(openPR) Königs Wusterhausen – Immer mehr Unternehmen entdecken die Vorteile digitaler Dokumente. Effizient verwaltet durch intelligente Dokumenten-Management-Systeme (DMS) wie die etablierte Lösung Office Manager sind sie von jedem Arbeitsplatz aus verfügbar und vor allem schnell auffindbar. Der Gang ins papierene Archiv entfällt ebenso wie die Suche an verschiedenen Stellen, da alle Dokumente in zentralen Archiven hinterlegt werden. Darüber hinaus kann durch die Vergabe von Zugriffsberechtigungen sichergestellt werden, dass nur die Mitarbeiter an bestimmte Dokumente gelangen, die für deren Einsichtnahme auch autorisiert sind.
"Die elektronische Archivierung und Verwaltung digitaler Dokumente spart wertvolle Arbeitszeit, beschleunigt Unternehmensprozesse und steigert die Produktivität", bringt Harald Krekeler, DMS-Experte und Inhaber des Softwarebüro Krekeler, die Vorteile für Unternehmen auf den Punkt. Ein wichtiger Prozess bei der Digitalisierung von Dokumenten ist das Scannen. Hier besteht nach Angaben des Spezialisten in der Praxis aber noch Verbesserungsbedarf. Denn in vielen Unternehmen wird noch manuell gescannt – sprich: die Scanner-Parameter werden jedes Mal aufs Neue manuell vom Mitarbeiter eingestellt. "Das gewährleistet vielleicht eine gewisse Flexibilität, ist dafür aber umso zeitintensiver und somit ineffizient", bemängelt Harald Krekeler.
Der DMS-Experte empfiehlt auf Lösungen zu setzen, mit denen Scanvorgänge für die unterschiedlichsten Vorlagen und Dokumententypen per so genannten Scanprofilen vordefiniert werden können. Der Office Manager beispielsweise unterstützt diese Funktionalität: Mit einem einzigen Mausklick können ganze Stapel von Textdokumenten gemäß dem gewählten Scanprofil automatisch erfasst werden. Im Scanprofil wurden dabei vorab Auflösung, Farbmodus und weitere Spezifikationen festgelegt.
Dabei können die zu digitalisierenden Papierdokumente sogar beidseitig bedruckt sein. Hierfür verfügt die DMS-Lösung aus dem Softwarebüro Krekeler in ihrer Enterprise-Version über einen speziellen Duplexmodus zur automatischen Belegerfassung. Dadurch werden leere Rückseiten automatisch ignoriert beziehungsweise nach Abschluss des Scanvorgangs entfernt. Dokumenteigenschaften wie Rechnungsnummer, Datum oder Empfänger werden dank OCR-Texterkennung übrigens automatisch erfasst. "Vordefinierte Scanprofile bieten somit einen echten Mehrwert und noch einmal eine zusätzliche Zeitersparnis im Vergleich zum manuellen Scannen", so Harald Krekeler.
Weitere Informationen unter www.officemanager.de
