(openPR) Auch in Kliniken und Rehaeinrichtungen ist ein strukturiertes Projektmanagement von großer Bedeutung. Projekte stellen wirksame Instrumente zur Weiterentwicklung von Organisationen dar und ermöglichen die zeitnahe Reaktion auf Veränderungen, Entwicklungen und Herausforderungen der Klinik bzw. der Einrichtung. Zudem fordern Reformen oft die Anpassung bestimmter Abläufe oder Infrastrukturen.
Die Qualitäts- und Managementsoftware BITqms unterstützt Organisationen bei der Projektplanung und -durchführung. Übersichtliche Listenansichten vermitteln auf einen Blick, welche Projekte im Klinikum anstehen und wie weit deren Bearbeitung fortgeschritten ist. Die zuständigen Bearbeiter finden alle relevanten Informationen direkt an den Projekten und dokumentieren hier auch den Projektfortschritt.
1.1 Formulare als Grundlage für das Projektmanagement im Gesundheitswesen
Prinzipiell sind verschiedene Wege denkbar, wie ein Projekt eingeleitet werden kann - durch ein spezielles Beantragungsformular oder aus anderen Prozessen wie beispielsweise Beschwerden heraus. Dabei ist es wichtig, dass initial geprüft wird, ob es sich bei dem Vorhaben tatsächlich um ein Projekt handelt. Diese Prüfung kann in BITqms mittels frei definierbarer Formulare erfolgen.
1.2 Weitere Ursprungsmöglichkeiten von Projekten
Oftmals entstehen Projekte im Klinikalltag im Zusammenhang unterschiedlichster Vorgänge. So ist es keine Seltenheit, dass Projektideen durch den Eingang von Beschwerden oder internen Vorschlägen und Ideen entstehen. Selbstverständlich lässt sich auch dieser Fall problemlos mit BITqms umsetzen. Die Projektinitiierung kann unkompliziert in Umlaufbelege anderer Vorgänge integriert werden.
1.3 Koordinierte Bearbeitung von Projekten durch individuelle Workflows
Sobald ein Projekt initiiert wurde, egal auf welchem Wege, wird eine Maßnahme im zuvor definierten Bereich angelegt. Die Bearbeitung des Projektes erfolgt nun durch einen Workflow. Dieser kann von Organisation zu Organisation unterschiedlich aussehen. Aus diesem Grund bietet BITqms sehr individuelle Anpassungsmöglichkeiten: Die Arbeitsschritte sowie deren Bearbeiter können individuell definiert werden und sind damit auf jede Organisation und jedes Projekt anwendbar. Durch den Einsatz von Umlaufbelegen werden dann die Ergebnisse der einzelnen Teilaufgaben dokumentiert und sind dadurch für nachfolgende Bearbeiter nachvollziehbar.
In diesem beispielhaften Workflow wird im ersten Workflowschritt wird ein entsprechender Projektleiter bestimmt und durch den Verantwortlichen im Workflow hinterlegt. Dieser erstellt im nächsten Schritt den Projektplan, bestimmt die Bearbeiter der nächsten Arbeitsschritte (Projektumsetzung) und hinterlegt diese im Workflow. Die Projektumsetzung kann je nach Komplexität des Projektes aus beliebig vielen Arbeitsschritten bestehen. Für die einzelnen Teilaufgaben werden einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen hinterlegt, die die Arbeitsschritte in einer festgelegten Reihenfolge bearbeiten. Die Bewertung und Informationsdokumentation der Arbeitsschritte erfolgt durch den Umlaufbeleg "Arbeitspaketbericht". Nach der Projektumsetzung erfolgt der Projektendbericht durch den Projektleiter. Der Projektendbericht gibt vor allem auch Handlungsempfehlungen für die Zukunft: Sind noch offene Aufgaben vorhanden? Gibt es Erfahrungswerte, die für zukünftige Projekte berücksichtig werden sollen? Abschließend erfolgt die Projektabnahme durch den Verantwortliche, in diesem Fall den Geschäftsführer des Klinikums.
1.4 Informationen nachvollziehbarer dokumentieren
Die Dokumentation von Informationen erfolgt im Projektmanagement in erster Linie durch die Datenerfassung in Umlaufbelegen. Durch Verknüpfungen werden relevante Maßnahmen, Rückmeldungen etc. direkt am Projekt angezeigt. Sind entsprechende Dokumente für die Bearbeitung des Projektes notwendig können diese als mitgeltende Unterlagen hinterlegt werden. Außerdem besteht jederzeit die Option Notizen mit Anhängen (Dokumente, Bilder etc.) anzulegen. BITqms ermöglicht damit die zentrale Sammlung von relevanten Informationen und Unterlagen direkt am Projekt.
1.5 Passgenaue Auswertung durch vordefinierte Ansichten
Mit individuellen Ansichten kann sich der Nutzer einen Überblick über alle Projekte in der Organisation machen. Die beispielhafte Listenansicht zeigt einen Überblick über alle offenen und abgeschlossenen Projekte im Klinikum. Der Nutzer sieht auf den ersten Blick um welches Projekt es sich handelt, in welchen Bearbeitungsstatus es sich gerade befindet und wer der aktuelle Bearbeiter ist. Besonders interessant sind auch der Soll-Ist-Vergleich der die Differenz von geplanter und tatsächlicher Bearbeitungszeit darstellt und die integrierten Statistiken. Diese können ebenfalls frei definiert und auf bestimmte Spalten angewendet werden. Dadurch werden Kerninformationen grafisch aufbereitet und sind somit im Handumdrehen für alle Berechtigten erfassbar.
1.6 Weitere Auswertungsmöglichkeiten mit den BITqms Berichten
BITqms bietet eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten wie z.B. der Soll-Ist-Vergleich oder Auswertungen über den Bearbeitungszeitraum, die direkt am Projekt oder im Bereich Berichte zur Verfügung stehen. Im Bereich "Berichte" befinden sich folgende Berichte: Maßnahmen in Arbeit, Umlaufbeleg-Auswertungen, Aufwandsübersicht, Zeitbuchungen, Bearbeitungszeiten etc. Sollte die Auswahl nicht reichen, können auch individuelle Berichte angelegt werden. Besonders nützlich ist die Arbeit mit vordefinierten Suchen. Mit dieser Option werden die Filteroptionen für einen entsprechenden Bericht einmalig festgelegt und müssen in Zukunft nicht mehr ausgewählt werden.
Weitere Informationen zu den Einsatzmöglichkeiten im Gesundheitswesen unter: https://bitworks.net/bitqms/anwendungsfaelle-bitqms/Gesundheitswesen?h=prop
