Gegner führen die zusätzlichen Risiken an, die durch das Einschleusen von Viren entstehen. Außerdem geht Arbeitszeit für Unternehmensaufgaben verloren.“ Aus den oben genannten Umständen empfiehlt es sich entsprechende Betriebsvereinbarungen zu treffen und dem Mitarbeiter auszuhändigen.
Bei der ausschließlich betrieblichen Nutzung ist es dem Unternehmen grundsätzlich erlaubt Informationen einzusehen. Dies ist insbesondere bei Abwesenheit und Vertreterregelung, aber auch nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Betrieb sinnvoll. Um die private Nutzung zu unterbinden, müssen Kontrollen etwa alle drei bis zwölf Monate durchgeführt werden, damit nicht der Anschein einer betrieblichen Praxis entsteht, was einer Erlaubnis gleich käme. Entdeckte Verstöße müssen sanktioniert werden. Ist auch die private Nutzung von E-Mails erlaubt, sind das Fernmeldegeheimnis und die Regelungen des Teledienste-Datenschutzgesetzes (TDDSG) zu beachten. Der Arbeitgeber wird mit der Zulassung der privaten Nutzung Diensteanbieter im Sinne des TDDSG.
Wenn zwischen privater und betrieblicher E-Mail nicht unterschieden werden kann, ist die Einsicht in die Inhalte von E-Mails nicht mehr gestattet. Problematisch wird dann zum Beispiel die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen bei Abwesenheit eines Mitarbeiters. Aber auch die Filterung von SPAM-Mails und E-Mails mit schädlichem Inhalt wird bedenklich. Streng genommen muss der Mitarbeiter Einsicht in die an ihn adressierten SPAM-Mails bekommen und auch unterrichtet werden, wenn eine virusinfizierte E-Mail an ihn abgefangen wurde.
Individuelle Betriebsvereinbarungen zwischen Unternehmen und Mitarbeitern regeln die Verfahrensweise. Entweder wird die private Nutzung verboten und gleichzeitig entsprechende Kontrollen und Sanktionen beschrieben und eingeführt. Andernfalls gestattet das Unternehmen die (eingeschränkte) private Nutzung und holt das Einverständnis für die Einsichtnahme der privaten E-Mails in Zeiten der Abwesenheit des Mitarbeiters ein.
Sind bereits bei der Zulassung der privaten Nutzung Einschränkungen gemacht worden, z.B. im Umfang, Empfängerkreis oder im Hinblick auf eine Vermeidung der Behinderung des Dienstbetriebs, so muss die Prüfung der Einhaltung dieser Einschränkungen möglich sein. Mit jedem Mitarbeiter muss eine schriftliche Vereinbarung über die Bedingungen der Nutzung der E-Mails für private Zwecke geschlossen werden.
Eine Möglichkeit ist, den Mitarbeitern die private Internetnutzung zu gestatten und für den privaten E-Mail-Verkehr freie Web-Mail-Dienste zu verwenden.
Unsicherheit herrscht in Fachkreisen bezüglich des Schutzes von Post- und Fernmeldegeheimnis nach §§ 206 und 206 II Nr. 2 StGB (Strafverfolgung) und § 88 TKG sowie daraus gegebenenfalls resultierenden Schadensersatzforderungen, wenn private E-Mails gefiltert und gelöscht werden. Hierzu gibt es noch keine höchstrichterliche Entscheidung.
EDV-Beratung PULTAR GmbH
Das Leistungsspektrum des von Harald Pultar 1991 gegründeten Unternehmens umfasst Beratung in allen Bereichen der IT-Entwicklung und der IT-Sicherheit, des Projektmanagements und des Datenschutzes. Mit der Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes hat sich das Unternehmen auf die Beratung zum Datenschutz für kleine und mittlere Unternehmen, Kanzleien und Praxen spezialisiert. Pultar übernimmt in Betrieben die Einführung des Datenschutzmanagements beziehungsweise die Funktion des externen Datenschutzbeauftragten gemäß den gesetzlichen Anforderungen. Im Rahmen der Datenschutzberatung werden alle vom Gesetzgeber geforderten Leistungen erbracht: Einführung Datenschutzorganisation, technisch-organisatorischer Datenschutz, Prüfung IT-Sicherheit sowie Mitarbeiterschulung. Das Unternehmen ist Mitglied der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V. (GDD).
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