(openPR) Karlsruhe, 03. Dezember 2009. Heute, 3. Dezember 2009, starten die ehemaligen 1&1-Vorstände Andreas Gauger und Achim Weiß den öffentlichen Beta-Test eines neuen Internetservices, der Hilfe bei der Aufbewahrung und dem Wiederfinden elektronischer Dokumente verspricht. Nicht nur, dass Unterlagen mit geringem Aufwand abgelegt und sortiert werden können, auch die bislang zeitraubende Suche im Nachhinein bleibt Nutzern mit dem Dienst „Finalfolder“ erspart: Mit einer neuen Suchtechnologie wird das Wiederfinden vorher abgelegter Dokumente deutlich erleichtert.
Wichtige Dokumente und Dateien kommen als E-Mails bei uns an, die große und kleine Anhänge mit vertraulichen und wichtigen Informationen enthalten. Doch wohin mit all den Dokumenten? Jeder entwickelt seine eigene Ordnungsstruktur, deren Aufbau und Pflege jedoch Zeit und Disziplin erfordert. Bei der Suche nach exakt einem Dokument hat man dann trotzdem öfter Schwierigkeiten, es wieder zu finden. Genau an dieser Stelle setzen Gauger und Weiß mit ihrem Archivierungsservice „Finalfolder“ an. „Mit ‚Finalfolder’ kann man seine Dokumente innerhalb kurzer Zeit nicht nur ablegen, sondern auch sehr schnell und sicher wiederfinden. Das erleichtert den Alltag enorm, da man sich so nicht mehr selbst um eine Ordnungsstruktur kümmern muss“, erklärt Andreas Gauger.
Schnell und einfach: E-Mail schicken, Dokumente finden
Die Nutzung von „Finalfolder“ ist von jedem E-Mail-fähigen Gerät (PC, Notebook, Handy etc.) sofort möglich. Der User schickt, typischerweise per „Weiterleiten“, einfach und ohne Voranmeldung seine Dokumente an die E-Mail-Adresse
. Nach dem ersten Einsenden von Dokumenten wird der User vom „Finalfolder“-System kurz nach einem Passwort zur Sicherung seines Dokumenten-Archivs befragt und schon kann der Dienst genutzt werden. Die Installation einer Software auf den Geräten des Users ist nicht erforderlich. Alle Dokumente, d.h. E-Mails und all ihre Anhänge, werden vollautomatisch indiziert, kategorisiert und dauerhaft gesichert. „Finalfolder“ verwendet aufwändige Indizierungsmechanismen, um die spätere Suche nach Dokumenten zu erleichtern. So werden alle wichtigen Dokumentformate erkannt und jedes einzelne Wort innerhalb der Dokumente, ähnlich wie bei einer Internet-Suchmaschine, indiziert.
Eine besondere Funktion „Finalfolders“ ist die Verknüpfung von Personen und Dokumenten. „Finalfolder“ erstellt zu diesem Zweck automatisch eine Datenbank mit allen Kontakten des Users, die mit den Dokumenten in Verbindung stehen. Bei der späteren Suche nach bestimmten Unterlagen beschleunigt dieses Wissen besonders das Wiederfinden der gesuchten Datei. „Wenn die Suche nach dem Wort ‚Angebot’ 100 Suchergebnisse erzeugt, kann der User mit einem Klick auf einen seiner Kontakte die Suchergebnisse auf alle Angebote an einen speziellen Kunden einschränken. So findet er das richtige Angebot in Sekundenschnelle“, erklärt Achim Weiß seine innovative Suchtechnologie. Auf Wunsch kann der User Dokumente auch mit persönlichen Labels versehen, wie z. B. „Versicherungen“, „Auto“ etc.
Sobald die Dokumente wieder benötigt werden, ist der Zugriff weltweit mit jedem internetfähigen Gerät mit einem Browser möglich. Nach dem Login steht das „Finalfolder“-Dokumenten-Suchsystem zur Verfügung, das jedes gewünschte Dokument in maximal 30 Sekunden wiederfindet. Um sich in den Ergebnissen der Suche noch leichter zurecht zu finden, werden dem User zusätzlich Ausschnitte aus den Dokumenten und kleine Vorschaubilder angezeigt.
Für jedes bei „Finalfolder“ eingelagerte Dokument stehen verschiedene Optionen zur Wiederverwendung zur Verfügung. Der Nutzer kann sich das Dokument entweder per E-Mail zurückschicken lassen oder die Dokumente direkt im Webbrowser downloaden. Hierbei können bei Bedarf fast alle gängigen Dokumentformate in ein PDF umgewandelt werden. Auch ein direktes Öffnen und Darstellen innerhalb des Webbrowers ist möglich.
