(openPR) Erstmals auf der SYSTEMS 2007
Bonn - Erstmals zeigt der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. auf der SYSTEMS 2007, wie Unternehmen ihre Geschäftspost schneller und vor allem kostensparend bearbeiten können. Hierzu ist in der Messehalle A2 ein Showcase aufgebaut, auf dem Besucher live verfolgen können, was heute bereits hinsichtlich der papierlosen Bearbeitung von Dokumenten möglich ist. Eingehende Papierdokumente werden gescannt, automatisch indexiert und zur weiteren Bearbeitung an die jeweiligen Abteilungen weiter geleitet – und dies vollständig digital. Das spart Zeit, Geld, Papier und beispielsweise auch Ärger mit dem Finanzamt. Denn Unternehmen können dadurch auch die gesetzlichen Anforderungen, die mit der Aufbewahrungspflicht digitaler Dokumente verbunden sind, erfüllen.
Die SYSTEMS 2007 findet vom 23. bis 26. Oktober 2007 in der Neuen Messe München statt.
Zum ersten Mal ist der VOI mit einem Showcase zur digitalen Postbearbeitung auf der SYSTEMS vertreten. Der Verband möchte mit seinem Auftritt insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen über die Nutzenpotentiale entsprechender Lösungen informieren. So geht es einerseits darum aufzuzeigen, dass diese Systeme nicht unbedingt über einen aufgeblähten Funktionalitätsumfang verfügen müssen, und andererseits darzulegen, dass die Investitionen in modernes Informationsmanagement häufig nicht so hoch wie angenommen sind.
Papierloses Arbeiten macht Unternehmen effizienter
Das Showcase „Digitale Postbearbeitung“ wurde vom VOI-Competence Center Postbearbeitung entwickelt. „Es zeigt, wie eine digitale Postbearbeitung die Arbeitsprozesse beschleunigt und Unternehmen damit Geld sparen“, sagt Hans D. Baumeister, einer der beiden Leiter des Competence Centers. Papierdaten und Inhalte müssen nicht mehr an unzähligen Stellen in die IT eingepflegt oder umgekehrt digitale Akten ausgedruckt werden. Einer Studie des Marktforschungsinstitutes Ovum zufolge stehen 80 Prozent der Informationen, mit denen Unternehmen heute arbeiten, auf Papier. Die Rationalisierungspotenziale sind entsprechend groß: Experten prophezeien dem Markt für Lösungen rund um die digitale Datenhaltung in den kommenden Jahren Wachstumsraten von bis zu 25 Prozent pro Jahr.
Live-Demonstration des digitalen Posteingangs
In dem Showcase „Digitale Postbearbeitung“ kann der SYSTEMS-Besucher live erleben, wie Dokumente, beispielsweise Rechnungen, Bestellungen, Bewerbungen oder Einladungen, die digitale Reise durch die Abteilungen antreten. Er kann dabei genau beobachten, was mit den Dokumenten an jeder Bearbeitungsposition geschieht:
Nach der Digitalisierung bringen intelligente Schrifterkennungs- und Klassifizierungsprogramme das Dokument auf den richtigen Weg. Sie erkennen zum Beispiel, ob es sich um eine Rechnung handelt, lesen Kopfdaten und Betragsfelder aus und leiten diese Informationen an den richtigen Sachbearbeiter weiter.
Sofort erscheint das digitalisierte Dokument auf dem Bildschirm der zuständigen Abteilung: In der Buchhaltung, im Vertrieb, Lager oder Einkauf. Ein ERP-System, wie beispielsweise SAP verbucht etwa eine Bestellung und erzeugt auf Wunsch automatisch die Bestätigung dazu. Elektronische Kopien der Belege wandern ins digitale Archiv. Und erst am Ende, beim Postausgang, bringt ein Drucker das Ergebnis des Prozesses wieder zu Papier. Alle Schritte dazwischen laufen vollständig elektronisch ab.
Sachkundige Berater und Experten des Competence Center Postbearbeitung des VOI führen den Messebesucher über den Parcours und erläutern die einzelnen Stationen.
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