(openPR) Drastisch vermehren sich elektronische Dokumente und verteilen sich überall auf dem Computer. Die Suche nach ihnen verbraucht viel Zeit und führt letztendlich doch nicht zum Erfolg. Es scheint so, als hätte das System die gesuchten Dokumente für immer verschlungen.
Office-n-PDF stellt die Ordnung wieder her, archiviert die Dokumente, wandelt sie in das gängige PDF-Format und legt sie indexiert in einer eigenen Datenbank ab.
Dank der Volltextsuche und einer Verschlagwortung lassen sich so alle Unterlagen schnell wiederfinden und auf den Bildschirm holen.
Kurz zusammengefasst:
- PDF-basiertes Dokumentenarchiv mit Versionshistorie
- Wandelt importierte Dokumente und E-Mails einheitlich ins PDF-Format
- E-Mail-Übernahme aus Outlook per Drag & Drop
- Word-Add-In zur direkten Dokumentenübernahme aus Microsoft Word
- Dokumentenvalidierung
- Unterstützt Volltextsuche und erweiterte Suche per Suchassistent
Moderne Festplatten sind groß genug, um Millionen Dokumente zu speichern. Doch lange bevor der Speicherplatz zur Neige geht, geht bei den Anwendern bereits der Überblick verloren. Wer kann schon ohne langwieriges Stöbern genau sagen, in welchen Ordnern wichtige Verträge, abgespeicherte Briefe, Gebrauchsanleitungen oder archivierte Rechnungen abgelegt sind?
Das neue Office-n-PDF ist ein PDF-basiertes Dokumentenarchiv für Microsoft Windows, das jeder Anwender sofort bedienen kann und das ein optimales Ordnungssystem auf dem eigenen Computer einrichtet.
Office-n-PDF archiviert Dokumente in allen gängigen Textformaten, darunter PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT oder HTML. Ein eigenes Add-In für Word stellt sicher, dass sich aktuelle Texte direkt aus der Textverarbeitung in das Dokumentenarchiv übernehmen lassen. E-Mails nimmt das Programm per Drag & Drop direkt aus Outlook entgegen. Alle archivierten Dokumente werden im nativen Format gespeichert, zusätzlich aber auch in das PDF-Format konvertiert. So liegen alle Texte in einem einheitlichen Format vor, das sich leicht auch an Externe weitergeben lässt.
Office-n-PDF 1.0: Verwaltet mehrere Versionen einer Datei
Office-n-PDF bietet viele nützliche Funktionen. So kann das System gleich mehrere Versionen einer Datei verwalten und sie bei Bedarf wieder zur Verfügung stellen. Außerdem ist es möglich, die Dokumente mit Kennwort zu versehen und zu verschlüsseln, sodass Unbefugte sie nicht öffnen und lesen können. Ein Dokumenten-Import-Assistent nimmt dem Anwender viel Arbeit ab: Er kann beliebig viele Dateien unterschiedlicher Formate in einem Rutsch einlesen.
Die Oberfläche der Software erinnert übrigens an das Informationsverwaltungsprogramm MemoMaster aus dem gleichen Haus: Sie zeigt eine hierarchisch gegliederte Struktur mit virtuellen Verzeichnissen, in die sich die einzelnen Dokumente hinzufügen lassen. Die integrierte PDF-Engine zeigt PDF-Dokumente direkt an - externe Viewer werden nicht benötigt.
Besonders wichtig für alle Anwender: Die erfassten Dokumente werden vollständig indexiert. So erlaubt es Office-n-PDF, eine Volltextsuche durchzuführen, die einzelne Texte besonders schnell wieder findet. Auch steht ein erweiterter Suchassistent bereit. Er ist dazu in der Lage, eine detaillierte Suche zu formulieren. Dabei können Operatoren wie "Und", "Oder" und/oder "Nicht" miteinander kombiniert werden. Eine Verschlagwortung der Dokumente sorgt ebenfalls für eine bessere Wiederauffindbarkeit der Dokumente.
Office-n-PDF 1.0: Die wichtigsten Funktionen im Überblick
- Archivierung und Indexierung von Dokumenten (Adobe-PDF, Microsoft Word, Rich Text, Text, HTML, Outlook-E-Mails)
- 128 Bit AES verschlüsseltes und komprimiertes Dokumentenarchiv
- Im- und Export-Assistent
- Verwaltung der archivierten Dokumente in bewährter Baumstruktur
- Checkin/Checkout mit Dokumentenhistorie
- Dokumentenübergreifende Schlagwortliste
- Volltextsuche, Und-/Oder-Suche, Such-Assistent
- Erstellen und gemeinschaftliches Öffnen mehrerer Dokumentendatenbanken
- Einfaches und datenbankübergreifendes Verschieben per Drag & Drop
- Mehrere hundert Kennungssymbole zur optischen Kategorisierung
- Notiz-, Legenden- und Zeichenwerkzeuge
- Verfallsdatum für archivierte Dokumente
- Erzeugung von Microsoft-Outlook-Elementen (als E-Mail, Aufgabe oder Termin)
- Geöffnetes Dokument merken
- Ohne Umwege direktes Archivieren aus Microsoft Word heraus
- Datenbankübergreifendes Duplizieren
- Kennwortschutz mit Datenbankverschlüsselung
- Dateiverknüpfungen
- Benutzer-/Rechteverwaltung (Professional-Edition)
- Archivierung von Dokumentenanhängen (Professional-Edition)
- Favoritenverwaltung
- Unterstützt in der Professional-Edition zusätzlich den Microsoft SQL-Server
Office-n-PDF 1.0: Drei Editionen für jeden Bedarf
Office-n-PDF steht in drei Editionen zur Verfügung. So kann sich jeder Anwender genau die Version zulegen, die am besten zu den eigenen Anforderungen passt.
Heimanwender nutzen so etwa die Private-Edition für 39 Euro. Für den versierten Anwender und auch im Business-Bereich kommt die Small-Business-Edition ab 49 Euro zum Einsatz. Sie kann an maximal acht Arbeitsplätzen eingesetzt werden. Die Professional-Edition kostet 92 Euro, unterstützt den Einsatz des Microsoft SQL-Servers und bietet zusätzlich ein Administrationsmodul zur Benutzer- und Gruppenverwaltung für ein effektives Rechtemanagement. (4678 Zeichen, zum kostenlosen Abdruck freigegeben)
Produktwebseite: http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/
Genaue Funktionsliste: http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/details.htm
Demofilme: http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/demofilme.htm
Preisliste: http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/preisliste.htm
Download: http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/download.htm
