(openPR) Einführung eines rechnergestützten Workflows zum Dokumentenmanagement bei der SCHOTT-Rohrglas GmbH in Mitterteich.
Das bisherige Dokumentenmanagement der SCHOTT-Rohrglas GmbH wurde in der Vergangenheit ausschließlich manuell bewältigt. Das heißt von der Erstellung eines Dokumentes über die Prüfung, Freigabe und Qualitätssicherung des Dokumentes. Der steigende Umfang aktueller Dokumente erforderte hohen Arbeitsaufwand aufgrund zahlreicher involvierter Beteiligter im Arbeitsprozess.
Eine Anforderung des Projektes ist die Lenkung eines Dokuments von der Erstellung über Prüfung bis zur Freigabe, Ablage und Herausgabe. Zur Vermeidung von Mißverständnissen bei unterschiedlichen Dokumentenarten und -ständen, sorgt der Dokumentenlenkungsprozess dafür, dass nur mit einer bestimmten Dokumentenvorlage gearbeitet werden kann.
sycat Workflow [Process Engine] wurde bei Schott Rohrglas GmbH eingeführt, damit Dokumente wie beispielsweise Worddokumente keine Umwege, sondern von der Erstellung bis hin zur Herausgabe einen festgelegten Weg im Unternehmen zurücklegen. Dadurch erreicht ein Dokument nur noch die Mitarbeiter, die für die Bearbeitung dieses speziellen Dokuments auch zuständig sind.
Es galt diesen Zeitaufwand zu minimieren – hiefür wurde eigens ein Dokumentenlenkungsprozess mit sycat Workflow entwickelt, damit Dokumente einen vorgegeben Weg von der Erstellung bis zur Veröffentlichung durchlaufen. Dabei sollten notwendige Korrekturschleifen effizient berücksichtigt werden, wobei gleichzeitig die Transparenz von Korrekturen im Dokument sicherzustellen war. Beim Zusammenspiel von sycat Workflow und sycat DokWeb [Document Manager] – mit intranetfähiger Lenkung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten – kann ein Dokument zielgerichtet koordiniert und veröffentlicht werden. Ebenfalls ist es möglich ein Dokument mit sycat DokWeb zur Änderung vorzuschlagen und auf diese Weise den Lenkungsprozess zu starten. sycat DokWeb und sycat Workflow ergänzen sich hierbei ideal.
Nutzen des Workflowsystems
• Benachrichtigung der beteiligten Personen über anstehende Aufgaben
• Verfügbarkeit und sicherer Transfer von Dokumentenvorlagen
• Transfer der Dateien zwischen den verschiedenen Laufwerken
• Dateisicherung auf Ablageserver, Auto-Nummerierung der Dokumente
• Automatische Revisionsüberwachung der Dokumente
• Dokumentation über Lenkungsinformationen mit automatischer Versionierung
Durch den Einsatz von sycat Workflow wird die Funktionsfähigkeit des Dokumentenlenkungsprozesses nahezu hundertprozent sichergestellt und ermöglicht einen schnellen, reibungslosen und standardisierten Prozessablauf.
Ebenfalls besteht die Möglichkeit der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aufgrund einer hohen Transparenz der Prozessablaufdokumentation.
Olaf Mibus, Leitung Marketing / PR
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binner IMS bietet ihren Kunden umfangreiche Beratungsleistungen in den unterschiedlichsten Branchen, die langjährig am Markt etablierte Prozessmanagementsoftware sycat sowie kundenspezifische, prozessorientierte Anwendungsentwicklung. Wir verstehen uns als Systemhaus für Managementlösungen, das sowohl reine Beratungsprojekte durchführt, als auch durch die Prozessmanagementsoftware sycat datenbankgestützte Organisations- und Prozessgestaltung anbietet. Mit der Integration unserer Beratungsergebnisse und Ihrer optimierten Prozesse in einem hoch performanten Workflowsystem gestalten wir für unsere Kunden individuelle Lösungen in ereignisorientierten Prozesslandschaften.
Auf Grund der langjährigen Erfahrung unserer Mitarbeiter in der Organisations- und Managementberatung liegen unsere Kernkompetenzen in der Einführung Integrierter Managementsysteme nach den unterschiedlichsten Normanforderungen wie beispielsweise DIN EN ISO 9001, TS 16949, QS 9000, EFQM, SOX, HACCP und IFS sowie spezifischer Anforderungskataloge aus dem Gesundheitswesen. Ergänzend dazu führen wir Prozesszeiten-, Prozesskosten- und Prozesspotenzialanalysen sowie Prozesssimulationen für die Implementierung von Best Practice Abläufen durch. Einen einzigartigen Effizienzgewinn für unsere Kunden bieten wir über unsere Business Process Management-Lösung Process Engine, einem plattformunabhängigen Workflowsystem.
