GDPdU in Vorsystemen - Progressive und Retrograde Prüfung

(openPR) Soweit in Vorsystemen buchungsrelevante Daten vorliegen, unterliegen diese nach Auffassung des BMF auch dem Datenzugriff der Finanzverwaltung.

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann und die Geschäftsvorfälle retrograd und progressiv prüfbar sind. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Für jede Buchung eines Geschäftsvorfalls ist ein eindeutiger Beleg erforderlich. Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die Grundaufzeichnungen zu den Konten und schließlich zur Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.

Der eindeutige Beleg entsteht in der Regel in einem Vorsystem, während nachgelagerte Systeme, wie Finanz- oder Lohnbuchhaltungssysteme, verdichtete Daten aufnehmen. Ein Beispiel wäre eine Zeiterfassung, welche zur Grundlage der Lohnberechnung herangezogen wird oder ein Kassensystem, das Tagesumsätze an ein Buchhaltungssystem meldet.

Ein GDPdU-Workshop, wie ihn die hsp GmbH in Norderstedt anbietet, ermittelt, welche vorgelagerten Systeme in das Archivierungskonzept aufgenommen werden müssen. Ferner werden in diesem Workshop die Aufgaben und deren Komplexität, der Verlauf und der Aufwand eines GDPdU- Projekts besprochen.