(openPR) Im Gespräch: Stephan Kaup und Thomas Dresselhaus, Geschäftsführer der Consult-SK GmbH, über ehrliche Beratung statt Verkaufsdruck – und darüber, wann SAPs eigene Compliance-Plattform die richtige Wahl ist und wann nicht
Minden, 15. Juli 2026. Spätestens ab 2027 wird es für die ersten Unternehmen in Deutschland ernst: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, muss B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen – 2028 folgen alle übrigen. Empfangen müssen E-Rechnungen ohnehin schon seit dem 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmen. Wer als SAP-Kunde jetzt plant, landet fast zwangsläufig bei einer Frage: SAP Document and Reporting Compliance (DRC) – die hauseigene Lösung des Softwareriesen – oder eine spezialisierte Alternative?
Die Consult-SK GmbH aus Minden ist selbst zertifizierter SAP-Partner und bietet mit eigenen Lösungen wie dem Cloud Invoice Conversion Service (CICS) für den Rechnungseingang und dem Cloud Billing Conversion Service (CBCS) für den Rechnungsausgang eine Alternative für die E-Rechnungsverarbeitung an. Statt die Konkurrenz aus dem eigenen Haus schlechtzureden, setzen die Geschäftsführer Stephan Kaup und Thomas Dresselhaus lieber auf Klartext. Im Gespräch erklären sie, wo SAP DRC seine Stärken ausspielt – und wo mittelständische Unternehmen mit einer schlankeren Lösung besser fahren.
Herr Kaup, Herr Dresselhaus, fangen wir vorne an: Was genau ist SAP DRC eigentlich, und warum reden gerade jetzt alle darüber?
Stephan Kaup: SAP Document and Reporting Compliance ist die zentrale Plattform, mit der SAP elektronische Rechnungen und gesetzliche Meldungen weltweit abbildet – mittlerweile für mehr als 60 Länder, mit hunderten vordefinierten regulatorischen Szenarien, die SAP laufend nachpflegt. Das Ding hat 2024 sogar einen Stevie Award gewonnen, also nicht irgendein Nischenprodukt. Und warum jetzt alle drüber reden, ist auch klar: Die Übergangsfristen laufen aus. 2027 trifft es die ersten, 2028 alle. Da wird aus einer netten Zukunftsvision plötzlich ein hartes Datum im Kalender.
Thomas Dresselhaus: Und man muss dazu sagen: SAP hat die alte On-Premise-Welt hier ziemlich konsequent abgeräumt. Wer noch mit älteren Lösungen unterwegs war, musste auf die Cloud Edition umsteigen – die alten Wege sind faktisch ausgelaufen. Das heißt, selbst bestehende SAP-DRC-Kunden mussten zuletzt noch mal ran.
Das klingt zunächst nach einer runden Sache. Wo ist dann der Haken?
Thomas Dresselhaus: (lacht) Es gibt keinen Haken im Sinne von "schlechtes Produkt". Ganz im Gegenteil, für viele Unternehmen ist DRC genau richtig. Der Punkt ist eher: DRC ist als Plattform gebaut, nicht als schnelle Lösung für ein einzelnes Problem. Wer in fünfzehn Ländern Gesellschaften hat, unterschiedliche Meldepflichten bedienen muss und ohnehin auf S/4HANA und BTP setzt, für den ist DRC die logische, strategisch richtige Antwort. Da spielt die Lösung ihre Stärken voll aus.
Stephan Kaup: Aber die meisten unserer Kunden sind eben keine Konzerne mit fünfzehn Landesgesellschaften. Das sind Mittelständler, die primär eins wollen: pünktlich und rechtssicher XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können, in Deutschland, ohne monatelanges Projekt. Und da wird DRC für viele überdimensioniert – man kauft sozusagen einen Lkw, um eine Kiste Wasser zu transportieren. Das Projekt braucht BTP-Lizenzen, Implementierungsaufwand, oft externe Beratung, und das alles für ein Problem, das im Kern "wir müssen ein PDF in eine valide XML-Struktur bringen" heißt.
Wo genau zieht ihr die Grenze? Ab wann sagt ihr einem Kunden ehrlich: Nehmt SAP DRC?
Stephan Kaup: Wenn drei Dinge zusammenkommen, sage ich klar: Macht DRC. Erstens, wirklich internationale Präsenz mit unterschiedlichen Meldeszenarien – nicht nur Rechnungsversand, sondern auch Reporting Richtung Steuerbehörden, CTC-Verfahren und Ähnliches. Zweitens, das Unternehmen ist ohnehin auf dem Weg zu S/4HANA und will Compliance strategisch in die Systemlandschaft einbetten, auch mit Blick auf ViDA ab 2030. Drittens, es gibt intern die Kapazität für ein Plattformprojekt mit entsprechendem Budget.
Thomas Dresselhaus: Und andersrum: Wer vor allem deutsche Anforderungen mit kurzer Einführungszeit lösen will, wer nicht ohnehin schon mitten im S/4HANA-Umstieg steckt, oder wer auch ältere SAP-Releases oder sogar Non-SAP-Systeme im Rechnungseingang bedienen muss – für den bauen wir die schnellere, fokussiertere Lösung. Zwei Bausteine spielen da zusammen: Unser CICS, der Cloud Invoice Conversion Service, liest E-Mail-Postfächer automatisch aus, erkennt XRechnung, ZUGFeRD oder PDF im Eingang und übergibt die Daten direkt an die Verarbeitung im SAP. Und mit dem CBCS, dem Cloud Billing Conversion Service, decken wir die andere Richtung ab: Aus dem gewohnten SAP-PDF im Ausgang erzeugen wir automatisch eine rechtskonforme XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Kein monatelanges Rollout, sondern ein Projekt, das in Wochen läuft statt in Quartalen.
Stephan Kaup: Und noch ein Punkt, der uns wichtig ist: Wir stehen hier auch nicht still. CICS und CBCS sind heute in erster Linie auf die deutschen Formate ausgelegt, aber wir bauen die Lösungen konsequent weiter. Mittelfristig werden wir auch Rechnungsformate anderer Länder unterstützen. Der Anspruch "schlank und schnell" muss ja nicht heißen "nur Deutschland" – wir wollen, dass Kunden mit uns wachsen können, ohne gleich beim ersten Auslandsgeschäft die Plattform wechseln zu müssen.
Gibt es aus eurer Erfahrung schon typische Situationen, in denen ihr seht: Hier wäre DRC die bessere Wahl gewesen – oder umgekehrt?
Stephan Kaup: Ganz ehrlich, wir sehen in der Praxis vor allem das Muster, dass Unternehmen sich zu früh festlegen – in beide Richtungen. Manche kaufen DRC, weil "SAP" draufsteht, und merken dann, dass sie eigentlich nur den Rechnungseingang lösen wollten. Andere igeln sich in eine Insellösung ein und merken erst später, dass sie eigentlich auf eine internationale Compliance-Plattform zusteuern. Beides kostet am Ende Zeit und Geld.
Thomas Dresselhaus: Deshalb ist unser erster Rat auch nie "nehmt unser Produkt", sondern: Lasst uns fünfzehn Minuten über eure tatsächliche Ausgangslage reden – Ländervolumen, Systemlandschaft, Zeitdruck, Budget. Danach sagen wir ehrlich, was passt. Manchmal ist die Antwort DRC, manchmal unsere Lösung, manchmal eine Kombination aus beidem, etwa unsere Vorverarbeitung plus DRC als Meldekanal für die internationalen Fälle.
Zum Schluss: Was ist eure wichtigste Botschaft an Unternehmen, die jetzt mit der Entscheidung ringen?
Stephan Kaup: Keine Panik, aber auch kein Aufschieben. 2027 ist näher, als es sich anfühlt, gerade wenn man über 800.000 Euro Vorjahresumsatz liegt. Aber die Entscheidung "SAP DRC oder Alternative" ist keine Glaubensfrage, sondern eine Frage der tatsächlichen Anforderungen.
Thomas Dresselhaus: Und als SAP-Partner haben wir da überhaupt kein Interesse, DRC schlechtzureden – das wäre auch unehrlich. Wir wollen nur, dass unsere Kunden die Lösung bekommen, die zu ihrer Größe, ihrem Zeitplan und ihrem Budget passt. Manchmal ist das eben nicht die größte Plattform, sondern die am besten passende wie unser CICS/CBCS.
Hintergrund: Die wichtigsten Fristen der E-Rechnungspflicht in Deutschland
Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Unternehmensgröße.
Bis 31. Dezember 2026: Für den Versand dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen genutzt werden.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Kleinere Unternehmen dürfen die alten Formate noch bis Ende 2027 nutzen.
Ab 1. Januar 2028: Die volle Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig von der Größe. EDI-Verfahren bleiben nur zulässig, wenn sich die erforderlichen Rechnungsdaten normkonform extrahieren lassen.
Ab 2030: Mit der EU-Initiative ViDA ("VAT in the Digital Age") kommt ein grenzüberschreitendes, transaktionsbasiertes Meldesystem hinzu.
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz; verbindliche Formate sind solche nach EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD.
