(openPR) kitExpert: Die moderne Open Source Kollaborationsplattform
Referent Dimitri Marx zeigte beim kitExpert-Vortrag am 1. März 2010 eindrucksvoll, wie viel effektiver man mit dem Dokumentenmanagement-System Alfresco seine Dokumente unternehmensweit verwalten und die Produktivität im Team verbessern kann. Er gab wertvolle Tipps und demonstrierte dies an einem Beispiel aus der Praxis. Es kamen überwiegend Informatiker und IT-Spezialisten, die viele fachspezifische Fragen stellten und rege diskutierten.
„In vielen Unternehmen herrscht Dokumentenchaos. Es gibt etliche voneinander unabhängige Datentöpfe wie E-Mail, lokale Verzeichnisse, Netzlaufwerke, Wikis und Blogs. Wertvolle Zeit geht auf der Suche nach dem Content verloren“ so Dimitri Marx, Technical Consultant bei SHI Elektronische Medien GmbH.
Welche Lösung bietet Alfresco an?
Das Open Source Enterprise Content Management von Alfresco stellt über eine leistungsstarke Dokumentenverwaltung hinaus die Kollaborationsplattform „Share“ bereit. Sie ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Informationen, die Zusammenarbeit in Teams/Communitys und die Automatisierung von Prozessen. Laut Marx soll eine Kollaborationsplattform im Bruchteil einer Sekunde über alle Datentöpfe und möglichst alle Formate suchen können. Und sie sollte in Arbeitabläufe die bestehenden Unternehmenswerkzeuge (Textverarbeitung, E-Mail, Datenbanken, CRM, usw.) einbinden lassen.
Die Vorteile von Alfresco liegen auf der Hand: Alle Inhalte sind mit der schnellen und intelligenten Volltextsuche über alle gängigen Formate wie PDF, PPT, EXL, DOC, E-Mail usw. auffindbar. Eine Historie ist verfügbar, d.h. kein Stand eines Dokuments geht verloren. Und intelligente Regeln können auf Verzeichnisse gelegt werden. Marx bringt folgendes Beispiel: „Wird ein Dokument in einem Verzeichnis abgelegt, kann es automatisch in ein anderes Format konvertiert und woanders abgelegt werden. Zudem ist Alfresco Share ein webgestütztes Kollaborationswerkzeug. Damit können nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Lieferanten problemlos eingebunden werden. Es bietet virtuelle und standortunabhängige Arbeitsgruppen. In einer Arbeitsgruppe können Dokumente, Kalender, Wikis, Blogs, Foren, etc. ausgetauscht werden. Bestehende Werkzeuge wie z. B. E-Mail-Programme oder MS Office können an die Kollaborationsplattform angebunden werden.“ Alfresco erlaubt die Automatisierung von individualisierbaren Arbeitsabläufen, zum Teil auch über Systemgrenzen hinweg. Um eine ganzheitliche Kollaboration zu ermöglichen, muss eine Plattform Integrationspunkte anbieten: Bei Alfresco existieren Anbindungen für Open Office, MS Office, E-Mail-Programme, SAP und viele andere.
Schnell verfügbares Wissen entscheidet also über unternehmerischen Erfolg. Die Open Source Kollaborationsplattform Alfresco und SHI legen die Basis dafür. Als Alfresco SI Gold Partner stellt SHI das Know-how für die Konfiguration und Integration individueller Lösung für das Enterprise Content Management.
kitExpert am 15. April 2010 im aiti-Park
Der nächste Vortrag im aiti-Park aus der Reihe kitExpert findet statt am 15. April 2010 von 17:00 bis 20:00 Uhr. Das Thema lautet: Verrechnungs-preisanalyse und Dokumentation – Beispiele für den Mittelstand. Mehr Infos dazu unter www.kit-network/events
