(openPR) REINERT SCT effiziente Zeiterfassung, Stechuhr und Excel-Tabelle haben an dieser Stelle ausgedient.
Die REINER SCT Zeiterfassung gibt es von media-service consulting & solutions GmbH, das IT- Systemhaus und IT- Dienstleister für den Mittelstand aus Isernhagen bei Hannover. Seit 17 Jahren bieten wir maßgeschneiderte, auf Kundenwünsche angepasste Software, Kommunikations- und IT- Lösungen, bei denen Kosten und Nutzen im richtigen Verhältnis stehen.
"Die Grundlage jeder erfolgreichen Unternehmensführung ist ein professionelles Zeit- und Kostenmanagement. Hierzu gehört unter anderem die Personaleinsatzplanung" so Adriaan Lont, media-service. Ihr Ziel ist die Verteilung der Mitarbeiter auf die verschiedenen Arbeitsplätze nach Maßgabe der quantitativen, zeitlichen und örtlichen Erfordernisse des Unternehmens sowie der persönlichen Neigungen der Mitarbeiter. Damit ist die Personaleinsatzplanung ein strategisches Instrument, um betriebswirtschaftliche Abläufe zu optimieren. Die Flexibilisierung von Arbeitszeiten bei schwankendem Personalbedarf spielt hier eine entscheidende Rolle. Hinzu kommen Problemstellungen wie ungleichmäßige Auftragslagen und arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen. Gerade in wirtschaftlich kritischen Zeiten sollten Zeiterfassungssysteme daher Mehrwert liefern.
Stechuhr und Excel-Tabelle haben an dieser Stelle ausgedient, denn sie sind weder in der Lage, eine Datenbasis für Analysen bereitzustellen, noch dienen sie als planerisches Instrument für das Zeitmanagement. Nichtsdestotrotz beschäftigt sich die allgemeine Diskussion selten mit dem Zeitmanagement ganzer Unternehmen, sondern setzt häufig beim Individuum an. Viele Ratgeber wollen den einzelnen Mitarbeiter dazu befähigen, seine Arbeitszeit effektiver zu nutzen, indem sie Listen erstellen, sich feste Strukturen schaffen, Zeitfallen erkennen und beseitigen sowie ihren Aufgaben planvoll gegenübertreten. Diese „Do-it-yourself-Literatur“ mag zwar den Einzelnen dazu bringen, seine Zeit besser zu nutzen, jedoch sind die Problemstellungen in Unternehmen ein wenig komplexer. Hier kommt es darauf an, die Arbeitseffektivität jedes einzelnen Mitarbeiters über die gesamte Körperschaft hinweg zu steigern. Dazu benötigen die Verantwortlichen IT-basierte Unterstützung, die eine valide Datenbasis bereitstellt und durch die sich unternehmerische Entscheidungen begründen lassen. REINER SCT ist seit vielen Jahren Experte auf dem Gebiet der professionellen, elektronischen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. Hier unterstützt das Unternehmen speziell Mittelständler dabei, ihren Personaleinsatz zu optimieren, die Arbeitsproduktivität zu erhöhen sowie ein solides Zeit- und Kostenmanagement zu etablieren.
„Auch heute ist noch in vielen Firmen zu beobachten, dass Arbeitszeiten wie vor 20 Jahren manuell erfasst werden. Die so dokumentierten Daten müssen Monat für Monat mühevoll in Personalwirtschaftssysteme übertragen werden, was zusätzliche Arbeitszeit in Anspruch nimmt“, so Adriaan Lont der media-service. Hier trifft man häufig auf altmodische und meist schlecht gepflegte Excel-Listen, die kaum zu mehr dienen können, als Arbeitsstunden zu dokumentieren. Dabei macht sich eine professionelle, IT-gestützte Zeiterfassung in beinahe jedem Unternehmen bezahlt – ganz gleich ob es über 5, 50 oder 500 Mitarbeiter verfügt. Das Herzstück jeder Zeitmanagement-Lösung ist die Software. Durch sie werden die hardwareseitig erfassten Daten gesammelt, analysiert und aufbereitet. Hierdurch erhalten die Verantwortlichen innerhalb kürzester Frist ein transparentes Bild, denn die Buchungsdaten innerhalb des Personalwirtschaftssystems werden laufend und nicht erst am Anfang des kommenden Monats aktualisiert. Indem manuelle Buchungen wegfallen und die Profile automatisiert sind, minimiert sich der Administrationsaufwand schlagartig – die Zeit- und Kosteneffizienz erhöht sich also von alleine. Dadurch dass Arbeitszeiten flexibler gestaltet werden können, reduziert sich die Anzahl der Überstunden sowie der Fehl- und Leerlaufzeiten. Dies trägt insgesamt zu einer gesteigerten Produktivität bei. Gleichzeitig erhöht die Einführung und Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle die Mitarbeiterzufriedenheit, denn Beruf und Familie sind so besser vereinbar.
IT-basierte Zeiterfassung ermöglicht darüber hinaus eine schnelle und universelle Erfassung jedes Arbeitsschritts. Die Unternehmen können genau sehen, welcher Arbeitnehmer gerade wie lange an welchem Projekt arbeitet, und können somit detaillierte Auswertungen erstellen. Zudem sind die Lösungen ortsunabhängig einsetzbar. Es ist unwesentlich, ob sich der Mitarbeiter unterwegs oder im Büro befindet, ob er auf einer Baustelle oder vor Ort bei einem Kunden arbeitet. Moderne Aufzeichnungsverfahren sind in dieser Hinsicht absolut flexibel und liefern jederzeit aktuelle Daten. So lassen sich mühelos grafische und tabellarische Mitarbeiterübersichten über Stundensätze, Arbeitszeitprofile, Urlaub und andere Abwesenheitszeiten erstellen. Auch die getrennte Erfassung verschiedener Tätigkeiten und Arbeitsschritte beispielsweise zur Ausfertigung von Projektabrechnungen ist möglich. In diesem Zusammenhang sind für den Anwender vor allem die einfache Bedienung, die flexible Erfassung von Arbeitszeiten, flexible Pausenregelungen, unterschiedliche Sollzeitmodelle, die leichte Auswertung des Datenbestands und eine einfache Installation wichtig.
Für solche Problemstellungen hat die Firma REINER SCT als Partner der media-service consulting & solutions GmbH, das Zeiterfassungs-Komplettsystem timeCard konzipiert. Es ist konsequent auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Betriebe ausgerichtet und durch seinen modularen Aufbau jederzeit flexibel erweiterbar. timeCard wird beispielsweise in Arztpraxen, Baufirmen, Behörden, im Einzelhandel, in der Gastronomie, bei Handwerks- und Industriebetrieben, Speditionen sowie in Steuerberaterkanzleien eingesetzt. Das System funktioniert ohne komplizierte Verkabelung und lässt sich einfach handhaben. Aufgrund der an den Bedürfnissen kleiner und mittelständischer Unternehmen orientierten Architektur verfügt es über alle notwendigen Funktionen. Die Lösung ist grundsätzlich mit in Konzernen eingesetzten vergleichbar, jedoch bei der Anschaffung und im Unterhalt deutlich günstiger. Darüber hinaus hat der Anwender mit timeCard premium plus DES die Wahl zwischen der Zeiterfassung mittels RFID-Transponder oder RFID-Chipkarte. Die zugehörige Software ist klar strukturiert, verfügt über eine übersichtliche Bildschirmdarstellung und ist selbst für Einsteiger geeignet. Zudem verfügt die Lösung über eine integrierte Zutrittskontrolle, die sich einfach in die vorhandene Infrastruktur einfügen lässt.
Gemeinsam mit dem Zeiterfassungssystem nutzt sie eine zentrale Datenbank, sodass alle Mitarbeiter automatisch registriert sind. Entsprechend der definierten Arbeitszeitprofile erfolgt dann die individuelle Zutrittsberechtigung. Da beide Systeme nahtlos miteinander verbunden sind, entsteht kein zusätzlicher Administrationsaufwand. Automatisch wird zu festgelegten Schließzeiten das gesamte Gebäude abgeriegelt. Sollte ein Schlüssel verloren gehen, lässt er sich umgehend per Mausklick sperren. Mit Mifare DESFire-Technologie ausgestattet, sind die Schlüssel ebenso sicher wie EC-Karten. Das gesamte System lässt sich einfach an die individuellen Unternehmensanforderungen anpassen.
"Die Lösung timeCard von REINER SCT setzt beispielsweise die Wohnungsbaugesellschaft Hannover erfolgreich zur Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter ein, so Adriaan Lont. Die Baugenossenschaft Hannover arbeitet seit 2010 erfolgreich mit der Zeiterfassung. Plant und koordiniert seine Projekte, Gespräche im Außendienst bei den Kunden und Bauvorhaben.
Hier stellte sich die Frage; „Wie viel Zeit verbringen wir eigentlich beim Kunden, auf den Baustellen“?
Die Zeitbuchung der Mitarbeiter erfolgt bequem kontaktlos über Transponder. Da die Terminals über ein bereits vorhandenes Netzwerk angeschlossen sind, kann jeder Mitarbeiter an jedem Terminal stechen. Um eine fehlerfreie Verwaltung sicherzustellen, ist das Zeiterfassungssystem mandantenfähig: Die Auswertung der Stundenkonten, An- und Abwesenheit sowie verbleibenden Urlaubtage erfolgt dezentral in den einzelnen Abteilungen. Dabei wurde zusätzlich sichergestellt, dass keine Einsichten und keine Bearbeitung in „fremden Mandanten“ möglich sind. Erfasst werden nicht nur Beginn und Ende eines Arbeitstages, sondern es können auch Brotzeit-, Rauch- und Mittagspausen einschließlich Abwesenheitsgründe wie Gleitzeit, Urlaubs-, Weiterbildungs- oder Krankentage frei definiert werden. Am PC liefert timeCard dann mit wenigen Mausklicks eine detaillierte Übersicht über die jeweiligen Arbeitszeitkonten. Aufwändiges Arbeitszeit-Controlling bleibt dadurch erspart. Um laufende Software-Updates müssen sich die einzelnen Abteilungen nicht selbst kümmern, da diese zentral über die Systemadministration laufen. Dabei sind die RFID-Karten der Mitarbeiter ebenso sicher wie EC-Karten. Eine Kopie zu erstellen, ist unmöglich. Abwesenheitsgründe sind im Programm frei definierbar und eine Sonderprogrammierung ermöglicht den Mitarbeitern beispielsweise Urlaub, Gleitzeit oder auch Raucherpausen prozentual von der Sollarbeitszeit abzuziehen. Auf nur einer Maske können sie Einstellungen anpassen oder verändern. Durch die Übersichtlichkeit fällt auch das spätere Controlling leicht. Zudem verfügt IEF Werner mit timeCard premium plus nun über eine integrierte Zutrittskontrolle. Auch hier wird RFID-Technologie eingesetzt. Zu definierten Schließzeiten wird automatisch das ganze Gebäude abgeriegelt.
Minimieren Sie mit der Zeiterfassung von REINER SCT ihren Administrationsaufwand und steigern die Produktivität. Arbeitszeiten können flexibler gestaltet und die Anzahl der Überstunden, Fehl- und Leerlaufzeiten reduziert werden. Die zugehörige Software liefert jederzeit aktuelle Informationen über Stundensätze, Arbeitszeitprofile, Urlaub und Abwesenheit. Die effiziente Erfassung verschiedener Tätigkeiten und Arbeitsschritte zur präzisen Projektabrechnung ist hiermit gewährleistet.
