(openPR) harmon.ie steigert die Arbeitsplatz-Produktivität über E-Mail-basierendes Informationsmanagement
Leonberg, 30. April 2019 - Mit der bloßen Einführung von Office 365 stellt sich nicht automatisch der effiziente digitale Arbeitsplatz ein, wie eine neue Anwenderstudie zeigt. Viele geschäftliche Nutzer sind mit der Tool-Vielfalt überfordert, das Informationsmanagement wird nicht konsequent gelebt. Wie sich intelligentes Informationsmanagement auf der Basis der vertrauten Outlook-E-Mail-Umgebung umsetzten lässt, zeigt harmon.ie.
Microsoft positioniert Office 365 als moderne Produktivitäts-Zentrale, mit Teams, SharePoint und den Office-Apps als neuen digitalen Arbeitsplatz. Doch wie die SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2019 herausfand, sind viele Unternehmensanwender im deutschsprachigen Raum mit dem Wust an Apps und neuartigen Arbeitsweisen überfordert.
So kommen aus dem ständig wachsenden Office 365-Portfolio mit über 20 Apps nur wenige regelmäßig zum Einsatz, wie die Befragung ergab. Ganz oben in Sachen Nutzungsgrad und Akzeptanz liegt die E-Mail-Anwendung Outlook, gefolgt von OneNote, OneDrive, Microsoft Teams und SharePoint. Sehr wenig zum Einsatz kommen hingegen Apps wie Delve, Stream und Bookings.
Auch die modernen Funktionen für Dokumentenmanagement, wie sie SharePoint schon seit Jahren bietet, überfordert nach wie vor viele geschäftliche Nutzer. Bei dreiviertel der befragten Anwender (73 Prozent) kommen zwar SharePoint-Bibliotheken als Dokumentenablage zum Einsatz, aber der hohe Einsatzgrad der längst totgesagten File-Server mit 55 Prozent spricht für sich. Als weitere Alternativen wurden OneDrive (42 Prozent), Teams Dokumente (29 Prozent) und zentrale DMS (22 Prozent) genannt.
Um die Schwellen für den Einsatz von SharePoint und Office 365 als intelligentes Informationsmanagement zu senken, bietet harmon.ie eine Erweiterung für Microsoft Outlook an. Damit können geschäftliche Anwender direkt aus ihrer vertrauten Arbeitsplatzumgebung Outlook alle Arten von Dokumenten nach SharePoint übertragen.
harmon.ie adressiert damit zwei Schlüssel-Defizite in Microsoft-Umgebungen:
- Ein Großteil aller geschäftsrelevanten Dokumente kommt über Outlook ins Unternehmen und bleibt dann sehr oft in den persönlichen Postfächern hängen.
- SharePoint fehlt bis heute eine einfach zu bedienende Schnittstelle, mit der die Anwender geschäftliche Dokumente und E-Mails schnell und mit Metadaten versehen ablegen können.
Die harmon.ie-Erweiterung für Microsoft Outlook findet beispielsweise bei der REHAU Gruppe in der Rechtsabteilung Anwendung: Der interne Prozess zur Speicherung und Weitergabe von Fallakten, Rechtsdokumenten und anderen wichtigen Daten wird damit optimiert und gestrafft, damit ist es möglich wichtige Informationen von allen Punkten an verschiedenen Standorten, einschließlich Microsoft SharePoint und Outlook, zusammenzuführen. Die Rechtsabteilung hat Niederlassungen in mehreren Ländern. Vor harmon.ie bedeutete dies mehrere Dateispeichersysteme an mehreren Standorten. Durch den Einsatz von harmon.ie innerhalb ihrer SharePoint- und Office-Umgebung hat die REHAU Gruppe bisher uneinheitliche Informationen an einem Ort zusammengeführt.
"Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine harmon.ie- und SharePoint-Lösung 95% oder fast 100% unseres Bedarfs deckt, sie ist viel kostengünstiger als eine spezialisierte Drittanbieterlösung", so Christian Steier, Legal Digital Officer der REHAU Gruppe.
Als Kernkomponente stellt harmon.ie eine Explorer-artige Outlook-Seitenleiste zur Verfügung. Die Anwender werden dabei mit weiteren Funktionen für intelligentes Informationsmanagement, wie automatischer Metadaten-Vergabe und Ordnungs-Schemata mittels Themen unterstützt.
