(openPR) Eine flexible Plattform inklusive digitaler Signatur zum Rechnungsversand über Fax, EDI oder dem vom Empfänger geforderten Datenformat.
Düsseldorf, Mai 2010. Eine flexible Plattform inklusive digitaler Signatur zum elektronischen Rechnungsversand per E-Mail mit gesichertem Zustellnachweis in dem vom Empfänger geforderten Datenformat wünschen sich viele Unternehmen. Mit Topcom haben sie dafür einen zuverlässigen und kompetenten Lösungspartner gefunden.
Laut einer Studie der Universität Hannover wurden im Jahr 2008 ca. sechs Milliarden Rechnungen von Unternehmen in Deutschland auf dem Postweg versandt. Bei einer Umstellung auf elektro-nischen Rechnungsversand könnten nach einer Expertise der beauftragten Wirtschaftsinformatiker Einsparpotenziale von 80 bis 90 Prozent ausgeschöpft werden. Die wenigsten Unternehmen jedoch nutzen derzeit diese Möglichkeit und verschenken damit gesamtwirtschaftlich gesehen ca. 54 Milliarden Euro pro Jahr.
Die meisten Unternehmen verschicken ihre Rechnungen auf traditionellem Weg als Papierrechnung. Die Rechnungen werden erstellt und ausgedruckt, versandfertig gemacht und per Post verschickt. Dies ist aber nicht nur teuer, bezogen auf die Porto- und Verarbeitungskosten, es dauert auch einige Tage bis die Rechnung zugestellt ist. Und ob Sie auch wirklich beim Empfänger angekommen ist, kann der Versender nicht automatisch überprüfen.
Mit der Topcom-Lösung zum elektronischen Rechnungsversand sind diese Nachteile auf einen Schlag gelöst, denn die Rechnungen werden – nachdem sie im ERP oder CRM erzeugt wurden – signiert, archiviert und anschließend per E-Mail mit gesichertem Zustellnachweis in dem vom Empfänger geforderten Datenformat (EDI, PDF, XML, IDOC, CSV, etc.) elektronisch übermittelt.
Eindeutiger Rechtsnachweis über Empfang
Ein großer Vorteil, der sich neben der Kosteneinsparung für die wegfallenden Verarbeitungs- und Portoaufwendungen ergibt, ist die digitale Archivierung und die Nachvollziehbarkeit der Übermittlung durch eindeutige Zustell- und Empfangsnachweise, denn das Topcom-System gibt exakte Auskunft darüber, wann das Dokument vom Empfänger zur Kenntnis genommen wurde.
Wird eine Rechnung über einen definierten Zeitraum nicht abgerufen, dann kann der Vorgang eskaliert und weitere Maßnahmen eingeleitet werden. Diese greifen schnell und effizient und sind dem herkömmlichen Ablauf deutlich überlegen.
Hoher Nutzen auch für den Rechnungsempfänger
Auch der Empfänger der papierlosen Rechnung profitiert von e-Invoice. Der Wegfall der manuellen Erfassung sorgt für einen schnelleren Durchlauf und eine bessere Nutzung von Skonti. Je nach Empfänger ist auch eine direkte Einleitung in dessen Rechnungseingangsprozess möglich und die Dokumente sind durch die digitale Signatur sofort samt Prüfbericht rechtsverbindlich archivierbar.
Hat das Unternehmen sich für eine digitale Lösung entschieden, ist es auch für die Zukunft bestens gewappnet. Denn heute fordern bereits viele Kunden den Erhalt der Rechnung auf digitalem Wege.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Schneller Durchlauf durch automatisierte Prozesse
- Eindeutige Zustell- und Empfangsnachweise
- Komplettsystem aus einer Hand
- Automatisierte Eskalationsprozesse
- Zentrale Administration und Kostenerfassung
- Compliance-konform durch konstante Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses
- Mehr Optionen in der Weiterverarbeitung für den Empfänger
- Kurzfristige Amortisation, hohes Einsparpotenzial
