(openPR) Viele Unternehmen kommen täglich mit Eingangspost in Kontakt. Oftmals handelt es sich dabei um Rechnungen oder ähnliches. Die Menge an Rechnungen kann dann schon schnell ins unermessliche steigen. Dabei ist es doch nicht so schwer! Die bezahlten Rechnungen können doch wieder weggeschmissen werden, oder etwa nicht?
So einfach es dann nämlich doch nicht. Insbesondere als Unternehmer sollten Sie unbedingt darauf achten, welche Dokumente Sie bedenkenlos vernichten können, und bei welchen Dokumenten eine Aufbewahrung in der Regel notwendig ist. Der Gesetzgeber schreibt für verschiedene Dokumente eine sogenannte Aufbewahrungspflicht vor. Aufbewahrungspflichtig sind grundsätzlich alle Unternehmen, welche auch zur Buchführung verpflichtet sind. Dabei handelt es sich im Grunde um Personen- und Kapitalgesellschaften, sowie Einzelunternehmen. Eine Aufbewahrungspflicht ist deshalb notwendig, damit auf bestimmte Dokumente in Notfällen zurückgegriffen werden kann.
Einer dieser Notfälle wäre zum Beispiel eine durch das Finanzamt durchgeführte Betriebsprüfung, bei welchem Dokumente zu geschlossenen Geschäftsvorfällen nochmals benötigt und kontrolliert werden. Sie sollten definitiv beachten, wie lange Sie Ihre Dokumente aufzubewahren haben. Sollten die Aufbewahrungsfristen nämlich nicht eingehalten werden, kann das zu hohen Bußgeldern führen.
Die meisten Dokumente, mit welchem Sie in einem Unternehmen in Berührung kommen und bei welchen auch eine Aufbewahrungsfrist besteht, müssen 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden. So müssen zum Beispiel Rechnungen, Steuererklärungen, Buchungsbelege oder Verträge 10 Jahre lang aufbewahrt werden, wohingegen Geschäftsbriefe, Aktenvermerkte oder Kreditunterlagen nur 6 Jahre aufbewahrt werden müssen. Es ist also von großer Bedeutung, Ihre Dokumente ordnungsgemäß aufzubewahren.
Das Problem der meisten Firmen liegt allerdings darin, dass die Dokumente, welche Sie im täglichen Gebrauch nicht mehr benötigen, welche jedoch auf Grund der Aufbewahrungsfristen noch vorhanden sein sollten, viel Platz wegnehmen und mit der Zeit verblassen. Insbesondere Thermobelege, also die Belege, welche man an der Tankstelle oder im Supermarkt bekommt, sind für das Verblassen der Buchstaben und Zeichen sehr anfällig. Denn obwohl man diese Belege sechs Jahre aufbewahren soll, sind diese nach sechs Jahren kaum mehr lesbar. Was sollte man also tun, um das zu verhindern? Nun man könnte ganz einfach die Buchungsbelege kopieren. Das ist in der Regel kein Problem. Wenn Sie allerdings andere Dokumente vorliegen haben, welche zum Beispiel mit einem Siegel versehen sind oder mit anderen besonderen Merkmalen versehen wurden, damit diese gegen Fälschung geschützt sind, ist das Kopieren keine sichere Option mehr.
Viele Unternehmen unterscheiden sich aus diesem Grund für eine Auslagerung Ihrer Dokumente. Denn obwohl die Dokumente aufbewahrungspflichtig sind, spielt es keine Rolle, ob Sie die Dokumente im unternehmenseigenen Archiv oder durch einen Archivierungsdienstleister aufbewahren lassen. Vorteilhaft kann es ebenfalls sein, wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, bzw. durch einen Dienstleister digitalisieren lassen. Sie können dadurch auf all Ihre Dokumente zu jeder Zeit zugreifen und diese so auch bei einer Betriebsprüfung vorzeigen. Im Zweifelsfall oder bei Dokumenten, welche beispielsweise gesondert versiegelt sind, können Sie dann auf das Archiv zurückgreifen und die gebrauchten Dokumente innerhalb weniger Tage anfordern.
Wie Sie sehen können, gibt es trotz der durchaus nervigen Aufbewahrungspflichten smarte Lösungen, um das Aufbewahren von Dokumenten geschickter zu gestalten.
Sie haben noch Fragen zum Thema „Dokumente bedenkenlos vernichten“? Sprechen Sie uns gerne an oder besuchen Sie unsere Webseite unter www.archivwerk.com. Dort finden Sie auch eine Übersicht zu verschiedenen Aufbewahrungsfristen für unternehmensrelevante Dokumente.
