(openPR) Rechnungsbearbeitung kostet Geld, und das nicht wenig. Mit einem durchdachten Prozessmanagement können öffentliche Verwaltungen erhebliche Einsparungen erzielen, wie eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation zeigt. Abhängig von der gewählten Lösung sind bis zu 40 Prozent geringere Kosten pro Rechnung realisierbar.
Effizientes Rechnungseingangsmanagement entlastet die öffentlichen Haushalte– das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie des Stuttgarter Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation. Die Studie wurde von der Deutschen Post AG unterstützt. Die Untersuchung hat gezeigt, dass sich in Zusammenarbeit mit externen Partnern bis zu 40 Prozent der Kosten für das Kreditorenmanagement einsparen lassen. Durch den Einsatz modernster Informationstechnologie und einen hohen Automatisierungsgrad wird gleichzeitig die Qualität des Gesamtprozesses verbessert – und dies bei geringerem Zeitaufwand für die einzelne Rechnung. Zusätzlich erhöht sich die Transparenz des Bearbeitungsvorgangs.
Im Bereich des Haushalts- und Rechnungswesens ist das Rechnungseingangsmanagement von großer Bedeutung. Die meisten Verwaltungen erledigen ihr Rechnungsmanagement dezentral nach den bislang üblichen Prozessketten. Diese weisen aber, gerade auch vor dem Hintergrund der Umstellung auf doppische Haushaltsführung, oft erhebliche Schwachstellen auf. Sie sind langwierig, aufwendig, wenig transparent und fehleranfällig. Die moderne Informationstechnologie ermöglicht dabei längst eine zentrale Erfassung und Eingabe ins elektronische Buchhaltungssystem.
Für die vorliegende Studie wurden beim Bau- und Liegenschaftsbetrieb Nordrhein-Westfalen (BLB) und der Stadt Duisburg die Prozesse des Rechungseingangsmanagements im Status Quo analysiert. Anhand einer Lösung zum digitalen Kreditorenmanagement wurden Sparpotenziale in den beiden Verwaltungen identifiziert und bewertet. Dabei ergaben sich im BLB NRW Einsparmöglichkeiten von bis zu 1,94 Millionen Euro/Jahr oder 39,8 Prozent der bisherigen Prozesskosten. In Duisburg lagen diese Werte auf Grund des geringeren Gesamtaufwands pro Rechnung darunter, aber immer noch bei 252.000 Euro bzw. 26,5 Prozent der bisherigen Prozesskosten.
Die höchsten Einsparungen ließen sich bei beiden untersuchten Verwaltungen mit einer Lösung erzielen, bei der die Rechnungen zentral bei einem externen Partner eintreffen und dort gescannt werden. Ausgelesen werden dabei nur die Kopfdaten der Einzelrechnungen, nicht jedoch die einzelnen Rechnungspositionen. Anschließend erfolgt die elektronische Weiterleitung an die Verwaltung. Betrachtet man diesen Teilprozess der Rechnungserfassung isoliert, so können beim BLB NRW bis zu 87 Prozent oder 1,45 Millionen Euro eingespart werden, bei der Stadt Duisburg immer noch 23 Prozent oder 210.000 Euro der derzeitigen Kosten.
Auch unter qualitativer Hinsicht bewertet die Studie des IAO die Lösung zum digitalen Kreditorenmanagement positiv. Der hohe Automatisierungsgrad und die fehlenden Medienbrüche reduzieren die Fehlerrate ganz erheblich. Es wird kaum Zeit zur Korrektur fehlerhafter Daten benötigt. Dadurch dass die Rechnungen von Anfang an in digitaler Form vorliegen, sind auch die wichtigen Transparenzkriterien für die neue doppische Buchführung vollständig erfüllt. Die schnelle Bearbeitungszeit erlaubt außerdem die Ausnutzung von Skonto-Vorteilen. Die Studie kommt eindeutig zu dem Ergebnis, das Verwaltungen von der modernen Lösung zum digitalen Kreditorenmanagement profitieren.
Weitere Informationen finden Sie unter www.deutschepost.de/360grad
