(openPR) 1.0 Einleitung
Neues Kommunales Finanzmanagement (NKF) ist der Oberbegriff für das doppische kommunale Haushalts- und Rechnungswesen. Das Ziel des NKF ist es, auf der Basis der kaufmännischen Buchführung ein Haushaltsrecht zu entwickeln, das folgende Vorteile gegen-über der Kameralistik besitzt:
• Die Darstellung des Gesamtressourcenaufkommens und –verbrauchs
• Die Darstellung des Vermögens der Kommunen
• Die Hervorhebung der Ziele und Ergebnisse des Verwaltungshandelns
• Die Unterstützung einer flexiblen Mittelbewirtschaftung
• Die Aufhebung der Fragmentierung des Rechnungswesens im Konzern Kommune
Die doppelte Buchführung wurde gewählt, weil sie das Erreichen der oben genannten Ziele unterstützt. Sie ermöglicht die Erfassung des Vermögens in einer Bilanz ebenso wie die Abbildung des Ressourcenverbrauchs in Form von Aufwendungen und Erträgen in einem geschlossenen System.
Weiter ist bei der Doppik der Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware wie z.B. „publicselect“ möglich. Auf diese Weise wird die Integration von weiteren betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrumenten, wie zum Beispiel Controlling in das kommunale Haushalts- und Rechnungswesen vereinfacht.
Allerdings ist aufgrund der erheblichen Veränderungen innerhalb der Kommunalen Ver-waltung bei der Umstellung von der Kameralistik zu Doppik das Einführungsprojektma-nagement ein ganz wesentlicher Erfolgsfaktor.
Angestrebt wird eine verkürzte Projekteinführungsdauer mit den notwendigen Doppik-Software Customizing und Prototyping, damit der angestrebte Nutzeneffekt rasch erreicht wird. Die derzeitig stattfindenden Diskussionen über die richtige Doppik-Einführungsstrategie zeigen allerdings, dass die ideale Vorgehensweise zur Doppik-Einführung in den Kommunen noch nicht gefunden wurde, um die obigen Zielsetzungen umfassend zu erfüllen. An dieser Stelle setzt das im Folgenden erläuterte Projekt- und prozessorientierte SYCAT-Vorgehensmodell ein. Im Einzelnen bietet dieses SYCAT-Doppik-Werkzeug die nachfolgend beschriebenen Funktionalitäten:
• Prozessorientierte Doppik-Softwareeinführung, kombiniert aus phasenorientiertem Projektplan und standardsoftware-konformen Doppikprozessen
• Softwaregestütztes Projektmanagement
• Vorgabe einer Doppikreferenzdokumentation für die Standardsoftware „public-select“
• Analyse, Modellierung der Doppik-relevanten Kommunalprozesse
• Verknüpfung von Prozessfunktionen mit Projektaktivitäten
• Transaktionsbezogener Maßnahmenplan
• Einführungs-Controlling-Matrix (ECM)
• Automatische kommunalspezifische Doppik-Anwenderhandbuchgenerierung
• Verwaltung und Verteilung der Dokumente im Internet.
2.0 SYCAT-Doppik-Projektorganisation innerhalb der Kommunalprozesse
Ziel des im Folgenden vorgestellten Vorgehensmodells ist es, unternehmensprozessbezogen die Doppik-Standardsoftware „publicselect“ transaktionsbezogen einzuführen. Dies kann in folgenden 8 Schritten erfolgen.
Schritt 1 Übergreifender Integrations-Workshop
Das Ziel dieses Workshops ist das Kennenlernen der publicselect-Strukturen und der Doppik-Integrationsphilosophie. Die mit der Implementierung beauftragten Mitarbeiter lernen in kurzer Zeit ein hohes Maß an publicselect-Funktionalitäten kennen. Die am Workshop Beteiligten wissen vor Projektbeginn, was publicselect anders macht als bisher üblich und können daraus Schlüsse für die Projektarbeit ziehen.
Schritt 2 Doppikprozesse erarbeiten
Sind die Soll-Doppikprozesse über die Deltaanalyse anhand der vorgegebenen SYCAT-Dokumentation dokumentiert, können für die weiteren Projektphasen folgende Informati-onen zur Verfügung gestellt werden:
• Prozesse mit den Prozessverantwortlichen
• Sämtliche Systemfunktionen/Transaktionen, die im weiteren Projekt eingeführt bzw. bearbeitet werden müssen
• Zuordnung der Projektmitarbeiter zu den einzelnen Transaktionen
Grundlegendes Hilfsmittel für diese publicselect-Einführung ist das bereits Anfang der 90er Jahre entwickelte Prozessmanagement-Tool SYCAT-der Dr. Binner Consulting & Software. Mit dem SYCAT-Doppik Designer werden in der SYCAT-spezifischen Prozess-darstellung die Doppikprozesse zusammen mit den Prozessbeteiligten publicselect-konform analysiert, modelliert, optimiert und dokumentiert.
Der grafische Aufbau dieses Prozessmodells setzt sich wie folgt zusammen:
• Bei der SYCAT-Prozessdarstellung werden die Funktionsbereiche bzw. die Prozessbeteiligten in Form von Zeitgrafen abgebildet, hierbei kann nach Entschei-dungs- und Ausführungsfunktionen unterschieden werden.
• Die Prozessfunktionen (Soll) bzw. Tätigkeiten (Ist) der Prozessbeteiligten werden gemeinsam mit den publicselect- Funktionalitäten rollenbasiert in Kästchenform innerhalb der Zeitgrafen (Rollen) dargestellt, die Detaillierung der Arbeitsschritte in der Datenbank ist frei wählbar.
• Der betrachtete Doppikprozess mit den dazugehörenden Applikationen ergibt sich zwangsläufig durch die zeitliche und sachlichlogische Ablaufreihenfolge der eingetragenen Prozessfunktionen oder Tätigkeiten.
• Über Linien werden in der zeitlichen Reihenfolge der Aufgabenerledigung die Funktionen (Kästchen) und Informationen (in diesem Fall schematisch als Tabel-lenblatt) miteinander verknüpft, damit die Vor- und Nachfolgerbeziehungen eindeutig bestimmt und die gegenseitigen Wechselbeziehungen der Prozessparameter grafisch sichtbar.
• Eine beliebige Detaillierung in Haupt-, Neben- und Unterprozesse mit der Verbindung über Prozesskonnektoren ist möglich.
• Mithilfe der aufgezählten Prozessparameter werden die Doppikprozesse in ihren organisatorischen, funktionalen, personellen, technischen, informationellen und wertmäßigen Zuordnungen, insbesondere aber auch in der zeitlichen Abhängigkeit der Prozessaktivitäten (Funktionen, Aufgaben, Tätigkeiten) abgebildet
Schritt 3 Qualifizierung der Projektmitarbeiter
Aufgrund der aus den Prozessen ermittelten Systemfunktionen/Transaktionen wird ein Ausbildungsplan für die Qualifizierung erarbeitet. Anschließend erfolgt die Qualifizierung der Projektmitarbeiter. Die Qualifizierung wird in Schulungszentren von der ID-Bremen durchgeführt oder erfolgt intern von kompetenten Beratern.
Schritt 4 In publicselect-Funktionen einarbeiten – Customizing – Testen – Optimieren
Entlang der Prozesse und den Transaktionen erfolgt der Aufbau eines Testsystems. Dabei arbeiten sich die Projektmitarbeiter in die Systemumgebung, in die Systemfunktionen und in das Customizing ein. Parallel erfolgt die in Phase 5 beschriebene Projektdokumentation.
Schritt 5 Projektdokumentation
Die Projektdokumentation baut wiederum auf den Prozessen mit den Systemfunktionen auf. Für jede Systemfunktion wird eine separate Dokumentation erstellt, d.h. es wird transaktionsbezogen dokumentiert.
Die Dokumentation orientiert sich jetzt schon an den zukünftigen Schulungsunterlagen, d.h. die Dokumentation wird so aufgebaut, dass später daraus einfach die Schulungsunterlagen generiert werden können.
Die einzelne Dokumentation enthält folgende Informationen:
• Erläuterung der Transaktion für die Anwenderschulung
• Hardcopy der einzelnen Bildschirmbilder
• Pro Bildschirmbild eine Felderläuterungstabelle. Hier werden die einzelnen Felder firmenspezifisch beschrieben, sowohl die Bedeutung als auch die notwendigen oder erlaubten Eingaben
• Feldorientierte Migrationsregeln für die Datenübernahme aus Alt- und Fremdsystemen
• Detailsymbole des Bildschirms, die für die Nutzung notwendig sind
• sonstige Darstellungen für das zusammenhängende Verständnis
Aufgrund der Gliederung „Prozesse (Prozessverantwortlicher) – Systemfunktionen (Pro-jektmitarbeiter)– Projektdokumentation“ kann das Projekt effizient überwacht werden:
• Anhand der Prozesse erkennt man, welche Transaktionen von wem bearbeitet werden müssen
• Anhand der Systemfunktionen erkennt man, welche Transaktionen dokumentiert werden müssen
• Anhand der Transaktionen wissen wir, welche Felder wie migriert werden müssen
• Anhand der Dokumentationen können die Qualifikation und die Kenntnisse der Projektmitarbeiter beurteilt werden
• Anhand des Dokumentationsfortschrittes ist der Stand der Schulungsunterlagen abzuleiten
Migrationsregeln: anhand der Prozesse und der Projektdokumentationen wird, ebenfalls mit Hilfe einer Tabelle, die Datenmigration gezielt vorbereitet. Die Migrationsfunktionen und deren Abhängigkeiten können gezielt prozessorientiert ermittelt werden. Bei komplexen Migrationszusammenhängen bietet es sich an, wichtige Migrationszusammenhänge in die Prozesse aufzunehmen.
Aus den Projektdokumentationen können die einzelnen Migrationsregeln entnommen werden.
Schritt 6 Schulungsorganisation – Schulungsunterlagen/ Anwenderhandbuch
Die notwendigen Informationen für die Schulungsorganisation werden nach den in Phase 2 erarbeiteten Prozessen mit den Systemfunktionen entnommen. Dort leitet sich ab, welche Funktion wie in welcher Abhängigkeit geschult werden muss. Hierbei lassen sich auch bestimmte Funktionen prozessorientiert zu Schulungsblöcken zusammenfassen.
Die Schulungsunterlagen oder Anwenderhandbücher können mit dem vorgegebenen Auf-bau der Projektdokumentation mit geringem Zeitaufwand und hoher Qualität softwareunterstützt abgeleitet und erstellt werden. Hier wird aus DV-technischer Sicht die detaillierte Erläuterung der DV-Handhabung innerhalb der betrachteten Prozessfunktion auf Masken- und Datenebene vorgenommen.
Schritt 7 Ausbildung und Schulung der Anwender
Geschult und ausgebildet wird mit prozessorientierten Schulungsunterlagen/Doppik-Anwenderhandbüchern. Da diese Schulungsunterlagen auf der Projektdokumentation aufbauen, ist eine hohe Schulungsqualität möglich.
Schritt 8 Integrationstest
Auch für die Vorbereitung des Integrationstestes werden die Prozesse mit den System-funktionen zu Hilfe genommen. Dadurch lässt sich einfach und schnell beschreiben und überwachen, in welcher Reihenfolge die Systemfunktionen voneinander abhängig sind und wie sie abgearbeitet werden.
3.0 Publicselect-konforme Soll-Geschäftsprozessdarstellung mit SYCAT
Im Doppik-Einführungsprojekt erfolgt die Verknüpfung zwischen dem mit SYCAT abge-bildeten kommunalspezifischen Doppikprozess und der publicselect-Transaktion inner-halb dieses Doppikprozesses durch eine im Rechner hinterlegte Einführungsmatrix. Die publicselect-Transaktion, das heisst also die Systemfunktionalitäten sind als eigene publicselect-Symbole im SYCAT-Prozess abgebildet. Der Detaillierungsgrad innerhalb der SYCAT-Doppikprozessdarstellung ist die einzelne publicselect-Transaktion. Überwachungsmerkmale werden hier als überwachungsbedürftige ASAP-phasenorientierte Projektaktivitäten verstanden, die für alle publicselect-Transaktionen innerhalb der publicselect-konform abgebildeten Geschäftsprozesse gleichermaßen durchzuführen sind. Hierbei handelt es sich z.B. um:
01 Qualifizierung Projektmitarbeiter 06 Migrationsregeln beschrieben
02 Funktionen im Testsystem 07 Schulungsunterlagen erstellt
03 Testbeispiele vorhanden 08 Schnittstellen programmiert
04 Systemfunktionen abgeschlossen 09 Schulung der Anwender terminiert
05 Dokumentation erstellt 10 Integrationstest bestanden
Die zeitlich völlig getrennt betrachteten Überwachungsmerkmale im Doppik-orientierten Projektstrukturplan werden jetzt auf die einzelnen publicselect-Transaktionen im zugrun-de liegenden Doppikprozess fokussiert.
4.0 Publicselect–transaktionsbezogene Einführungsaktivitäten
Die transaktionsorientierten Einführungsaktivitäten werden für jeden Doppikprozess ge-steuert, überwacht und dokumentiert. Dieses erfolgt, wie Abbildung 4 zeigt, in Matrix-form. Innerhalb der betrachteten Prozesskette ist dabei die Prozessfunktionsnummer, die Funktionsbezeichnung, der Funktionsbereich sowie die beteiligten Mitarbeiter, die diese publicselect-Einführung vornehmen, genannt. Über die Fortschrittmessung kann zu jeder publicselect-Transaktion der relative Einführungsstand festgestellt werden. Selbstverständlich lassen sich hierbei unterschiedliche Datenbankausdrucke generieren, beispielsweise die Fortschrittmessung über den Gesamtprozess oder über alle von der publicselect-Einführung betroffenen Doppikprozesse. Bei den in dieser Matrix genannten Überwachungsmerkmalen ist durch Angabe der jeweiligen Projektaktivität der Bezug zum Doppik-orientierten Projektstrukturplan hergestellt.
5.0 Abarbeitung transaktions- und teamübergreifender Aktivitäten
Für eine erfolgreiche Projektdurchführung bei der publicselect-Einführung ist es nötig, dass auch die notwendigen publicselect-transaktionsübergreifenden, ebenso wie die einführungsteamübergreifenden Aktivitäten geplant, gesteuert, überwacht und dokumentiert werden. Dies wird mit dem SYCAT-Doppik Designer durch mitarbeiterbezogene Maßnahmenpläne abgedeckt. Dabei werden Problemstellungen pro Projektaktivität hinterlegt und dazu mögliche Lösungsmöglichkeiten entwickelt und dokumentiert. Als Lösungsmöglichkeiten ergeben sich hierbei der Einsatz von Telefon, handschriftlichen Formularen, email oder publicselect-Workflow. Aufgabe für den ebenfalls genannten Beseitiger dieser Problemstellung mit Terminvorgabe ist es nun, die optimale Lösung auszusuchen und im System zu dokumentieren. Falls hierbei eine termingerechte Abarbeitung nicht erfolgt, wird dieses systemtechnisch angezeigt, so dass sofort die aufgetretene Verzögerung sichtbar wird.
6.0 Zusammenfassung
Der entscheidende Vorteil der hier vorgestellten Doppik-Einführungsmethodik ist die zu-sätzliche integrierte prozess- und transaktionsorientierte Doppik-Standardsoftware-Einführungssicht neben der traditionellen phasenorientierten Doppik-Einführung. Aus diesem Grund wird das neue Doppik-Einführungsprojektmanagement, d. h.
• die Projektplanung
• Projektsteuerung
• Projektausführung
• Projektcontrolling
• Projektdokumentation
nicht nur mehr Phasen, sondern auch prozess- und transaktionsorientiert durchgeführt.
Grundlage dieses Vorgehensmodells zur publicselect-Einführung ist eine mit dem SYCAT-Doppik Designer erstellte publicselect best practice-Referenzdokumentation in Form eines optimal strukturierten, übersichtlichen, gemeinsamen Prozessbildes, das den publicselect-konformen Sollprozess darstellt. Gemeinsam vor allem deswegen, weil aufgrund der Prozesstransparenz alle Prozessbeteiligten ihr Know-how gezielt einbringen können. Innerhalb dieser Prozessbilder sind die publicselect-Transaktionen gekennzeichnet, die mithilfe der SYCAT-Überwachungsmatrix (s. P. 4.0) aktiviert werden.
• Innerhalb der Datenbank bestehen vielfältige Möglichkeiten zur Detaillierung der Prozesse, z.B. zum Bild der Informationsvernetzung (Formulare, Bildschirmmas-ken, Dokumente, Daten, Übertragungsarten, usw.) und zwar einschließlich Erstellung, Verwaltung, Weiterleitung, Lenkung, Ablage und Vernichtung. Dabei ermöglicht die relationale Datenbank anforderungsgerecht Datenausgaben in allen benötigten Kombinationen.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil dieses Vorgehensmodells ist, dass die zugrunde liegende SYCAT-Prozessdarstellung des unternehmensspezifischen Geschäftsprozessmodells für viele weitere Anwendungen mit benutzt werden kann, beispielsweise für die normkonforme Qualitätsmanagement-Systemeinführung nach der DIN EN ISO 9001, für die Umweltmanagement-Systemeinführung nach der DIN EN ISO 14000 ff oder für die Prozesskostenrechnung. Immer sind es die mit SYCAT-analysierten und modellierten Prozesse, aus denen die jeweilige Managementsystem-Dokumentation automatisch abgeleitet wird. Für die Unterstützung der einzelnen Aufgabenstellung liegen weitere SYCAT-Module vor. Auf diese Weise baut sich ein prozessorientierter Wissensspeicher auf, der die Quali-fizierung der beteiligten Mitarbeiter wesentlich unterstützt und dabei gleichzeitig eine große Hilfe bei der Erledigung ihrer Aufgaben ist.
Literaturverzeichnis
(1) Binner, H.F.: Handbuch der prozessorientierten Arbeitsorganisation. REFA-Fachbuchreihe „Unternehmensentwicklung“. 2. Auflage. Carl Hanser Verlag München Wien 2005. Copyright REFA Bundesverband e. V. Darmstadt. 1035 Seiten (broschiert, Preis: 49,90 Euro). ISBN 3-446-40395-7.
(2) Binner, Hartmut F.: Prozessorientierte TQM-Umsetzung. Reihe: Organisationsmana-gement und Fertigungsautomatisierung. Carl Hanser Verlag, München 2000. 364 Sei-ten. ISBN 3-446-21263-9
(3) Binner, Hartmut F.: Managementleitfaden „Auf dem Weg zur Spitzenleistung“, 1. Auf-lage, Carl Hanser-Verlag, München Wien, Nov. 2005, 267 Seiten (broschiert, Preis: 42,90 Euro). ISBN 3-446-40481-3
Informationen: Internet: www.sycat.de eMail:
Telefon: 0511 / 848648-200Besuchen Sie uns:
e-nrw / NKF DOPPIK / STAND R9
Digitale Zukunft Behördenspiegel
07.-08.11.2006
Düsseldorf / Rheinterrasse
![Systematisches Compliance- und Risikomanagement durch integrierte Kontrollsysteme [IKS]](https://www.openpr.de/assets/media/kategorie/kategorie-1.webp)
