(openPR) (Stuttgart) Ob die Einladung zum Neujahrsempfang, der Blutspendeaufruf oder die Hochwasser-Alarmliste: Oft müssen Kommunen und Behörden vorliegende Adressbestände für die Erstellung von Serienbriefen neu zusammenstellen. Die neue Version 2.1 des Informations- und Schriftgutmanagementsystems REGISAFE IQ bietet für die Adress- und Verteilerverwaltung jetzt zahlreiche neue Funktionen. Auch in anderen Bereichen wurde das System verfeinert, um den Anforderungen der Praxis noch gerechter werden. Die Hans Held GmbH präsentiert die neue Version von REGISAFE IQ auf der KOMCOM Nord, die vom 21. bis 23. Februar 2006 in Hannover stattfindet (Halle 1, Stand-Nr. B6)
Bereits seit Version 1.5 lassen sich in REGISAFE IQ Adressverteiler für die Erstellung von Serienbriefen anlegen – geeignet insbesondere für anlassbezogene Serienbriefe, für die ein Teilnehmerkreis aus unterschiedlichen Kategorien gebildet wird. Mit REGISAFE 2.1 lassen sich hier zudem beliebig viele Zusatzfelder angeben, welche bei der Erstellung des Serienbriefes übernommen werden. In der neuen Version stehen außerdem drei Adressarten zur Auswahl: Neben der Person auch die Verwaltungsadresse und der Partner. „Diese Funktionalität haben wir auf vielfachen Wunsch unserer Kunden integriert“, sagt Marcus Hüttmann, Geschäftsführer der Hans Held GmbH. Noch einmal verbessert wurde im neuen Release auch die Arbeit mit elektronischen Bildarchiven, was etwa die Erstellung von Miniaturansichten angeht, das Markieren und Bearbeiten von Bildern in der Miniaturansicht u.v.m.
Bei der Weiterentwicklung ihrer Produkte orientiert sich die Hans Held GmbH sehr eng an den Bedürfnissen der Praxis. So wurde in der Version 2.1 dem Wunsch vieler Archivare entsprochen und eine vollständig integrierte Lösung für die Bestandsverzeichnung und Verwaltung des historischen Archivs in der REGISAFE-Oberfläche entwickelt. Über dieses neue Modul können alle Bestände der Verzeichnungseinheiten wie Bauakten, Allgemeine Archivakten, Bücher, Fotoarchiv, Postkartenbestände, Karten/Pläne, Plakate, Sammlungen und Zeitungen registriert und verzeichnet werden.
Marcus Hüttmann: „Mit der Lösung können Mitarbeiter in Gemeinde-, Stadt- und Kreisarchiven ihre Objekte individuell nach verschiedenen Gegebenheiten sortieren, etwa nach Aktenzeichen, Findbuchnummer oder Signaturnummer.“ Vor allem realisiert die Hans Held GmbH damit ein durchgängiges Konzept zur Abbildung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten von der Erstellung bis hin zum historischen Archiv. Die Anwender arbeiten mit einem einheitlichen System, sowohl für die Schriftgut- und Registraturverwaltung als auch für die Verzeichnung im historischen Archiv.
Immer wiederkehrende Elemente – Reden des Bürgermeisters etwa oder Finanzstatistiken – können in REGISAFE 2.1 besser gefunden werden dank der neuen Möglichkeit, individuelle Suchanfragen abzuspeichern und die Ergebnisse sofort anzuzeigen. Schließlich bietet die aktuelle Version erweiterte Druckfunktionen, neue Lösungen für individuelle Teilakten und Vorgangsmasken sowie Sonderlösungen wie das Modul „Literaturverwaltung“, ein Presse- und Zeitungsarchiv oder eine Funktion zur Verwaltung mehrerer Verwaltungseinheiten unter einer REGISAFE-Installation.
Über die Hans Held GmbH
Die Hans Held GmbH gilt bundesweit als eines der führenden System- und Beratungshäuser im Gesamtbereich Büroorganisation. Eine anerkannte Pionierleistung des Unternehmens war die Synchronisation von papierbasierter mit EDV-gestützter Verwaltung. Davon profitieren insbesondere öffentliche Verwaltungen: Sie können nahtlos elektronische Lösungen einführen und ihre Geschäftsprozesse optimieren. Zum Anwendungsstandard entwickelte sich das integrierte Informations- und Schriftgutmanagementsystem REGISAFE IQ. Gegründet wurde die Hans Held GmbH 1952. Stammsitz ist Stuttgart, Niederlassungen in Ulm, Dresden, München und Lübeck. Im gesamten Bundesgebiet sind Vertriebspartner vertreten.
