(openPR) „Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.“ Laozi
Schon Laozi erkannte die elementare Bedeutung von klaren und unmissverständlichen Zielen. Gerade im Projektgeschäft gewinnen Zieldefinitionen nochmals an Einfluss, da sie den Ausgangspunkt für den Aufbau der gesamten Projektplanung und Steuerung darstellen und somit einen wichtigen Bestandteil eines umfassenden Projektmanagements ausmachen.
In der Regel wird ein von allen Interessensgruppen (Mitarbeiter, Eigentümer und Kunden) getragenes Projektziel in zwei Schritten definiert. Im ersten Arbeitsschritt gilt es die Informationen zum Projektkontext auszuwerten und sich ein klares Gesamtbild zu verschaffen. Im zweiten Arbeitsschritt bedarf es der Erreichung einer breiten Konsensbildung über die Projektziele bei allen Projektbeteiligten.
Im Zuge der Informationsauswertung sind Schlüsselqualifikationen wie
• analytisches Denkvermögen,
• Abstraktionsfähigkeit sowie
• Mut und Konfliktfähigkeit unabdingbar.
Sinnvollerweise verschafft sich der Projektleiter in dieser Phase ein Gesamtbild über die Ausgangssituation, da nur auf selbiger Basis eine belastbare Zieldefinition möglich ist. Hierbei werden Informationen hinsichtlich gesetzter Prioritäten, vorhandener Freiheitsgrade und der gelebten Unternehmenspolitik, um nur einige Beispiele zu nennen, gesammelt und ausgewertet. Ferner darf bei der Zieldefinition nicht außer Acht gelassen werden, dass ein qualifiziertes Projekt gewissen Anforderungen genügen muss.
In erster Linie muss ein Projekt die Erwartungen und Bedürfnisse der Interessensgruppen in vollem Umfang erfüllen. Zusätzlich sollte die Zieldefinition eines jeden Projektes dreidimensional erfolgen. So gilt es neben den eigentlichen Projektergebnissen auch die Kosten und den Zeitfaktor mit einzubeziehen. Die besten Ergebnisse bringen nicht den gewünschten Erfolg, wenn die Kosten oder aber auch der zeitliche Rahmen aus dem Ruder laufen.
Im zweiten Arbeitsschritt gilt es einen breiten Konsens über die Projektziele zu erreichen. Vorab sollte jedoch geklärt werden, inwieweit eine Konsensbildung über die Projektziele erforderlich beziehungsweise möglich ist. Sofern sich alle Interessensgruppen einig sind, die gewünschten Projektergebnisse mit den verfügbaren Ressourcen übereinstimmen oder auch der Auftraggeber keine Zieländerung zulässt, ist eine Konsensbildung nicht mehr erforderlich.
Im Falle von unterschiedlichen Auffassungen über Projektziele beziehungsweise Projektergebnisse oder auch existierenden Deltas zwischen den Erwartungshaltungen und den verfügbaren Ressourcen ist eine Konsensbildung unumgänglich.
Beginnend bei den Fragen der Projektbeteiligten, über Diskussionsrunden bis hin zur eigentlichen Konsensbildung werden in diesem Arbeitsschritt die Projektziele konkretisiert.
Die Einbeziehung aller Projektbeteiligten in die Bildung des Zielkonsenses hat sich dabei als wesentlicher Erfolgsfaktor erwiesen, um frühestmöglich mit der Teambildung zu starten. Im Verlauf der Konsensbesprechung werden alle Beteiligten gehört, können ihren Standpunkt konstruktiv vertreten und sich gegebenenfalls von den Meinungen der anderen Beteiligten überzeugen lassen. Es bietet sich darüber hinaus bei der Konsensbesprechung an, dass der zuständige Projektleiter in die zusätzliche Rolle des Moderators schlüpft und gegebenenfalls aufkommende Konflikte unter den Beteiligten schlichtet. So wird letztlich gemeinsam eine Zielsetzung erarbeitet, die alle Beteiligten aktiv verwirklichen wollen. Nach erfolgreichem Abschluss der Konsensbildung und der damit abgestimmten Projektzieldefinition kann mit einer detaillierten Projektplanung begonnen werden.
