(openPR) Lieferscheine, Rechnungen, Angebote – täglich werden Unmengen von Papierdokumenten verschickt oder empfangen. Ihre schnelle Bearbeitung bietet Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. Für eine Beschleunigung der Dokumentenprozesse sorgt die Digitalisierung der Dokumente. Spezielle Softwaretools wie das neue GlobalScan NX von Ricoh erleichtern das digitale Erfassen, Verteilen und Ablegen von Dokumenten mittels vielseitiger Scan-to-Funktionen, die Dokumentenprozesse im Unternehmen vereinfachen und effizienter gestalten.
Multifunktionssysteme (MFP) meistern als Allrounder zum Kopieren, Drucken, Faxen und Scannen die vielfältigen Anforderungen im Büroalltag. Als zentrale Schnittstelle für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement helfen sie, Arbeitsprozesse zu optimieren. Für ein noch effizienteres Dokumentenmanagement sorgt die neue Softwarelösung Global Scan NX in Kombination mit den innovativen MFP von Ricoh. Mit ihrer Hilfe kann der Anwender schon beim Scanvorgang am MFP festlegen, an welchen vordefinierten Bestimmungsort er ein Dokument speichern beziehungsweise senden will. Die gescannten Unterlagen werden wahlweise per E-Mail versendet, in einem Dateiordner gespeichert oder an einen Fax- oder Dokumentenmanagementserver verschickt. Verteilen, verarbeiten, archivieren – zeitraubende, manuelle Arbeitsschritte reduzieren sich durch GlobalScan NX auf ein Minimum.
„Durch die vereinfachte Digitalisierung von Dokumenten erhöht sich die Qualität des Dokumentenmanagements“, sagt Pascal Seifert, Team Manager im Product Management bei Ricoh Deutschland, und bringt damit die Vorteile der javabasierten Software auf den Punkt: „Die Integration von Papierdokumenten in den digitalen Workflow ist effizienter als zuvor und alle Mitarbeiter haben einen schnelleren und einfacheren Zugang zu sämtlichen für sie relevanten Daten. Dieser optimierte Informationstransfer sorgt für Zeitersparnis und Prozesskostenreduzierung.“
Schneller Zugriff auf Kundenunterlagen
Ein Beispiel für den Einsatz von GlobalScan NX ist die Digitalisierung und Nutzung von Kundenunterlagen in mehreren Niederlassungen eines Unternehmens. Sind die Dokumente einmal eingescannt und automatisch in ausgewählten Netzwerkordnern abgelegt, haben alle autorisierten Mitarbeiter verschiedener Geschäftsstellen eines Unternehmens unmittelbar Zugang zu den elektronischen Dokumenten. Resultat: Reduzierte Versandkosten, erhöhte Dokumentensicherheit und schnelle Reaktion auf Kundenanfragen.
Nutzeroberfläche individuell per Drag & Drop gestalten
GlobalScan NX passt sich flexibel allen Netzwerkumgebungen und Anforderungen an, bei kleinen Unternehmen aber auch bei großen Konzernen. Die Software kann über die Javaschnittstelle vieler Ricoh-Multifunktionssysteme installiert werden. Die grafische Oberfläche auf dem Display des Systems gestaltet das Handling für den Benutzer mittels selbsterklärender Symbole denkbar einfach und lässt sich zudem persönlich gestalten. Administratoren können über eine intuitiv bedienbare Drag & Drop-Oberfläche gewünschte Prozesse individuell für einzelne Benutzer, eine Gruppe oder eine Abteilung festlegen. Name sowie Logo eines Unternehmens können mühelos spezifisch angepasst, die Größe und die Position der Schaltflächen flexibel eingerichtet werden. Durch die selbsterklärenden Symbole wird die Bedienung der Benutzeroberfläche von GlobalScan NX zum Kinderspiel.
GlobalScan NX ist in den Versionen Serverless und Serverbased erhältlich, so dass genau die Lösung zur Dokumentenverwaltung gewählt werden kann, die zur Struktur und zum Budget des Unternehmens passt. Die Serverless Edition ermöglicht vor allem kleineren Arbeitsgruppen die Steuerung von angeschlossenen MFPs, ohne dass ein zugeordneter Server-PC vorhanden sein muss. Alle Dienste und Vorgänge für die Dokumentenverteilung werden auf den Systemen durchgeführt und die Dokumentenprozesse somit deutlich gestrafft. Die serverbasierte Edition unterstützt die Konfiguration und Verwaltung von bis zu 32 beziehungsweise 750 MFPs und bietet stark erweiterte Funktionen für die Dokumentenerfassung und -verteilung.
