(openPR) Auch Niedersachsen vertraut jetzt auf Fachwissen der Stuttgarter
(Stuttgart) Niedersächsischen Kommunen und Landkreisen steht jetzt ein einheitlicher und EDV-basierter Aktenplan zur Verfügung, der vollständig in ein Dokumenten-Management-System integriert werden kann und als Basis dafür dient. Der neue Aktenplan wurde unter maßgeblicher Mitwirkung der Hans Held GmbH erstellt, deren Experten ihr Fachwissen bereits bei der Entwicklung von Aktenplänen in zehn Bundesländern erfolgreich eingesetzt haben, darunter Bayern und Baden-Württemberg.
„Ein moderner Aktenplan ohne EDV-gerechte Ausgabe ist heute nicht mehr vorstellbar“, dachten sich die Vertreter der Kommunalen Spitzenverbände in Niedersachsen – Städtetag, Städte- und Gemeindebund sowie Landkreistag. In enger Zusammenarbeit mit der Hans Held GmbH wurde daher eine eigenständige Aktenplan-Softwarelösung auf CD-ROM entwickelt, die für den Betrieb in einem Netzwerk geeignet und nun erhältlich ist. Die Aufgaben werden in dem neuen Aktenplan unabhängig von organisatorischen Strukturen der Verwaltung dargestellt. Damit ist er für Kommunen sowie Landkreise aller Größen und Strukturen geeignet.
Die Vorteile eines elektronischen Aktenplans sind vielfältig: Mitarbeiter/innen niedersächsischer Kommunen und Landkreise können ihre Akten künftig einfach und zentralisiert pflegen sowie Zuständigkeiten und Aufbewahrungsfristen einrichten. Richtige Ablageorte von Papier-Akten und Speicherorte der elektronischen Daten lassen sich per Mausklick sofort auffinden. Die hierarchische Darstellung erlaubt dabei eine einfache Navigation frei durch die Ablagestruktur. Auch unbekannte Aktenzeichen sind auf diese Weise komfortabel in einem Bruchteil der bisherigen Zeit auffindbar. Dafür sorgen einzigartige Suchfunktionen, darunter eine indizierte Volltext-Suchmaschine, die Möglichkeit phonetischer Suche – auch bei Genitiv oder Pluralnennung wird das richtige Substantiv gefunden – sowie eine Synonymsuche: Bei „Rathaus“ als Stichworteingabe wird dabei auch „Verwaltungsgebäude“ geliefert. Der Aktenplan kann ferner einfach an die individuellen Anforderungen angepasst werden, Änderungen stehen sofort allen angeschlossenen Anwendern zur Verfügung.
Die Aktenplan-CD beinhaltet Grundfunktionen von REGISAFE IQ, des bundesweit führenden EDV-Schriftgutverwaltungssystems, das bereits 2.000 Verwaltungen in Deutschland erfolgreich einsetzen. Dadurch sind Funktionalitäten wie hierarchische Organisation, Volltext- und phonetische Suche bereits automatisch im Aktenplan enthalten. Wer an den Vorteilen des Arbeitens mit dem EDV-basierten Aktenplan Geschmack gefunden hat, kann dadurch leicht auf eine vollständige DMS-Installation upgraden. Denn die Voraussetzung für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist ein aktueller, auf die individuellen Bedürfnisse der Verwaltung angepasster Aktenplan.
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