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(openPR) Im Geschäftsreisemanagement führt fragmentierte Software zu höheren Ausgaben - der Mittelstand braucht integrierte Lösungen statt Einzeltools
Der Mittelstand investiert zunehmend in digitale Lösungen für das Geschäftsreisemanagement. Doch der Einsatz einzelner, prozessual nicht integrierter Tools führt häufig nicht zu Einsparungen, sondern zu zusätzlichen Kosten. Wenn Buchung, Abrechnung und Reporting über verschiedene Systeme laufen, entstehen Datenbrüche, Doppelarbeit und fehlende Steuerungsmöglichkeiten. Die Folge: Unternehmen verlieren zwischen 2 und 7 Prozent ihrer Reisekosten, die durch durchgängig gestaltete Prozesse vermeidbar wären.
Das Problem ist nicht die Digitalisierung an sich. Es ist die Art, wie sie umgesetzt wird. Viele Unternehmen nutzen eine Online-Buchungsplattform, ergänzen sie durch eine separate Abrechnungssoftware und verwalten Reiserichtlinien in einem PDF-Dokument, das selten aktualisiert wird. Die einzelnen Systeme kommunizieren nicht miteinander. Preisentwicklungen werden nicht ausgewertet, Richtlinienverstöße bleiben unerkannt, und Rahmenverträge können nicht systematisch genutzt werden. Der Mitarbeitende bucht über das eine System, reicht die Belege über das andere ein und erhält die Erstattung über ein drittes. Jeder Systemwechsel erzeugt Reibung, Fehlerquellen und Zeitverlust.
Ein typisches Szenario: Die Vertriebsabteilung nutzt ein Buchungsportal, das günstige Flüge anzeigt, aber keine Hotelraten des Unternehmens berücksichtigt. Die Buchhaltung arbeitet mit einer Reisekostensoftware, die Belege erfasst, aber keine Verbindung zur Buchungsplattform hat. Das Controlling erstellt quartalsweise einen Report aus Excel-Exporten, der bereits veraltet ist, wenn er vorliegt. In keinem dieser Systeme ist erkennbar, ob die Reiserichtlinie eingehalten wurde, ob günstigere Alternativen verfügbar gewesen wären oder welche Einsparungen durch Frühbuchung oder Tarifwechsel möglich gewesen wären.
Hinzu kommt ein organisatorisches Problem. Ohne einen zentralen Ansprechpartner, der Technologie und Prozesse zusammenführt, bleibt die Tool-Landschaft fragmentiert. Die Verantwortung verteilt sich auf Einkauf, IT und Assistenz. Das Ergebnis ist ein Nebeneinander von Systemen ohne übergreifende Strategie. Jede Abteilung optimiert für sich, doch das Gesamtergebnis bleibt suboptimal. Der Einkauf verhandelt Hotelraten, die niemand im Buchungssystem hinterlegt. Die IT beschafft eine Software, die nicht an die Buchhaltung angebunden wird. Die Assistenz bucht telefonisch, weil das Online-Tool zu umständlich ist.
Die Kosten dieser Fragmentierung sind schwer zu beziffern, aber real. Sie bestehen aus direkten Mehrkosten durch nicht genutzte Tarife, aus Prozesskosten durch manuelle Datenpflege zwischen Systemen und aus Opportunitätskosten durch fehlende Transparenz. In der Summe tragen sie erheblich zu den 2 bis 7 Prozent vermeidbarer Reisekosten bei, die mittelständische Unternehmen jährlich verlieren.
Intertours verfolgt einen integrierten Ansatz, bei dem Buchung, Beratung und Auswertung in einem System zusammenlaufen. Unternehmen erhalten nicht nur eine Plattform, sondern auch die fachliche Begleitung, um Prozesse aufzusetzen und kontinuierlich zu optimieren. Verhandelte Raten sind direkt im Buchungssystem hinterlegt. Die Reiserichtlinie ist digital abgebildet und wird bei jeder Buchung automatisch geprüft. Reports entstehen in Echtzeit aus denselben Daten, die auch für die Buchung verwendet werden. So entfallen Medienbrüche, Doppelerfassungen und nachträgliche Korrekturen.
Die Erfahrung zeigt: Erst die Verbindung aus Technologie und Service macht die Einsparung von 2 bis 7 Prozent der Reisekosten möglich. Ein Tool kann Daten sammeln und Buchungen abwickeln. Doch es braucht Menschen, die diese Daten interpretieren, Verhandlungen führen und Prozesse an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Gerade im Mittelstand, wo die Ressourcen für ein eigenes Travel Management selten vorhanden sind, ist diese Kombination der entscheidende Faktor.
Mehr Software bedeutet nicht automatisch mehr Effizienz. Entscheidend ist, ob die eingesetzten Systeme ineinandergreifen und auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet sind. Unternehmen, die ihre Tool-Landschaft im Geschäftsreisemanagement konsolidieren, schaffen die Basis für nachhaltige Kostensenkung.
