(openPR) E-Mails effizient zuordnen und sichern – Spezialisten zeigen, wie’s geht
Bonn. Die E-Mail als Kommunikationsmittel ist aus heutigen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. So erhalten Studien zufolge über 80 Prozent der Unternehmen in Deutschland Kundenanfragen und Angebote per E-Mail zugeschickt. Ebenso finden sich Bestellungen, Rechnungen und Verträge im elektronischen Posteingang. Die Vielzahl geschäftsrelevanter E-Mails und Dateianhänge wollen effizient bearbeitet, verwaltet und archiviert sein. Die elektronischen Speicher drohen sonst überzulaufen und ein zielgerichteter, rascher Zugriff auf gewünschten Schriftverkehr ist nicht möglich.
Wie Unternehmen ihre E-Mails in den Griff bekommen, zeigen zwei Workshops des VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. am 20. Mai in der IHK Leipzig und am 27. Mai in der IHK Berlin. Zielgruppe sind IT-Leiter sowie Verantwortliche und Mitarbeiter rund um das elektronische Dokumenten- und E-Mail-Management in Organisationen, die sich über die Möglichkeiten und Erfordernisse der effizienten E-Mail-Verwaltung informieren wollen oder eine entsprechende Systemeinführung planen.
Den meisten Verantwortlichen in den Unternehmen ist die zunehmende Relevanz der elektronischen Post bewusst. Doch die Verwaltung und Nutzung der wertvollen Informationen macht ihnen zu schaffen. Sie suchen nach Möglichkeiten des logischen Managements und vor allem der einfachen Suche nach E-Mails und deren Anhängen. Ebenso ist es notwendig, E-Mails in die Geschäftsprozesse einzubinden. Viele Unternehmen sehen ferner mit Sorge, dass sie nationale handels-. und steuerrechtliche Regularien wie GdPDU, GoBS, GOB, HGB und AO (Abgabenordnung) sowie vor allem internationale Vorschriften wie Basel II oder Sarbanes Oxley erfüllen müssen, ihren Geschäftsverkehr per E-Mail aber nicht ausreichend dokumentieren und belegen können.
Dazu Thomas Zellmann, Leiter der VOI-Regionalgruppe Ost: „Es hat sich eine breite Schere aufgetan zwischen dem einerseits durchaus vorhandenen Bewusstsein über die Notwendigkeit eines effizienten E-Mail-Managements, und der Tatsache, dass im Schnitt nur sieben Prozent aller Unternehmen eine entsprechende Lösung produktiv einsetzen. Hier setzen wir mit unseren Workshops an und zeigen auf, wie man Regeln, Strategien und Technologien für das E-Mail-Management zu einem funktionierenden Ganzen zusammenführt.“
Die herstellerneutralen VOI-Workshops verdeutlichen an Hand neun kompakter Vorträge konkret, welche Aspekte bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung wichtig sind, wie man sie am besten organisiert, in bestehende Prozesse und Systeme integriert und welche Archivformate zu bevorzugen sind.
Start der Workshops ist jeweils 10:00 Uhr, das Ende ist für jeweils ca. 16:30 Uhr geplant. In Vorträgen erfahren die Teilnehmer – nach einer ersten Einführung in das Thema – welche z. B. rechtliche Aspekte es zu E-Mails gibt. Weiter geht es um die Archivierungspflicht, GDPdU und die rechtliche Bedeutung von Signaturen. Andere Vorträge zeigen auf, wie mittels Portalen der E-Mail-Eingang klassifiziert, Spams aussortiert und wie sich die elektronischen Dokumente in digitale Akten integrieren lassen.
Nach der Mittagspause vertiefen die Referenten die Basisinformationen mit weiterführenden Vorträgen zu Daten- und Archivformaten für E-Mails und zu Signaturen. Eine Podiumsdiskussion rund um die rechtlichen Aspekte sorgt für zusätzliche Impulse zum Thema. Den Abschluss der jeweiligen VOI-Workshops bilden die Beiträge zu E-Mails im Kontext eines CRM Customer Relations Management - und eines DMS Dokumenten Management Systems mit Anwenderbeispielen aus der Praxis.
Daten und Anmeldung:
Leipzig: Dienstag, den 20. Mai 2008, in den Räumen der IHK Leipzig
Berlin: Dienstag, den 27. Mai 2008, in den Räumen der IHK Berlin
Die Teilnahmegebühr beträgt 75,- €. Mit inbegriffen sind Handout, Mittagsimbiss und Kaffeepausen. Die vollständige Agenda und das Anmeldeformular sind unter www.voi.de, Menüpunkt „Termine“ zu finden.
