(openPR) Im Pullman Cologne fand am 22.03.2011 in einer exklusiven Runde ein Roundtable mit MICE Experten und Interessierten statt. Die Veranstaltung von hotel & eventbs, AirPlus International und Accor Hospitality richtete sich sowohl an bestehende Kunden als auch an Interessenten zum Thema MICE Optimierung. Im Mittelpunkt stand der Erfahrungsaustausch zwischen den Unternehmen. Um aber in eine gänzlich offene Diskussion zu treten, durfte die Hotelseite nicht fehlen. Diese war durch Peter Schmidt, Vice President Corporate Sales, Meetings & Incentives der Accor Hospitality Germany GmbH vertreten.
Nach einer Begrüßung startete die Veranstaltung mit einem lockeren Business Lunch im 12. Stockwerk des Hotels in angenehmer Atmosphäre mit Blick auf den Kölner Dom. Die drei Vertreter der Gastgeber führten kurz in das Thema ein. Josephine von Brühl, Geschäftsführende Gesellschafterin von hotel & eventbs betonte die Wichtigkeit der Transparenz für den Einkauf. Unternehmen erkennen, dass Ausgaben im Tagungsbereich in vielen Fällen bis zu zehnmal höher liegen als im Einzelreisesegment. Nur wenn alle Veranstaltungsleistungen standardisiert über ein zentrales Tool laufen und dieses konsequent im Unternehmen als Richtlinie eingesetzt wird, kann die maximale Einsparung erzielt werden. Michael Thomas, Associate Director Sales Meeting Solution von AirPlus International wies darauf hin, dass die Zusammenführung von Bestell- und Abrechnungsprozessen im MICE Bereich eine der Kernaufgaben für die Unternehmen darstellt. Nur ein Höchstmaß an automatisierten Prozessen unterstützt ein einheitliches Vorgehen und führt dadurch zu massiven Einsparungen. Hierzu ist der Aufbau von Know-how hinsichtlich technischer und fachlicher Fragen für alle am MICE-Prozess beteiligten Parteien zwingend notwendig. Peter Schmidt von Accor Hospitality Germany GmbH als Vertreter der Hotellerie sprach sich für die wachsende Bedeutung von Buchungsportalen und Abrechnungslösungen aus. Dies bekräftigt auch die deutschlandweite Accor Promotion, die in Kooperation mit AirPlus International aufgesetzt wurde. Hier profitieren Veranstaltungskunden von einem Discount auf alle hoteleigenen Leistungen in Verbindung mit einer Bezahlung über AirPlus International.
Im Anschluss stand gleich das Thema MICE Accounting und Abrechnung auf der Agenda. Hier stellte Sonja Corrales-Odvarka, aus dem Travel Management der Roche Diagnostics GmbH als Best Practice die gesammelten Erfahrungen bei der Zusammenführung von Bestell- und Verbuchungsprozess vor. Vor allem wies auf die Probleme bei der Rechnungsprüfung hin, da Rechnungen meist uneinheitlich und nicht gleich dem entsprechenden Projekt elektronisch zugeordnet sind. Diese Problematik wird aber aktuell durch den Einsatz und die Schnittstelle von AirPlus International und hotel & eventbs GmbH gelöst.
Nach einer Kaffeepause beschrieb Stefan Blass von up2date solutions die Bedeutung und Reichweite eines Strategic Meetings Management System. Den Abschluss bildete das Thema MICE Einkauf und Buchung. Anna Hemmerich, Strategic Buyer der Lanxess GmbH stellte die Anforderungen und den Lösungsansatz einer Einkaufs- und Buchungsplattform vor. Dabei berichtete sie unterhaltsam über die Vorgehensweise bei der Einführung und die positiven Erkenntnisse durch den Einsatz des MICE Portals. Besonders hervorgehoben hat Anna Hemmerich das Thema Übersicht und Bündelung der Veranstaltungen und somit auch Kostenkontrolle sowie weiterer Ausbau und Internationalisierung des Lanxess MICE Portals.
Detaillierte Informationen über hotel & eventbs GmbH oder über das MICE Portal erhalten Sie unter: www.eventbs.com
