(openPR) Ordnung ist das halbe Leben. Wer fortan nicht mehr lange suchen möchte, fasst seine Dokumente, E-Mails und sonstigen Dateien im Dokumenten-Managementsystem Office-n-PDF zusammen. Dateien lassen sich hier ganz leicht importieren und dabei einheitlich als PDF ablegen. Die neue Version 2.0 integriert nun auch die analoge Welt. Mit der Scan-Funktion lassen sich papierne Dokumente einlesen. Die neue OCR-Texterkennung wandelt die Inhalte gleich in durchsuchbare Dokumente um.
Kurz zusammengefasst:
- Windows-Tool Office-n-PDF 2.0 ist erschienen
- PDF-basiertes Dokumentenarchiv
- Wandelt Dokumente und E-Mails in PDF-Dateien um
- Add-In zur Dokumentenübernahme aus Microsoft Office
- Vollständige Indexierung aller importierten Daten
- NEU: Unterstützt viele neue Dateiformate
- NEU: Add-Ins jetzt auch für Outlook, Excel und PowerPoint
- NEU: Generischer PDF-Druckertreiber
- NEU: Digitalisiert via Scanner auch analoge Dokumente
- NEU: OCR-Texterkennung für PDFs und Bilddateien
- NEU: Unterstützung von PDF-Lesezeichen
- Preis: ab 39 Euro
- Link: http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/
Das Papier hat ausgedient. Immer mehr Unternehmen verzichten auf die laufenden Meter mit Aktenordnern im Regal, die Geschäftsschreiben für die Nachwelt bündeln. Besser ist es, Rechnungen, Verträge und Angebote digital im Rechner zu verwalten. Als Ordnungs- und Verwaltungssystem bietet sich hier die Windows-Software Office-n-PDF an. Sie liegt ab sofort in der Version 2.0 vor.
Office-n-PDF: Dokumentenmanagementsystem mit einheitlicher PDF-Archivierung
Office-n-PDF, so viel muss man erklären, ist ein Dokumentenmanagementsystem für Dokumente jeglichen Formats, das seine Daten hierarchisch organisiert und in einer visualisierten Ordnerstruktur ablegt. So ist es ein Leichtes, ein ganz eigenes Gliederungssystem aufzubauen.
Office-n-PDF importiert Texte und Dateien aus beliebigen Windows-Anwendungen und übernimmt E-Mails direkt aus Microsoft Outlook. Die Datensätze werden dabei einheitlich ins PDF-Format umgewandelt. In der Folge ist es auch eine Selbstverständlichkeit, bereits vorhandene PDF-Dokumente in das Programm zu übernehmen. Es ist aber auch möglich, die verwalteten Daten jederzeit im Originalformat inklusive Versionshistorie zu überarbeiten.
Office-n-PDF erfüllt hohe Ansprüche. Das Programm bietet ein Checkin- und Checkout-Verfahren, kümmert sich um eine Validierung, setzt eine vollständige Indexierung für die Volltextsuche um und stellt Notiz-, Zeichen- und Kommentarfunktionen bereit. Eine AES-Verschlüsselung stellt sicher, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten haben. Eine Passwortabfrage gibt das Programm nur für autorisierte Anwender frei.
Office-n-PDF 2.0: Neue Version mit Scan-Modul und OCR-Texterkennung
Office-n-PDF geht in der neuen Version 2.0 den nächsten Schritt und erlaubt es nun auch, die analog vorliegenden Dokumente zu digitalisieren. Zu diesem Zweck steht ein Scan-Modul bereit, das die Seiten einliest und in eine archivierbare Form überführt. Ganz besonders wichtig ist an dieser Stelle die OCR- Texterkennung. Diese wandelt den statischen Scan in einen durchsuchbaren Text. So können die eingescannten Dokumente noch weiterbearbeitet und neu verwendet werden. Auf diese Weise ist es ein Leichtes, die alten Aktenberge abzubauen und wirklich sämtliche Daten im Rechner zu verwalten.
Auch sonst hat sich einiges getan. Ein Add-In für den Direktimport gibt es nunmehr nicht nur für Word. Ab sofort lassen sich Dokumente auch direkt aus Outlook, PowerPoint und Excel in die Dokumentenverwaltung übernehmen.
Office-n-PDF 2.0 unterstützt nun auch deutlich mehr Dateiformate als vorher. Die Daten lassen sich aus jedem Datei- oder Mail-Verzeichnis heraus in das Programm übernehmen. Außerdem gibt es einen neuen generischen Druckertreiber, der aus jeder Windows-Anwendung heraus neue PDFs generiert. Bilder, Grafiken, Web-Dateien - nichts bleibt mehr "un-importiert". Ab der Version 2.0 können auch Windows-fremde Formate eingelesen werden. Ein neuer Import-Assistent kümmert sich um das Erfassen größerer Datenmengen, gern auch von ganzen Ordnerstrukturen.
Über die integrierte Volltextsuche können sekundenschnell Recherchen nach Dokumententitel, Inhalt, Beschreibung, Verfasser, Kommentaren, Schlagworten usw. durchgeführt werden. Bilder und PDF-Dokumente können ab der Version 2.0 ebenfalls mithilfe der integrierten Texterkennung durchsucht werden.
Besonders hervorzuheben ist die neu umgesetzte Unterstützung von PDF-Lesezeichen. So können die in einem PDF-Dokument vorhandenen anklickbaren Lesezeichen auch in Office-n-PDF weiterhin genutzt werden, um eine Navigation innerhalb des Dokuments zu erleichtern.
Office-n-PDF 2.0: Drei Versionen für jeden Geschmack
Office-n-PDF gibt es in drei Editionen. So kann sich jeder Anwender genau die Version anschaffen, die seinen Ansprüchen genügt. Heimanwender nutzen die Private-Edition für 39 Euro. Für den Anwender aus dem Business-Bereich kommt die Small-Business-Edition ab 59 Euro zum Einsatz. Sie kann an maximal fünfzehn Arbeitsplätzen eingesetzt werden. Die Professional-Edition kostet 99 Euro, unterstützt den Einsatz des Microsoft SQL-Server und bietet zusätzlich ein Administrationsmodul zur Benutzer- und Gruppenverwaltung für ein effektives Rechtemanagement.
Eine Demoversion darf 30 Tage lang auf dem eigenen Rechner ausprobiert werden.
(ca. 5.850 Zeichen, zum kostenlosen Abdruck freigegeben)
Wichtige Links:
Homepage: http://www.jbsoftware.de/
Produktinformationen: http://office-n-pdf.jbsoftware.de/
Die Kernfunktionen: http://office-n-pdf-details.jbsoftware.de/
Alle neuen Funktionen: http://Neues-in-Office-n-PDF.JBSoftware.de/
YouTube-Video: http://www.youtube.com/watch?v=n1XdbfXJMIM/
Download: http://office-n-pdf-download.jbsoftware.de/
