(openPR) Germering, 29. April 2005 — Der CRM-Hersteller REGWARE GmbH hat ein Decision Support System entwickelt, mit dem Unternehmen ihre Außendienst-, Marketing- und Servicesteuerung effizienter gestalten können. REGCS (REGWARE Controlling System) sorgt dafür, dass die wichtigsten Kennzahlen für das Controlling gesammelt, analysiert und bewertet werden. Grundlage für die Gewichtung der Zahlen sind im System hinterlegte Erfahrungs- und Schwellwerte. Die Ergebnisse werden nach dem Ampelmodell auf einen Blick visualisiert.
REGCS soll Vertriebs- und Marketingleitern fundierte Entscheidungshilfen bieten und eine rasche Reaktion auf aktuelle Strukturveränderungen ermöglichen. Entstanden ist die Software in einem gemeinsamen Entwicklungsprojekt mit dem Baden-Badener Homöopathika-Hersteller Biologische Heilmittel Heel GmbH.
Durch das offene Konzept des Systems steht REGCS aber auch für jede andere Branche zur Verfügung und zwar unabhängig von der bereits bestehenden Softwarelandschaft.
Die relevanten Daten werden aus einer CRM-Software und dem ERP-System (z.B. der Finanzbuchhaltung) zusammengeführt. Im Falle der Pharmaindustrie fließen zudem Verkaufsdaten der Mitbewerber aus externen Quellen wie IMS, NDC-Health oder Medimed in die Berechnungen ein. Da zunächst keine direkte Vergleichbarkeit der Zahlen gegeben ist – schon die Informationsanbieter nutzen unterschiedliche Datenstrukturen – bringt das System zunächst alle Zahlen auf eine einheitliche Struktur.
Im zweiten Schritt erfolgt die Bewertung der Informationen. Für alle KPI (Key Performance Indikatoren) lassen sich Ist- und Sollwerte sowie Skalierungen und Gewichtungen hinterlegen. Die Ergebnisse aus den gewichteten Werten werden entsprechend des Kontextes farbig visualisiert: Dabei sind positive Werte grün gekennzeichnet, unkritische gelb und kritische rot, sodass auf einen Blick sichtbar wird, wo es Schwachstellen gibt. Damit entfällt der Aufwand, die Informationen auf verschiedenen Listen aus unterschiedlichen Systemen manuell abzugleichen und zu interpretieren.
Kennzahlen werden automatisch interpretiert
"Traditionelle BI-Tools können den Informations-Mehrwert in dieser Form meist nicht oder nur mit extremen Aufwand generieren. Der Unterschied liegt in der Interpretation der Daten", sagt Claus Droemer, kaufmännischer Geschäftsführer des Germeringer Herstellers Regware GmbH. "Das System spiegelt die Controllingstrategie des Unternehmens exakt wider: Die Bewertung der Informationen folgt der gewünschten Strategie." Die REGCS-Gewichtung wirkt sich beispielsweise bei der Mitarbeiterbewertung im Rahmen einer Produkteinführung aus. Dabei soll gemessen werden, ob das Neuprodukt von den Mitarbeitern - wie vom Management vorgegeben - forciert wurde. Im System erhält der Parameter für die Besprechungen dieses Produkts im Kontext der Außendienstbewertung eine höhere Gewichtung als der gleiche Parameter für andere Produkte. Der Bereichsleiter sieht anhand der Bewertung, wie gut die Vorgaben eingehalten wurden.
Die verschiedenen Kennzahlen erfordern völlig unterschiedliche Berechnungsgrundlagen. Bei einem Indikator wie ‚Besuchsfrequenz’ muss beispielsweise die Indexberechnung kurvenförmig verlaufen. Andere Kennzahlen wie ‚Umsatz- oder Marktanteilsentwicklung’ sind hingegen nur bei linear steigendem Index positiv zu werten, während bei Kennzahlen wie ‚Ausfalltage’ geringe Werte vorteilhaft sind.
Voraussetzung für das Decision Support System ist die individuelle Definition der Indikatoren und der darauf anzuwendenden Regeln. Dies kann entweder nach rein strategischen Gesichtspunkten oder über mathematische Verfahren wie z.B. eine Multivariate Regressionsanalyse erfolgen. In der Praxis sind 100 Parameter und mehr keine Seltenheit. REGWARE bietet hierfür fachkompetente Beratung an. Ein preiswertes Starter-Kit, in dem 10 steuerungsrelevante Parameter zur Außendienststeuerung und die dazugehörigen Regeln vorkonfiguriert sind, erleichtern den Einstieg in die Thematik erheblich. Damit lassen sich laut Hersteller kurzfristig wichtige Kennzahlen messen und der Nutzen des Systems für das Unternehmen aus der Praxis heraus nachvollziehen.
Offenes System
Das offen konzipierte System kann allein vom Administrator betreut werden. Für Änderungen der Parameter sind keine Programmierkenntnisse notwendig. Vorgaben für die Mitarbeiter können Bereichsleiter direkt eingeben. Neue Parameter oder Zielwerte rechnet das System die Veränderungen zudem automatisch auf die Mitarbeiter herunter.
REGCS ist vom Starter-Kit an flexibel erweiterbar und lässt sich sowohl an zentrale als auch dezentrale Steuerungsphilosophien anpassen. Grundlage dafür sind unterschiedliche Views, die sich auf eine rollenspezifische, detaillierte Rechtevergabe stützen. Sämtliche Mitarbeiter können die für sie zugänglichen Informationen in einem Offline-System analysieren. Das spart erhebliche Kosten gegenüber reinen Online-Abfragen.
Da Abweichungen von Zielvorgaben durch Alarmfunktionen sofort dargestellt werden, entfallen die sonst üblichen Verzögerungen in der Reaktion auf aktuelle Entwicklungen. "Wir können Probleme sofort angehen, anstatt wochenlang auf Auswertungen und deren Interpretation warten zu müssen. Das ist eine deutlich fundiertere Basis für die Außendienststeuerung", sagt Helmut Brücken, Leiter Außendienst bei Heel.
Über REGWARE
Die REGWARE GmbH, führender Anbieter ganzheitlicher CRM-Komplettlösungen mit Sitz in Germering bei München, opti-miert mit ihrem CRM-System REGIND® abteilungsübergrei-fend alle kundenbezogenen Prozesse in Vertrieb, Marketing und Service. Als integrierte Data Warehouse Lösung bietet die Software REGSTAT moderne Analysen und Aufbereitun-gen aller Daten über Kunden und Vertriebspartner. REGWARE liefert alle Lösungskomponenten für eine komplett integrierte CRM-Lösung aus einer Hand, von Planung und Beratung über Implementierung und Customizing bis hin zu Schulung und Service. REGWARE gehört zu den ersten Unternehmen, die die Bedeutung integrierter CRM-Lösungen erkannt haben und stellt dies seit mehr als 15 Jahren in zahlreichen erfolgrei-chen Projekten weltweit unter Beweis. Zu den internationalen Kunden von REGWARE gehören namhafte Unternehmen aus den Bereichen Pharma, Medizintechnik und Industriegüter.
