(openPR) - Einfache Drag- und Drop-Funktion ermöglicht E-Mails und Anhänge in SharePoint mit passenden Metadaten zu archivieren
- Der dominierende Kommunikationsweg E-Mail wird besser für die Zusammenarbeit mit Dokumenten genutzt
Leonberg, 03. Juni 2019 – Harmon.ie wird ab sofort in der Rechtsabteilung von REHAU, einem führenden Hersteller für polymere Lösungen (u.a. im Automobilbereich), eingesetzt, um den Informationsaustausch einfacher und sicherer zu gestalten. REHAU schließt mit Hilfe von harmon.ie die SharePoint-Outlook-Lücke und führt damit kritische Dokumente zusammen: Die Kombination aus SharePoint-Dokumentenmappen und der harmon.ie-Metadatenverwaltung ermöglicht die einfache und schnelle Organisation von Informationen wie Fristen, Wiedervorlagen, Verhandlungen und anderen fallbezogene Daten. Effiziente Dokumentenprozesse sind mit dem Einsatz von harmon.ie´s E-Mail und Dokumentenmanagement gesichert.
Das internationale Unternehmen REHAU, führender Polymerspezialist in den Bereichen Automotive, Bau und Industrie, nutzte für die Rechtsabteilung in der Vergangenheit verschiedene Speichersysteme an mehreren Standorten, um große Mengen an sensiblen Dokumentationen und E-Mail-Korrespondenz abzuwickeln. Dabei erwiesen sich einige Bereiche in Punkto Arbeitseffizienz und Sicherheit als problematisch: E-Mails und Dokumente an verschiedenen Orten zu speichern bedeutete, dass Mitarbeiter viel Zeit für das Durchforsten nach Informationen aufwendeten. Unterschiedliche Fassungen von Dokumenten stellten ein Sicherheitsrisiko dar und sorgten für ein Dokumentenchaos. Über E-Mails abgewickelte Dokumenten-zusammenarbeit machte es schwer, die jeweils aktuelle Dokumentenversion festzustellen. Wichtige Dokumente waren in persönlichen Postfächern nicht mehr auffindbar, oder wurden nicht am richtigen Ort in SharePoint abgelegt, was die Arbeitsabläufe behinderte und damit die Geschäftsprozesse verlangsamte.
Um den Informationsaustausch einfacher und sicherer zu machen, war es für REHAU notwendig, SharePoint und Outlook zu kombinieren. „Wir haben unser Problem erkannt und uns für harmon.ie entschieden, denn die einfachen Drag & Drop-Funktionen, die harmon.ie den Benutzern anbietet, ermöglicht E-Mails und Anhänge in SharePoint mit den richtigen Metadaten zu archivieren“, so Christian Steier, Legal Digital Officer der REHAU Gruppe.
Seit der Einführung von harmon.ie kann die Rechtsabteilung von REHAU E-Mails und Dokumente einfach speichern und verwalten. Zuvor war es schwierig, alle Versionen von Dokumenten und E-Mails mit internen und externen Nutzern zu organisieren. Dokumente aus den Akten lassen sich einfach per Drag & Drop in den richtigen Ordner in SharePoint zur Aufbewahrung ziehen. Auf diese Weise entstand eine universelle File-Sharing-Infrastruktur, die den globalen Anforderungen entspricht.
Somit stehen für die Mitarbeiter der Rechtsabteilung, gleich an welchem Standort, nun alle Dokumente am richtigen Ort zur Verfügung, die Arbeitsprozesse sind dadurch optimiert und die Produktivität der Arbeitsplätze ab sofort hergestellt.
