(openPR) Schnittstelle von TNCS verbindet Kopiergerät mit Dokumentenmanagement
Der Spezialist für Informations-Management TNCS aus Mainz hat mit dem Xbs-Document-Center eine schnell integrierbare Lösung für Dokumentenmanagement und Archivierung entwickelt. Das System baut auf vorhandener Soft- und Hardware auf, ergänzt notwendige Komponenten und schafft somit bei minimalem Aufwand maximalen Nutzen für den Arbeitsablauf.
Die Funktionsweise ist denkbar einfach: Papierene Dokumente werden beispielsweise auf einem OSA (Open Systems Architecture) Sharp Multifunktionsgerät mit Netzwerk-Scanner Funktion eingelesen. Durch die Integration des Gerätes in das Dokumentenmanagement mittels Xbs-Document-Center kann der Ablageort des digitalisierten Dokumentes direkt an der Maschine bestimmt werden. Mit Hilfe der OSA-Schnittstelle wird das Dokument automatisch gekennzeichnet und auf dem Xbs-Server archiviert. Von dort aus ist es jederzeit abrufbar.
TNCS-Geschäftsführer Thomas Hahner ist überzeugt: „Platzprobleme, verlorene Arbeitszeit für die Ablage von Dokumenten, langwieriges Suchen in Aktenordnern und der Verlust von Dokumenten gehören der Vergangenheit an. Stattdessen steht dem Kunden ein hochleistungsfähiges und flexibles Informations-Management zur Verfügung. Die automatische Erfüllung der Anforderungen der GoBS und GDPdU zur Erfassung von Dokumenten sind nur ein Effekt der Lösung.“
Zunehmend stehen in Unternehmen Prozesse und der Workflow im Fokus der Verantwortlichen. Weg vom autarken Gerät mit vielen Funktionen, hin zu einem universell einsetzbaren, frei konfigurierbaren, modular aufgebauten Bestandteil eines vernetzten Dokumentenmanagement-Systems. Die offene Systemarchitektur ermöglicht den Start des Workflows direkt am Multifunktionsgerät. Statt der nachträglichen, extra auszuführenden Weiterbearbeitung der sich im System befindenden Dokumente, startet der Bediener komplexe Prozess-Abläufe innerhalb einer Netzwerkumgebung direkt an der Maschine.
Die Dokumente auf dem Xbs-Server stehen für Volltextsuche, präzise Wiedergabe und Verteilung an Kunden und Mitarbeiter zur Verfügung. Der Xbs-Client bietet ein auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittenes Dokumentenmanagement. Jeder Mitarbeiter kann Dokumente mit Hilfe des Xbs-Client direkt von seinem Arbeitsplatz aus anfordern. Die Benutzerführung des Xbs-Client bietet eine einfache und effiziente Suche und Wiederherstellung von Dokumenten. Die Menüführung und Oberfläche ist intuitiv gestaltet und lehnt sich an bekannte Archivierungssysteme an, so dass für die Einführung kaum Schulungsmaßnahmen anfallen.
TNCS präsentierte das Xbs-Document-Center erfolgreich auf der diesjährigen CeBIT. Neben anderen an die OSA-Schnittstelle angeschlossenen Lösungen, bietet das Xbs-Document-Center als einziges Produkt Customer Relationship Management, Dokumentenmanagement und Workflowmanagement aus einer Hand.
Über TNCS
Die TNCS GmbH & Co. KG konzentriert sich auf die Umsetzung von Informations-Management und ist spezialisiert auf branchenübergreifende Lösungen zur Integration von Customer Relationship Management- (CRM) und Dokumenten Management-Systemen (DMS) sowie Workflow-Lösungen. Die einheitliche Kontrolle, Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Informationen verschafft Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile durch strukturierte Informationsverarbeitung, optimierte Geschäftsprozesse und vereinfachte Entscheidungsfindung. TNCS fokussiert vier Geschäftsfelder: Vertrieb von CRM-, DMS- und Workflow-Software, Integration bereits vorhandener Systemumgebungen, strategisches Consulting sowie Entwicklung kundenspezifischer Anpassungen. Die Spezialisten für Informations-Management begleiten ihre Kunden von der Beratung und Konzeption, über Implementierung und Betrieb bis hin zum Support und der Pflege der individuellen Lösungen. Seit 1994 betreut TNCS renommierte mittelständische Unternehmen aus der Automobil-, IT- und Elektroindustrie sowie Körperschaften der öffentlichen Verwaltung und unterstützt diese bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse.
Weitere Informationen unter www.tncs.de
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