(openPR) Rene Gayer ist Geschäftsführer und Eigentümer von MBS-Training, einem Ausbildungszentrum für IT-Fachkräfte. Als Chef eines Unternehmens mit fünf Mitarbeitern fallen ihm viele Aufgaben zu, die andere Geschäftsführer nicht haben. Dazu zählt auch die Administration des lokalen Servers im Wiener Neustädter Unternehmenssitz. Seine fünf Mitarbeiter sind auf moderne Kommunikationslösungen angewiesen. Sie halten Schulungen oft bei Kunden vor Ort ab und müssen vom Laptop aus auf ihre Postfächer und gemeinsamen Kalender zugreifen können. In den vergangenen Jahren sind die Kundenkartei und auch der Mitarbeiterstab gewachsen, was einen Mehraufwand in der IT zur Folge hat.
Ausgangssituation: Wenn der Geschäftsführer zum Administrator wird
„IT ist unser Business“, betont Rene Gayer. „Das gilt einerseits für unsere Trainings, andererseits für die Wartung unserer Server und die Administration der internen technischen Infrastruktur.“ Der komplette E-Mailverkehr lief bei MBS-Training über einen lokalen Microsoft Exchange-Server. „Funktioniert hat die Lösung einwandfrei, nur braucht man bei einem Server immer jemanden, der ihn betreut“, weiß Gayer aus Erfahrung. Also setzte er sich oft abends vor dem Heimgehen noch einmal an den Computer, um Backups zu erstellen, Verbindungen zu überprüfen und etwaige Probleme zu beheben.
„Ende 2009 zeichnete sich ab, dass wir bald neue Hardwarekapazitäten benötigen würden, um Platz für neue Unternehmens-Software zu schaffen“, so der MBS-Training-Geschäftsführer. „Der Zukauf eines neuen Servers wäre aber sehr teuer gewesen, also haben wir versucht, eine bessere Lösung zu finden.“ Zu diesem Zweck wandte sich Gayer an atwork information technology GmbH, den langjährigen Softwarepartner von MBS-Training. „Vor rund zwei Jahren hat uns atwork geholfen, die Spamflut zu stoppen“, erinnert sich Gayer. Das atwork-Team implementierte damals Microsoft Forefront Online Security, einen gehosteten Service, der die Sicherheit der Messaging-Umgebung gewährleistet. „Das hat sehr gut funktioniert – und auf dieser Basis aufbauend suchten wir eine Lösung für das aktuelle Problem“, so der MBS-Training-Geschäftsführer. Einerseits sollten also Serverkapazitäten frei werden, andererseits der Wartungs- und Administrationsaufwand reduziert werden.
Lösung: Wartung und Administration einfach auslagern
Durch die Umstellung auf Exchange Online von Microsoft Online Services konnten beide Probleme in einem gelöst werden. Die Microsoft Online Services sind Kommunikations- und Kollaborationslösungen, die in Microsoft Rechenzentren laufen und vom Kunden als Service über das Internet bezogen werden. „Der lokale Server kann jetzt für andere Dinge eingesetzt werden“, sagt Martina Grom von atwork. „Indem wir den E-Mailverkehr auf Exchange Online umstellten, entfernten wir alle lokalen Komponenten, die noch zu warten gewesen wären.“ Das Team von Microsoft Gold Certified Partner atwork information technology GmbH installierte die notwendigen Clients und migrierte die E-Mails. „Mit diesem Schritt hat MBS-Training seine komplette Mailkommunikation und den damit verbundenen Wartungsaufwand ausgelagert“, erklärt Martina Grom. Nun befinden sich die Outlook-Daten in einem Microsoft-Rechenzentrum in Europa, das physisch und digital mehrfach abgesichert und redundant ausgelegt ist.
Innerhalb von drei Tagen war die Implementierung abgeschlossen. „Anstelle der Public Folder haben wir einen zusätzlichen Account eingerichtet, von dem die Office-Mails nun beliebig aufgeteilt werden“, beschreibt Martina Grom. Ihre ersten Erfahrungen als Softwarepartner mit Microsoft Online Services sind äußerst positiv: „Die Dienste funktionieren extrem gut, sind sehr zuverlässig und kommen den Bedürfnissen der Kunden entgegen. Wichtig für den Kunden ist, dass das Produkt ständig weiterentwickelt wird und die Kosten kontrollierbar sind“, betont die Wiener Software-Expertin. Unsere Kunden bezahlen nur das, was sie wirklich benötigen. Bei kleinen Unternehmen, die – so wie MBS-Training – wachsen und eventuell auch international tätig sind, ist das ein Riesen-Vorteil.“
Nutzen: Mehr Serverkapazität, weniger Kosten und keine Wartung
Mit dem „Auslagern“ der IT-Verantwortung an Microsoft Online Services wurde Rene Gayer stark entlastet. Die Wartung der Software sowie etwaige Updates werden nun automatisch von Microsoft vorgenommen. „Ich muss nicht mehr regelmäßig kontrollieren, ob alle Daten und Verbindungen gesichert sind“, so Gayer. „Bei Microsoft ist das Daily Business. Wenn wirklich einmal ein Fehler auftritt, kann ich sicher sein, dass die Daten gespiegelt sind.“ Der Verlust von Daten ist praktisch unmöglich. Mit der Umstellung ist bei MBS-Training zudem Serverkapazität frei geworden, die Rene Gayer nun für neue CRM- und ERP-Lösungen nutzen kann. „Hätten wir einen neuen Server gekauft, wären zusätzliche Kosten entstanden“, erklärt der Geschäftsführer. „So konnten wir die laufenden Kosten sogar reduzieren – und die Performance unserer E-Mail Kommunikation hat sich gesteigert. Außerdem freue ich mich, dass mir Microsoft immer wieder aktuelle Versionen seiner Lösung bereitstellen wird – so bin ich technisch immer am neuesten Stand!“
Im Geschäftsalltag werden die Vorteile immer deutlicher für die MBS-Training-Mitarbeiter. Wenn sie unterwegs ihre E-Mails checken wollen, müssen sie keinen VPN Client mehr starten oder über Web Access einsteigen. „Jetzt können wir uns auch am Laptop problemlos in Outlook einloggen und unsere Termine, Aufgaben und E-Mails abrufen“, erklärt Rene Gayer. Der Aufwand dafür, dass die Trainer von MBS jetzt flexibler arbeiten können, ist gleich null, Softwarekosten fallen monatlich an und sind genau kalkulierbar. „In Summe ermöglicht uns Exchange Online einen wesentlich flexibleren Arbeitsalltag, auf der Kostenseite haben wir uns Wartungsaufwand, Updates und einen neuen Server erspart“, freut sich Rene Gayer.
