(openPR) Office-n-PDF archiviert Dokumente nach den neuesten Grundsätzen des Bundesfinanzministeriums. Die Dokumentenverwaltung wandelt dabei Dokumente, E-Mails und Scans einheitlich in das PDF-Format um. Mittels OCR-Texterkennung können Scans in eine editierbare Textform gebracht werden. Die neue Version 3.0 hebt die Software auf den nächsten Level - mit der Verwaltung von Metadaten sowie der revisionssicheren Langzeitarchivierung dank PDF/A-Unterstützung und Signatur.
Kurz zusammengefasst:
- Update: Office-n-PDF 3.0 für Windows ist da
- PDF-basiertes Dokumentenarchiv
- Wandelt Dokumente und E-Mails in PDF-Dateien um
- Mit PDF-Scanner und PDF-Druckertreiber
- Vollständige Indexierung aller importierten Daten
- NEU: PDF/A-Support inklusive Verwendung der elektronischen Signatur
- NEU: Texterkennung unterstützt Englisch (weitere Sprachen in Vorbereitung)
- NEU: Metadaten-Editor
- NEU: Elektronisches Stempeln von Dokumenten
- Preis: ab 39 Euro
- Link: http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/
Schluss mit überfüllten Aktenordnern, Zettelwirtschaft und mühsamer Papierablage. Das Windows-Programm Office-n-PDF übernimmt alle wichtigen Dokumente in den Computer und verwaltet sie hier ebenso übersichtlich wie effizient. Anstatt zahlloser Aktenordner wird so nur noch ein wenig Festplattenspeicher benötigt.
Das Dokumentenmanagementsystem importiert Dokumente in vielen Formaten, scannt Papier-Unterlagen ein, importiert E-Mails aus Outlook und nutzt Office-Add-Ins zur sofortigen Textübernahme aus Word, Excel oder PowerPoint. Alle Dokumente werden ins gängige PDF-Format konvertiert und im Programm hierarchisch sortiert abgelegt, sodass allein die bewährte Baumstruktur für ein schnelles Wiederfinden wichtiger Dokumente sorgt. Diese lassen sich auch jederzeit wieder ins ursprüngliche Originalformat zurückverwandeln.
Außerdem bietet Office-n-PDF ein Checkin-/Checkout-Verfahren, setzt auf Wunsch ein Verfallsdatum und zeigt - jetzt neu - auch den Ablauf des Verfalls an. Außerdem stellt das Programm eine vollständige Indexierung für die Volltextsuche und eine Notiz-, Zeichen- und Kommentarfunktion bereit. Office-n-PDF unterstützt die sichere Speicherung der Dokumente mit symmetrischen 128-Bit-Schlüsseln gemäß dem Advanced Encryption Standard (AES). Mit der Professional-Edition kann mit der individuellen Bestimmung der Zugriffsrechte somit der Zugriff auf sämtliche Dokumente gesteuert werden. Unternehmen können so mit mehreren Mitarbeitern gemeinsam in der Dokumentendaten¬bank arbeiten und ressourcenbasierte Zugriffsrichtlinien festlegen.
Office-n-PDF 3.0 mit Metadaten-Editor, PDF/A-Archivierung und Sprachenunterstützung bei der OCR-Texterkennung
Ab sofort liegt die neue Version 3.0 von Office-n-PDF vor. Sie bietet u.a. die folgenden Neuerungen:
- OCR-Texterkennung spricht Englisch: Die OCR-Texterkennung kann die Buchstaben eines gescannten Dokuments auslesen und somit den Scan in einen editierbaren Text verwandeln. Ab sofort versteht die Texterkennung auch Englisch. Weitere Sprachen werden folgen.
- Scannen im Batch-Verfahren: Ab sofort liegt eine schnellere und bessere Scan-Engine vor. Nun kann das Programm mehrere und dabei gern auch beidseitige Dokumente in einem Rutsch scannen. Erst danach erfolgt die individuelle Trennung. Eine Trennblatterkennung sorgt dafür, dass automatisch mehrere Dokumente erzeugt werden. Diese lassen sich auf Wunsch mit oder ohne OCR-Texterkennung speichern.
- Scanner-Profile: Die neue Version erlaubt es, unterschiedliche Scanner-Einstellungen in Profilen zu speichern. Außerdem ist es möglich, den Scan-Titel mittels Variablen vorzukonfigurieren.
- Revisionssicheres Archivieren: Bereits ab der Standard-Version ist es nun möglich, Dokumente revisionssicher und rechtskonform zu archivieren. Dafür verwendet die Software das PDF/A-Format - optional mit digitaler Unterschrift. Die einmal erstellten Dokumente können nicht mehr verändert werden. Somit entspricht Office-n-PDF den erst seit 1. Januar 2015 gültigen neuen Grundsätzen des deutschen Bundesfinanzministeriums (BMF) zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
- Drag-n-Drop: Dokumente lassen sich nun mit der Maus aus Office-n-PDF heraus in eine Fremdanwendung ziehen, um sie im gewünschten Programm zu öffnen oder per E-Mail zu verschicken.
- Metadaten-Editor: Ab sofort ist es möglich, passend zu den archivierten Dokumenten auch Metadaten in eigens konfigurierten Feldern zu erfassen. Diese helfen dabei, die Dokumente strukturiert mit weiteren Ordnungsmerkmalen zu verwalten, zu gliedern und - via Metasuche - zu durchsuchen.
- Stempelfunktionen: Es stehen verschiedene Stempel zur Verfügung, die sich per Mausklick auf ein verwaltetes PDF stempeln lassen. So ist es etwa möglich, den aktuellen Status eines Dokuments auf einen Blick zu definieren.
Office-n-PDF wartet in der neuen Version mit vielen weiteren Finessen auf, wie z. B. der optionalen alphabetischen Sortierung der Baumstruktur, der Erstellung von Hyperlinks für externe Anwendungen oder der Selektion mehrerer Dokumente sowie das Zuordnen gemeinsamer Schlagwörter, das Versenden per E-Mail oder das Ein- und Ausblenden der Kennungssymbole in der Ordnerliste.
Office-n-PDF 3.0: Drei Versionen für jeden Geschmack
Office-n-PDF gibt es in drei Editionen, so dass jeder Anwender die Version für seine individuellen Ansprüche auswählen kann. Private Anwender nutzen die Private-Edition für 39 Euro. Für Poweruser und kommerzielle Anwender kommt die Standard-Edition ab 69 Euro zum Einsatz. Sie kann an maximal fünfzehn Arbeitsplätzen eingesetzt werden. Für den professionellen Einsatz mit Verwendung einer Rechte- und Benutzerverwaltung bietet sich die Professional Edition für 109 Euro an. Eine Testversion darf 30 Tage lang auf dem eigenen Rechner ausprobiert werden.
(ca. 6.400 Zeichen, zum kostenlosen Abdruck freigegeben)
Wichtige Links:
Homepage: http://www.jbsoftware.de/
Produktinformationen: http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/
Kernfunktionen: http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/details.htm
Neue Funktionen: http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/NeueFunktionen.htm
Demonstrationsfilme: http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/demofilme.htm
Download: http://www.jbsoftware.de/download.htm
